График отпусков новые сотрудники

Содержание

Отпуск для нового сотрудника: разъясняем спорные моменты — Audit-it.ru

График отпусков новые сотрудники
Журнал «Кадровое дело», № 8 август 2009
Подписка на журнал «Кадровое дело»

Ежегодные оплачиваемые отпуска (основные и дополнительные) согласно статье 123 Трудового кодекса предоставляются в соответствии с графиком отпусков, который должен быть в каждой организации в обязательном порядке [1].

Этот документ всегда должен находиться у кадровика под рукой. Поскольку кадровый специалист обязан не только своевременно оформить отпуск по графику[2], но и уведомить работника под роспись о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала (ст. 123 ТК РФ).

Каким образом можно уведомить работника о начале отпуска?

Вариант 1. Можно подготовить два экземпляра уведомления и направить сотруднику. Поскольку форма уведомления законодательством не установлена, каждый работодатель вправе разработать свою. На втором экземпляре уведомления работник должен поставить отметку о получении извещения, свою подпись, дату и вернуть его в отдел кадров[3].

Вариант 2. Приказы о предоставлении отпусков можно издавать таким образом, чтобы работники были ознакомлены с ними не позднее чем за две недели до начала отпуска. Например, отпуск предоставляется с 18 августа 2009 года, с приказом об отпуске работник должен быть ознакомлен не позднее 3 августа 2009 года.

Важно помнить, что за задержку выплаты отпускных и (или) уведомление сотрудника о начале отпуска с опозданием (позднее чем за две недели до его начала) работодатель может быть оштрафован (ст. 5.27 КоАП РФ)[4].

Если работник будет предупрежден о начале отпуска позднее чем за две недели либо ему вовремя не выплатят отпускные, то работодатель (по письменному заявлению работника) обязан будет перенести работнику отпуск на другой (согласованный с ним) срок.

Дополняем график отпусков

Таким образом, с сотрудниками, которые работают в компании давно, все ясно. Им отпуск предоставляется по графику. А как быть с теми, у которых право на отпуск наступает в текущем календарном году, но в графике их нет, поскольку приняты они после 17 декабря 2008 года[5]?

Как правило, отпуска за первый год работы таким сотрудникам предоставляются на основании их личных заявлений. Однако (хотя об этом в Трудовом кодексе напрямую и не говорится) целесообразнее было бы включать их в график отпусков.

Во-первых, потому, что все же дату отпуска должен определять работодатель с учетом производственных и финансовых возможностей компании, а не работник[6]. Во-вторых, такой порядок предоставления отпусков удобен для их учета.

В-третьих, включение отпусков в график исключает возможность конфликтных ситуаций по поводу сроков их предоставления.

Пример

В связи с открытием нового производства по изготовлению напольных покрытий в ЗАО «Спектр» в январе 2009 года было принято на работу 50 сотрудников.

Поскольку право на использование отпуска, согласно статье 122 Трудового кодекса, у них возникает в текущем году (по истечении шести месяцев работы в данной организации), инспектор по кадрам подготовила приказ о включении их в график отпусков на 2009 год (образец см. на стр.

23), распределив отпуска по месяцам (начиная с июля 2009 года) таким образом, чтобы не был нарушен производственный процесс. При определении очередности учитывались пожелания вновь принятых сотрудников и мнение выборного органа первичной профсоюзной организации.

Сотрудников, принимаемых на работу с июля по декабрь, включать в график отпусков текущего года не нужно.

Так как право на отпуск у них возникнет только в следующем календарном году, что будет учтено в графике на следующий год.

В случае, если сотрудник отработал у данного работодателя менее шести месяцев, ежегодный оплачиваемый отпуск ему может быть предоставлен по соглашению сторон (ст. 122 ТК РФ).

Определяем продолжительность отпуска

Как мы уже сказали выше, отпуск за первый год работы может быть предоставлен по истечении шести месяцев непрерывной работы. Но какой продолжительности? Многие работодатели полагают, что на полный отпуск (28 календарных дней) вновь принятые сотрудники не имеют права, так как еще не заработали.

Однако следует отметить, что Трудовой кодекс не предусматривает предоставление отпусков пропорционально отработанному времени. Поэтому отпуск предоставляется либо полностью, либо частями, при условии, что стороны (работник и работодатель) достигнут соглашения не только по поводу его разделения, но и по продолжительности каждой из его частей.

Одна из частей должна быть при этом не менее 14 календарных дней (ч. первая ст. 125 ТК РФ).

Пример

Сотрудник обратился с письменным заявлением о предоставлении ему части отпуска на 5 календарных дней (с понедельника по пятницу). Работодатель готов предоставить ему часть отпуска, но продолжительностью 7 календарных дней (с учетом выходных). Разделения отпуска в таком случае не происходит, так как соглашение не достигнуто. Работодатель правомерно поставил на заявлении резолюцию «Отказать».

Инициатива на разделение отпуска может исходить не только от работника, но и от работодателя.

Пример

Иванов М. принят в ЗАО «Сфера» с 2 марта 2009 года. Право на использование ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью 28 календарных дней у него возникает с 2 сентября 2009 года. Руководитель компании предложил сотруднику разделить отпуск на части (образец см. на стр. 25). Сотрудник согласился.

Определяем расчетный период

При предоставлении отпуска сотруднику, не отработавшему в компании одного года, возникает вопрос: как определить ему период для расчета отпускных. Ведь по закону (ст. 114 ТК РФ) отпускные выплачиваются исходя из среднего заработка.

А расчет среднего заработка, согласно статье 139 Трудового кодекса, производится исходя из фактически начисленной работнику заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду сохранения заработной платы.

Обращаем ваше внимание, что согласно пункту 10 Положения об особенностях порядка исчисления среднего заработка[7] расчетным в таком случае будет являться период работы этого сотрудника в организации.

Пример

В ЗАО «Альфа» Ковальчук С. был принят на должность программиста с 11 января 2009 года с окладом 20 000 руб. Право на использование отпуска продолжительностью 28 календарных дней у него возникло с 11 июля 2009 года.

3 августа 2009 года сотрудник обратился с заявлением предоставить ему часть отпуска продолжительностью 14 календарных дней. Работодатель согласился.

В тот же день был издан приказ о предоставлении отпуска по унифицированной форме № Т-6, на основании которого бухгалтер рассчитала отпускные.

Расчетным в данном случае будет являться период с 11 января 2009 года по 31 июля 2009 года. Указанный период Ковальчук отработал полностью. Его доход составил 140 000 руб. (20 000 руб. x 7 мес.) За январь оклад начислен полностью, так как с 1 по 10 января 2009 года – выходные и нерабочие праздничные дни.

Количество календарных дней, которое необходимо принять в расчет: 196,31 дн. (6 мес. x 29,4 дн. + (29,4 дн. : 31 дн. x 21 дн.), где 21 день – это количество календарных дней в январе 2009 года, приходящееся на отработанное сотрудником время).

В результате, средний дневной заработок составил 713,15 руб. (140 000 руб. : 196,31 дн.).

Таким образом, отпускные составили 9984,10 руб. (713,15 руб. x 14 дн.).

В следующем номере мы поговорим об исчислении стажа для очередного отпуска. Расскажем, как влияет на него отпуск за свой счет. В каких случаях и на сколько дней происходит смещение рабочего года. Каким образом следует отразить это в кадровых документах.
[1] О графике отпусков мы рассказывали в № 12, 2008 (читайте на www.kdelo.ru ).

[2] Приказ о предоставлении отпуска должен быть издан заранее, чтобы бухгалтерия могла начислить по нему и выплатить отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

[3] Образец уведомления см. в № 7, 2009.

[4] Должностному лицу грозит штраф на сумму от 1000 до 5000 руб., юридическому лицу – от 30 000 до 50 000 руб.

[5] Согласно ст. 123 ТК РФ график отпусков утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года (т. е. не позднее 17 декабря).

[6] За исключением тех категорий работников, которым отпуск (в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами) предоставляется в удобное для них время (например, несовершеннолетним, чернобыльцам).

[7] Утверждено постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

Источник: https://www.audit-it.ru/articles/account/stuff/a58/192167.html

Как внести изменения в график отпусков при приеме нового сотрудника 2021: образец дополнения к форме Т-7 для вновь принятых работников

График отпусков новые сотрудники

График отпусков — это локальный акт, предусматривающий последовательность отдыха персонала в течение года. Ст.123 ТК РФ устанавливает, что данное расписание обязательно для обеих сторон трудовых отношений.

Составляется график заранее — за 2 недели до следующего года. Возникает резонный вопрос, нужно ли включать вновь принятых работников в данный документ, как им предоставлять отпуск?

Нужно ли включать?

Четкого однозначного ответа на вопрос относительно необходимости включения вновь принятых сотрудников в график отпусков на текущий год нет.

Кадровые специалисты разделились в своем мнении относительно необходимости отражения данных по трудоустроенным сотрудникам в графике отпусков.

На практике применяют один из следующих способов:

  1. Не отражают данные по трудоустроенным в течение года лицам в графике и предоставляют отпуск по заявлению сотрудника.
  2. Вносят изменения в существующий график путем заполнения дополнительных строк для новых работников с последующей стандартной процедурой утверждения и ознакомления.
  3. Составляют дополнение к текущему расписанию, где показывают данные только по отпуску вновь принятого на работу.

Корректировки не нужны

Много сторонников у первого способа. Опираются в этом случае на ст.122 ТК РФ, где говорится, что право на отдых за первый год появляется через 6 месяцев работы, а уход в отпуск за второй и последующий годы регулируется очередностью предоставления отпусков, то есть в соответствии с графиком.

То есть в данной статье нет указания на то, что за первый год отдыхать работник должен по графику. Поэтому включать вновь принятых сотрудников в него не нужно и следует оформлять отпускное время по заявлению.

Изменения обязательны

Еще больше кадровиков придерживаются последнего мнения, что данные по трудоустроенным в текущем году все-таки нужно заносить в график, ссылаются при том на ст.123 ТК РФ.

Если четко следовать ТК РФ, то более правильный вариант будет последний.

Закон требует, чтобы работники отправлялись отдыхать в течение года четко по графику. Для вновь трудоустроенных право на отдых появляется через полгода работы.

Если этот момент наступил в году трудоустройства, то возникает вопрос, как ему уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск, на каком основании?

ТК РФ позволяет предоставлять отдых по заявлению, однако где гарантия, что работодатель не откажет просьбе работника?

Важно! Отпуск не по графику возможно только с согласия работодателя, кроме случаев обязательного предоставления, предусмотренных ст.122 ТК РФ и федеральными законами.

Получается, если начальство против, то сотруднику придется ждать следующего года, когда его очередной отпуск попадет в график.

С точки зрения закона правильнее будет закрепить законное право нового лица на отдых по истечение полугода в графике. В этом случае он спокойно сможет уйти отдыхать в заранее оговоренное с работодателем время.

Включение вновь принятых на работу сотрудников в график не запрещено законом, исключает потенциальные споры между работником и руководством компании, а также предотвратит возможные проблемы с контролирующими органами.

Опять же вносить изменения в текущий утвержденный график или составлять дополнение к нему целесообразно только для лиц, принятых на работу в первую половину года. Именно в этом случае может возникнуть случай запроса отпуска со стороны сотрудника по истечение полугода работы.

Если человек утроен на работу во второй половине года, то в текущем году отпуск он может получить только с согласия руководителя, за исключением отдельных ситуаций, например, на обязательный отдых может рассчитывать беременная перед декретом независимо от стажа, а также ряд других особых категорий.

Никаких спорных моментов в данном случае не возникает, и необходимость вносить таких лиц в график не имеет смысла, это только добавит работы кадровику.

Как внести изменения при приеме работников?

Наиболее правильный способ внесения изменений в график для вновь принятых работников — это создание нового дополнительного документа по той же форме Т-7 (или самостоятельно разработанной), где будут отражены сведения только по принятым сотрудникам.

Для составления дополнения берется форма графика, которая была использована для составления годового документа, обычно это типовая форма Т-7, но по желанию бланк можно разработать свой.

В дополнительном документе отражается:

  • номер — следующий по порядку;
  • дата — текущая дата составления;
  • должность нового сотрудника, его ФИО, табельный номер;
  • количество отпускных дней, которые планируется предоставить;
  • дата первого дня отдыха;
  • в последней графе приводится пояснение, что данный сотрудник принят на работу определенным числом, в связи с чем и создается данное дополнение.

Важно! Составленный дополнительный график подписывается у начальника отдела кадров, согласовывается с мнением профсоюза, если таковой есть, подается на утверждение директором.

Последний ставит свою утверждающую визу в правом верхнем углу, при необходимости может быть составлен приказ об утверждении, если такая практика заведена на предприятии.

Последний этапом выступает личное ознакомления нового работника с дополнением, свое согласие с установленными для него датами ежегодного отпуска он закрепляет подписью в листе ознакомления.

Также о правилах внесения изменений в график отпусков читайте в этой статье.

Образец дополнения для вновь принятых лиц

Ниже приведен пример того, как можно внести изменения в график при приеме нового сотрудника на работу. Для оформления использована стандартная унифицированная форма Т-7.

Образец дополнения при приеме нового человека в компанию:

Выводы

Работодатель обязан составить график и определить очередность отдыха для персонала, работающего в организации на конец года. Аналогичная обязанность для вновь принятых на работу лиц в текущем году не предусмотрена ТК РФ, однозначного правила на данный случай не предусмотрено.

Так как четких рекомендация законодатель не дает, то работодатель будет прав в том случае, если составит дополнение к графику на нового человека, также он будет прав, если предоставит отдых через полгода только на основании заявления.

Однако в первом случае с работником заранее будет оговорена дата отдыха, что удобно работодателю, и работник будет знать о предусмотренной для него гарантии.

Во втором случае такой определенности нет, возможность уход в отпуск будет решаться на основании заявления по желанию работодателя на момент подачи запроса. Каким будет решение руководства, предугадать сложно, то есть работник остается в подвешенном состоянии и не может спланировать период своего отдыха заранее.

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/otpusk/ezhegodnyj/dokumenti/izmeneniya-grafika-t7-dlya-novogo-sotrudnika.html

График отпусков на 2020 год: топ-10 важных вопросов

График отпусков новые сотрудники

Приближается конец года, но для того, чтобы завершить его по всем правилам, установленным Трудовым кодексом, кадровикам уже сейчас необходимо наметить планы на следующий календарный год. Для этого, в первую очередь, нужно утвердить график отпусков работников организации.

До окончания нормативного срока утверждения графиков отпусков на 2020 год осталось меньше недели. Мы составили топ-10 ключевых вопросов, касающихся графика отпусков, некоторые из которых являются проблемными и до сих пор не имеют однозначных ответов.

Когда утверждать график отпусков?

ТК РФ предписывает работодателям утверждать график отпусков не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Обычно этот срок приходится на 17 декабря, о чем указывает в своих разъяснениях и Минтруд России (письмо Минтруда России от 8 декабря 2017 г. № 14-2/ООГ-9399). При этом в силу ч. 4 ст.

14 ТК РФ, если последний день срока выпадает на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший рабочий день. По мнению Минтруда России, это правило актуально и для срока утверждения графика отпусков.

Однако в целях недопущения нарушения трудового законодательства, связанного с несвоевременным утверждением графика отпусков, целесообразно все же не затягивать его оформление.

Тем более, что ТК РФ не запрещает утверждать график отпусков в более ранние сроки, чем за две недели до Нового года. Фактическая дата готовности документа должна быть указана в графе “Дата составления”.

Если же организация создана в течение календарного года, на который утверждается график отпусков, то последний следует составлять и дополнять по мере трудоустройства работников.

Локальный нормативный акт или нет?

На этот вопрос до сих пор нет однозначного ответа ни в законодательстве, ни в судебной практике. Не вносят ясность по нему и представители уполномоченных органов.

Правовая природа графика отпусков в ТК РФ не определена – в действующих нормах закона он рассматривается как ежегодно оформляемый документ, определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков. Между тем, в ч. 1 ст.

123 ТК РФ дан намек на отнесение графика отпусков к локальным нормативным актам (указано, что работодатель при утверждении графика отпусков должен руководствоваться порядком учета мнения профсоюза, установленным для принятия локальных нормативных актов).

В пользу отнесения графика отпусков к локальным нормативным актам говорит и положение о том, что график отпусков является обязательным как для работодателя, так и для работника (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4414-6).

В свою очередь, приверженцы противоположной точки зрения отмечают, что норма локального нормативного акта устанавливает правило общего характера, адресованное неопределенному кругу лиц, а график определяет время отпуска конкретных работников, поэтому данные понятия не соотносятся между собой.

Кроме того, форма Т-7 “График отпусков” утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 как форма первичной учетной документации. Помимо общего признака – разработка работодателем – других совпадений в определениях терминов “график отпусков” и “локальный нормативный акт” нет.

Документы преследуют разные цели – локальный нормативный акт направлен на возникновение, изменение или прекращение прав и обязанностей сторон трудовых отношений, а график отпусков – на систематизацию информации по отпускам.

Кроме того, если первый рассчитан на неоднократное применение в отношении неопределенного круга лиц, то второй относится к конкретным работникам и актуален в течение календарного года, на который утверждается.

Знакомить работников с графиком отпусков или нет?

Решение указанного вопроса напрямую зависит от ответа на предыдущий вопрос.

Так, если признать график отпусков локальным нормативным актом, то, руководствуясь прямой нормой ТК РФ об обязательности ознакомления работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (абз. 10 ч. 2 ст.

22 ТК РФ), следует знакомить работников и с графиком отпусков (Определение Верховного Суда Республики Саха (Якутия) от 11 ноября 2015 г. № 33-4270/2015, определение Челябинского областного суда от 24 февраля 2014 г. № 11-1778/2014).

Однако, если учесть, что отдельной нормы об обязанности работодателя знакомить работников с графиком отпусков под роспись в ТК РФ нет, равно как и нормы об отнесении графика отпусков к локальным нормативным актам, то не должна применяться и ответственность за неознакомление с этим документом. Для исполнения обязанности работодателя по ознакомлению работников с очередностью предоставления отпусков в данном случае достаточно заблаговременного (не позднее чем за две недели) извещения конкретного работника о времени начала его отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Как составить график отпусков?

График отпусков может составляться либо по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.

№ 1 (она носит рекомендательный, а не обязательный характер), либо по иной форме, разработанной в организации.

График составляется в виде таблицы с указанием в отношении каждого работника дат (или месяцев) ухода в отпуск в конкретном календарном году. Документ подписывается начальником отдела кадров и руководителем или уполномоченным им лицом.

При необходимости дополнения графика отпусков данными о новых сотрудниках работодатели обычно заполняют еще одну форму, утверждая ее как дополнение к графику отпусков в порядке, аналогичном порядку утверждения самого графика.

Исходя из того, что график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника, изменение его по воле одной из сторон недопустимо. Однако, если на корректировку графика отпусков из-за переноса сроков отпуска согласны и работник, и работодатель, то закон этому не препятствует (определение Московского городского суда от 26 марта 2015 г. № 33-5833/15).

Кого можно не включать в график отпусков?

Если работник находится в отпуске по уходу за ребенком, то его можно не включать в график отпусков, если его отпуск приходится на весь календарный год.

“Женщине, находящейся в отпуске по уходу за ребенком с сохранением права на получение пособия по обязательному социальному страхованию и при этом работающей на условиях неполного рабочего времени или на дому, ежегодный оплачиваемый отпуск не предоставляется, поскольку использование двух и более отпусков одновременно ТК РФ не предусматривает”, – указывается в п. 20 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 28 января 2014 г. № 1 “О применении законодательства, регулирующего труд женщин, лиц с семейными обязанностями и несовершеннолетних”. Но не запрещено указывать информацию о нахождении работника в отпуске по уходу за ребенком в графике отпусков, например, в графе “Примечания”.

Однако, если отпуск по уходу за ребенком закончится в том году, на который составляется график отпусков, то невключение работника в график уже будет нарушением.

Требуется ли согласие на разделение отпуска на части при утверждении графика отпусков?

По общему правилу, отпуск предоставляется полностью. Разделение его на части допускается только по соглашению сторон при условии, что одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Причем работнику и работодателю необходимо согласовать как сам факт разделения отпуска, так и продолжительность каждой его части.

Следовательно, утверждение графика отпусков, которым запланировано предоставление отпуска по частям, при отсутствии соглашения сторон о его разделении неправомерно.

Подпись работника об ознакомлении с графиком отпусков или с приказом о его предоставлении сама по себе не выражает волю сотрудника, направленную на разделение отпуска на части, в том числе и на разделение именно таким образом.

Для нивелирования возможных претензий со стороны инспекторов труда работодателю, помимо ознакомления работника с графиком отпусков под роспись, следует либо получить от него заявление с указанием продолжительности частей отпуска, либо заключить с ним соглашение. Еще один вариант – дополнить график отпусков специальной графой с отметкой о согласии работника с разделением отпуска на части.

Однако, как показывает практика, контролирующие органы и суды могут придерживаться иной позиции по данному вопросу.

Кто имеет преимущественное право при выборе дат в графике отпусков?

При составлении графика отпусков работодатель и выборный профсоюзный орган должны учитывать, что действующее законодательство предоставляет отдельным категориям работников право использовать свой отпуск в летнее или иное удобное для них время. Так, уйти в отпуск независимо от запланированных в графике отпусков дат вправе:

Наряду с перечисленными, на отпуск независимо от запланированного графиком могут рассчитывать супруг – в период, когда его законная супруга находится в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст.123 ТК РФ), мужья и жены военнослужащих.

Эти лица вправе использовать отпуск одновременно с отпуском своих супруга или супруги.

Равно как могут воспользоваться отпуском не по графику беременные женщины и женщины, ухаживающие за ребенком (им разрешено присоединить свой очередной оплачиваемый отпуск к отпуску по беременности и родам или к отпуску по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ).

В этом же списке – работники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК РФ), и совместители (им ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе) (ст. 286 ТК РФ).

По просьбе одного из родителей (опекунов, попечителей), работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, работодатель обязан предоставить ему ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования, расположенные в другой местности (ч. 5 ст. 322 ТК РФ).

При составлении графика отпусков работодателям рекомендуется брать от работников, имеющих право на использование отпуска в летнее или иное удобное для них время, письменное заявление о том, в какое время они хотят использовать свой отпуск. Наличие такого заявления позволит изменить время использования отпуска только по взаимному соглашению сторон.

Большинство работников (те, которые не имеют преимуществ при использовании отпуска) могут отступить от времени использования отпуска, указанного в графике отпусков, только по договоренности с работодателем.

Кто должен отслеживать график отпусков?

Согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Следовательно, обязанность отслеживать график отпусков лежит на работодателе (отделе кадров, службе персонала и т. п.).

Именно он должен заблаговременно напомнить работнику о запланированном отпуске, уведомив его об этом в письменной форме под роспись. Причем речь идет именно об уведомлении (или извещении), а не о получении согласия от работника.

Для оформления отпуска по графику достаточно оформления отделом кадров приказа о предоставлении отпуска, дополнительного заявления работника не требуется.

Нужно ли хранить график отпусков за прошлый год?

Согласно ст. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

№ 558, график отпусков подлежит хранению в организации в течение одного года. Исчисление сроков производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (п. 1.4 указанного Перечня).

Следовательно, график отпусков на 2019 год, который закончит свое действие 31 декабря 2019 года, следует хранить весь 2020 год, а график отпусков на 2020 год – до конца 2021 года.

Чем грозят нарушения при составлении графика отпусков?

К работодателям, допустившим нарушения, связанные с оформлением графиков отпусков, могут быть применены санкции ч. 1 ст. 5.27 КоАП – за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. Самыми распространенными в данном случае являются такие нарушения, как:

  • несоблюдение срока утверждения графика отпусков;
  • отсутствие в графике отпусков даты утверждения (из-за чего невозможно установить, соблюдены ли сроки утверждения графика отпусков или нет);
  • неознакомление работников с графиком;
  • составление графика отпусков в установленном порядке без последующего его ведения (например, без проставления дат переноса отпуска и дат фактического предоставления отпуска);
  • неуведомление работодателем работника о начале отпуска за две недели.

Указанные нарушения могут повлечь предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц и лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в размере от 1 тыс. до 5 тыс. руб., на юрлиц – от 30 тыс. до 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

***

Поскольку многие вопросы, связанные с составлением и утверждением графика отпусков, не имеют однозначного ответа в законодательстве и в правоприменительной практике, их целесообразно урегулировать внутренними актами организации.

Ведь обеспечение порядка в кадровых документах позволит не только обезопасить работодателя от необоснованных претензий со стороны проверяющих органов, но и при необходимости безболезненно разрешить возникшие конфликты с сотрудниками.

 

Источник: https://www.garant.ru/news/1309003/

График отпусков для новых сотрудников: нужно ли вносить изменение, внесение при приеме работников, образец дополнения для вновь принятых

График отпусков новые сотрудники

Право на отдых у новых сотрудников появляется через 6 отработанных месяца. По согласованию сторон пойти в отпуск работник может и раньше, как за отработанное время, так и авансом.

Если ежегодный отдых нового сотрудника организации планируется в текущем году, нужно ли сведения о нем вносить в график Т-7?

Нужно ли вносить вновь принятых работников?

График отпуска – это документ, в котором распределяются ежегодные отпуска персонала организации. Работодатель планирует и утверждает его заранее – не позднее, чем за 2 недели до начала года.

Сотрудники, принятые в течение следующего года, также могут пойти отдохнуть.

Каждый отработанный месяц дает им право на минимум 2.33 отпускных днях, а право на отпуск по закону появляется по истечении полугода работы.

Согласно ТК РФ, ежегодные отпуска должны предоставляться персоналу в соответствии с графиком.

Данный документ могут не составлять только микропредприятия, для других это обязанность.

Распространяется ли данная обязанность на включение сведения об отпусках вновь принятых сотрудников? Обязательно ли их также вносить в утвержденный график?

Однозначно ответа ТК РФ не содержит.

Возможно развитие ситуации по одному из следующих сценариев:

  1. Не вносятся изменения в график, а отпуск предоставляется по заявлению вновь принятого на работу.
  2. Изменяется текущий график на основании приказа руководителя.
  3. Составляется дополнение к утвержденному графику, в котором отражаются сведения по новому сотруднику.

Так как трудовое законодательство четко не регулирует этот вопрос, работодатель может выбрать любой из указанных способов, так как ни один из них не нарушает ТК РФ.

Правила изменения графика отпусков.

Предоставление по заявлению

Первый способ отправить вновь принятого человека в ежегодный отпуск – это предоставить ему отдых на основании его заявления.

Работник может попросить отпуск за первый рабочий год через полгода работы, согласно ст.122 ТК РФ, продолжительность и сроки согласовываются с работодателем.

Если человеку срочно нужен отдых в более ранние сроки, то это возможно при согласии директора. Отпускное время может быть предоставлено авансом с последующей отработкой.

Для оформления ежегодного отдыха работник пишет заявление, а руководитель его одобряет и составляет приказ. Никаких изменений и правок в график Т-7 при этом не вносится.

Положения трудового законодательства при этом способе предоставления отпускного времени не нарушаются, так как в ст.122 ТК РФ сказано, что за первый рабочий год работник может взять отпуск через полгода, а за второй и последующий – в соответствии с очередностью, установленной в графике.

Логично, что за первый год отдых работник может попросить на основании заявления, а не в соответствии с графиком.

Именно этот способ наиболее популярен у кадровиков.

Как внести изменения в форму Т-7?

Некоторые организации для вновь принятых на работу сотрудников отпуска за первый рабочий год планируют в графике, внося в него изменения.

Ссылаются при этом на ст.123 ТК РФ, где говорится, что очередность предоставления должна быть определена в графике, который обязателен к исполнению.

Некоторые кадровики считают, что если в графике не установлены даты отдыха сотрудника, то ему можно отказать в предоставлении отпуска.

Вопрос о предоставлении на основании заявления решается по согласованию сторон, то есть теоретически работодатель может отказать в удовлетворении просьбы в заявлении, несмотря на то, что право на отдых у вновь принятых появляется через полгода работы.

Чтобы исключить спорные ситуации, работодатель может по факту приема на работу сотрудника закрепить сроки его отпуска в текущем утвержденном графике.

Для этого составляется приказ и вносятся изменения в форму Т-7. Такое действие не нарушает закон и гарантирует для работника отдых в обозначенные сроки.

Для работодателя это также удобно, так как позволит планировать грамотно рабочий процесс.

Начальство будет знать, когда работник пойдет отдыхать, отпуск не будет являться неожиданностью как в случае с подачей заявления, которое с одной стороны нужно удовлетворить по ст.122 ТК РФ, а с другой стороны можно и отказать по ст.123 ТК РФ.

Вносить в график новых сотрудников нужно в том случае, если они приняты на работу в первой половине года, именно тогда по закону у них появляется право на отдых через полгода.

Если человек устроен во второй половине года, то запросить отпуск он может только в следующем году, спорных ситуаций при этом не возникает.

Наиболее правильный способ изменения график для внесения данных об отдыха нового работника – это составить отдельный документ в виде дополнения.

Оформляется дополнение по той же форме Т-7. Единственное отличие – это пометка о том, что документ дополнительный к основному. Ссылка на основной график дается в верхней части дополнения.

В дополнительном графике указываются сведения об отпуске тех сотрудников, которые приняты на работу в текущем году.

Составленное дополнение также проходит все процедуры согласования и утверждения. Виза руководителя обязательно ставится в правом верхнем углу.

Только после этого он считается введенным в действия и обязательным к исполнению.

Образец дополнения

Дополнение к графику отпусков при приеме новых сотрудников можно оформить по такому образцу:

Как правильно составить график отпусков: помощь кадровику – Институт Профессионального Кадровика

График отпусков новые сотрудники
22 декабря

27236

#CNT# data-template-html-inactive=В избранное #CNT#>

Основная статья Трудового кодекса, которая касается планирования отпусков на предприятии — 123-я. Из нее следует сразу несколько важных правил:

  • План отпусков нужен везде, где есть работники, которым положен ежегодный оплачиваемый отпуск.
  • График отпусков обязателен и для работодателей, и для работников. Это значит, что сотрудник обязан отгулять назначенный ему период.
  • Работодатель обязан уведомить о предстоящем отпуске минимум за две недели.
  • План ежегодного отдыха сотрудников должен быть готов и утвержден минимум за две недели до следующего календарного года. Если в компании есть профсоюз, надо получить его одобрение.

Что нового появилось в трудовом законодательстве на этой неделе расскажет Валентина Митрофанова. Смотрите новый выпуск  «Кадрового обзора».

Также есть несколько статей ТК, по которым ряд тружеников имеют льготы при распределении отпусков. Далее расскажем об этом подробнее.

План ежегодного отдыха работников — не просто обязательный документ, который нужен по закону. Это еще и эффективный инструмент планирования работы предприятия. Рекомендуем составлять его не «для галочки», а в интересах бизнеса. Как это сделать — опишем в дальше в статье.

Чтобы выполнить требование статьи 123 ТК РФ касательно сроков, график отпусков на 2021 год должен быть утвержден не позднее 17 декабря предыдущего года. К этому времени надо распланировать очередность ухода в отпуск для всех сотрудников предприятия, получить подтверждение руководства и профсоюза. Так что откладывать до последнего не стоит.

Важно!

Речь идет именно об утверждении отпускного распорядка. Если график составлен, но не подписан руководством, его можно назвать лишь проектом. При проверке это сочтут нарушением.

Если после 17 декабря проверка выявит, что отпускной распорядок не утвержден, могут последовать штрафы:

  • 30000–50000 рублей — для компаний.
  • 1000–5000 рублей — для ИП.
  • 1000–5000 рублей — для ответственных за график сотрудников.

Окончательные суммы назначает ГИТ. Иногда в адрес должностных лиц ограничиваются предупреждением. Но сильно рассчитывать на послабления не стоит — госинспекция внимательно относится к планированию отпусков, так как это залог соблюдения конституционного права работников на отдых.

Узнайте, что еще проверяет ГИТ и как подготовиться к проверке из специального материала.

Планирование обязательного оплачиваемого отдых персонала — задача с множеством граней. Надо учитывать производственные нужды, пожелания работников, возможности их замены на время отсутствия и, конечно, требования закона. Напомним основные:

  • Отпуск большинства тружеников длится 28 календарных дней.
  • Отпускной период можно дробить. Но так, чтобы как минимум одна часть длилась не меньше 14 дней.
  • Если у человека накопились неиспользованные части отпуска с прошлых лет, они не сгорают. Вы можете предложить работнику «догулять» их или получить денежную компенсацию. Только за те дни, которые выходят за рамки 28-ми.

Помните о категориях работников, которым положен удлиненный отпуск. В их числе:

  • Инвалиды — 30 дней.
  • Несовершеннолетние — 31 день.
  • Работающие на производстве химоружия — 56 дней.

Все прописанные в законе сроки отпусков — минимальные. Работодатель может предоставлять работникам более длительный отпуск. Главное прописать это в локальных нормативных актах.

Распространенный и любимый многими работниками прием — присоединение отпуска к праздникам. Например, взяв 2-дневный кусочек отпуска с 9 января, можно получить полноценные каникулы длиной в 10 дней.

Ведь с 1 по 8 длятся нерабочие праздники. Если соблюдены остальные правила, это можно сделать. Но помните: обычные выходные — это календарные дни, которые надо включить в продолжительность отпуска.

Поскольку изменения в трудовом законодательстве не редкость, даже опытных кадровиков интересует, надо ли составлять график отпусков на 2021 год по новым правилам.

Кардинальных перемен нет. Нужно лишь помнить, что расширился список льготников — теперь к ним добавились родители, которые воспитывают троих или более детей моложе 12 лет (статья 262.2 введена законом №360-ФЗ от 11.10.2018).

В список тех, кто в будущем году может сам выбирать время ухода в отпуск, попадают:

  • работники моложе 18 лет — статья 267 ТК;
  • женщины перед или сразу после отпуска по БиР, а также сотрудницы, у которых только что закончился отпуск по уходу за ребенком — статья 260 ТК;

Источник: https://profkadrovik.ru/articles/glavnoe/grafik-otpuskov/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.