График отпусков по месяцам

Что нужно знать про график отпусков

График отпусков по месяцам

Нужно ли учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков?

В общем случае учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков работодатель вправе, но не обязан. Исключение составляют пожелания отдельных категорий сотрудников, в частности:

  • сотрудниц, имеющих двух и более детей в возрасте до 12 лет, и сотрудников, воспитывающих таких детей без матери;
  • сотрудников в возрасте до 18 лет;
  • участников Великой Отечественной войны, инвалидов войны, ветеранов боевых действий.

Кроме того, при составлении графика отпусков работодателю следует также учитывать право отдельных категорий сотрудников на незапланированный отпуск в определенных обстоятельствах.

Например, право беременной сотрудницы на использование отпуска перед или после отпуска по беременности и родам (ст.

260 ТК РФ) или право сотрудника воспользоваться ежегодным отпуском в период отпуска по беременности и родам его жены (ч. 4 ст. 123 ТК РФ).

Таким образом, составлять график отпусков работодатель в общем случае может без учета мнения сотрудников, не забывая при этом об «исключительных» категориях.

Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков после его утверждения?

По этому вопросу нет единого мнения, и сложились две противоположные позиции.

Сторонники первой считают, что обязанности знакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись законодательство не содержит.

График отпусков не является локальным актом, а относится к первичной учетной документации по учету кадров — то есть является организационно-распорядительным документом (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Известить о предстоящем отпуске по утвержденному графику работодатель обязан не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Вторая точка зрения основана на том, что график отпусков все же подпадает под определение локального акта, а значит, работодатель обязан знакомить сотрудников с документом.

В условиях отсутствия единой позиции и во избежание спорной ситуации работодателю рекомендуется ознакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись. С этой целью можно:

  • попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска в самой форме графика в поле «Примечание»;
  • приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Можно ли в графике отпусков указывать не конкретные даты, а месяц предполагаемого отпуска?

Указывать в графике отпусков только месяц предполагаемого отпуска не запрещено. Однако на практике это не очень удобно, поскольку потом придется дополнительно оформлять согласование с сотрудником конкретной даты начала отпуска. Если отразить конкретные даты изначально, то это избавит работодателя от дальнейших согласований и возможного пересечения отпусков разных сотрудников.

Вместе с тем такой порядок удобно использовать при сменной работе. Если смены на дату составления графика еще неизвестны, то укажите месяцы предполагаемого отпуска, а после утверждения графика сменности уточните конкретные даты по согласованию с сотрудником (ст. 123 ТК РФ).

Нужно ли в графике отпусков указывать информацию о неиспользованных отпусках за прошлые годы?

Чтобы не допустить нарушения трудового законодательства, неиспользованный за прошлый год отпуск для наглядности можно включить в график отпусков на текущий год. Правомерность такого подхода подтверждают и специалисты Роструда в письме от 1 марта 2007 г. № 473-6-0.

В нем говорится, что ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут быть предоставлены либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между сотрудником и работодателем, то есть без включения указанных дней в текущий график.

Если работодатель решит отразить неиспользованную часть прошлогоднего отпуска в текущем графике, то период отпуска необходимо согласовать с сотрудником в обязательном порядке. Включать такие дни отпуска в график по своему усмотрению, в отличие от дней отпуска на новый рабочий год, работодатель уже не вправе.

Нужно ли в график отпусков включать внешних и внутренних совместителей, сотрудников-срочников?

График отпусков составляют для всех сотрудников организации, которые планируют продолжать работу в следующем году (ст. 123 ТК РФ). Поэтому нужно включать всех: и совместителей, и срочников – при условии что срочный договор закончится не в декабре текущего года.

Кстати, поскольку отпуск совместителю должен быть предоставлен одновременно с отпуском по основной работе, работодателю внешнего совместителя необходима информация о запланированном времени отпуска на основной работе (ч. 1 ст. 286 ТК РФ). Для этого работодатель может попросить сотрудника предоставить выписку из графика отпусков или соответствующую справку с основного места работы.

Нужно ли включать в график отпусков сотрудников, которые приняты в организацию за несколько месяцев до составления графика?

Ежегодный оплачиваемый отпуск работнику предоставляют ежегодно. Право на использование отпуска за первый год в общем случае возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы новичка в организации.

Отпуск за второй и последующий годы предоставляют в любое время в соответствии с принятой очередностью, которая фиксируется в графике отпусков. Это следует из положений статей 122 и 123 Трудового кодекса РФ. Таким образом, включать отпуск за первый рабочий год в график не обязательно.

Вместе с тем на практике такое включение удобно, поскольку дает комплексное представление о времени отдыха всех работников.

Источник: «Система Кадры»

Источник: https://hh.ru/article/16001

График отпусков на 2021 год: как составить, заполнить, утвердить — скачайте бланк и образец

График отпусков по месяцам

Статья 123 ТК РФ обязывает всех работодателей каждый год издавать график отпусков. Этот документ должны соблюдать как работодатели, так и работники. При наличии профсоюза график отпусков до его утверждения необходимо согласовать с выборным органом объединения работников.

На практике график отпусков составляется по унифицированной форме № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Допустимо разработать свой бланк, в том числе на основании формы № Т-7 (письмо Роструда от 09.01.13 № 2-ТЗ). Процедуру составления и утверждения графика необходимо завершить не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.

Составляйте кадровые документы в веб‑сервисе по готовым шаблонам Составить бесплатно

Принятый график позволит кадровой службе заранее (не позднее, чем за две недели, ч. 3 ст. 123 ТК РФ) уведомить сотрудника о предстоящем отдыхе. А также следить за тем, чтобы отпуска не накапливались. Напомним, что непредоставление отпуска в течение двух лет подряд запрещено (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

Бухгалтерии график отпусков необходим для того, чтобы вовремя рассчитать и выплатить отпускнику сумму среднего заработка. Здесь срок составляет три календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 14.05.20 № ПГ/20884-6-1, см. «Роструд сообщил, как исчислять срок для выплаты отпускных»).

Рассчитывайте зарплату и отпускные в веб‑сервисе Рассчитать бесплатно

Что учесть при планировании отпусков

Законодательство не требует издания приказа (распоряжения) о составлении графика отпусков. Однако на практике, особенно если речь идет о средних и крупных предприятиях, такой распорядительный документ оформляется. Объясняется это просто. Чтобы составить график, надо запросить информацию о планируемых датах отдыха у каждого сотрудника.

Понятно, что собирать такие сведения проще децентрализовано, передав соответствующие функции линейным руководителям. Именно для этого издается приказ.

В нем указываются лица, ответственные за сбор информации о предстоящих отпусках сотрудников, а также за подготовку сводного документа по форме № Т-7, его согласование с профсоюзом (если это требуется) и передачу на утверждение в отдел кадров и руководителю.

При планировании отпусков нужно учитывать следующее. В график необходимо включить в том числе и тех работников, у которых срок действия трудового договора истекает в следующем календарном году (письма Минтруда от 09.04.20 № 14-2/В-395 и от 27.03.20 № 14-2/В-321). Также в график вносятся отпуска декретниц, поскольку никаких исключений в этой части Трудовой кодекс не содержит.

А вот лиц, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, при составлении графика можно не учитывать, если их отпуск по уходу приходится на весь следующий календарный год. Еще одна категория работников, сведения о которых допустимо не вносить в график, — совместители. По правилам статьи 286 ТК РФ, время их ежегодного отпуска на работе по совместительству совпадает с отдыхом по основной работе.

Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в график надо включить и сведения о дополнительных отпусках, на которые имеет право сотрудник. Кроме того, следует отразить отпуска, которые не были использованы в текущем и предшествующих годах.

Причем, вносить сведения о прошлых отпускных периодах допустимо в произвольном порядке, а не в хронологическом (письмо Роструда от 01.03.07 № 473-6-0).

Например, сначала можно предоставить неиспользованный отпуск (или его часть) за прошлый год, потом отпуск за текущий, а затем — отпуск (или его часть) за позапрошлый.

Составить штатное расписание по готовому шаблону Попробовать бесплатно

Утверждение графика отпусков

Обычно данный документ подписывается руководителем организации. Однако не запрещено делегировать это полномочие любому другому работнику, в том числе заместителю директора или начальнику кадровой службы (ч. 6 ст. 20, ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Подробнее см. «Как правильно делегировать право подписи гражданско‑правовых договоров и кадровых документов».

На момент утверждения формы № Т-7 графы 1-6 должны быть заполнены. Равно как и сведения о согласовании графика с профсоюзом (при необходимости). Составленный, но еще не утвержденный документ подписывается руководителем кадровой службы, а при его отсутствии — лицом, ответственным за изготовление документа. Если руководитель организации сам заполняет график, эту строку из формы можно удалить.

Далее руководитель (или уполномоченное им лицо) проставляет свою подпись в графе «Утверждаю». Также указывается должность подписанта и дата.

Здесь надо проследить, чтобы эта дата не оказалась ранее дня согласования графика с профсоюзом. Также важно, чтобы от этой даты до конца года оставалось не менее двух недель.

То есть самая поздняя дата утверждения графика отпусков на 2021 год — 17 декабря 2020 года.

В графе «Номер документа» указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией документов. Сделать это может уже не руководитель компании, а сотрудник, отвечающий за делопроизводство.

Составляйте локальные акты по готовым шаблонам и ведите кадровый учет в специальном сервисе Попробовать бесплатно

Как вносить изменения в график отпусков

Любые отклонения реальных сроков отпусков от того, что было запланировано, должны оформляться приказами, вносящими изменения в график. В частности, это требуется при переносе отпуска с согласия работника.

В такой ситуации изменения вносятся в графы 8 и 9 формы № Т-7 (ст. 124 ТК РФ).

При этом дата переноса значения не имеет: корректировки необходимы и в случае предоставления отпуска раньше назначенного срока, и в том случае, если отдых отложен на более позднее время.

Также изменения в график вносятся при отзыве работника из отпуска (об ограничениях на отзыв см. «Минтруд сообщил, можно ли отозвать работника из неделимой 14‑дневной части отпуска»).

Для этого обычно используется графа 10 «Примечание» формы № Т-7. Там указывается, что работник отозван из отпуска, и проставляется дата отзыва.

Реквизиты приказа об отзыве заносятся в графу 8, а в графе 9 указываются сведения о дате начала использования оставшейся части отпуска.

Особенности графика отпусков в 2021 году

При составлении графика на 2021 год нужно учесть постановление Правительства от 10.10.20 № 1648 «О переносе выходных дней в 2021 году».

В нем установлено, что в 2021 году будут перенесены следующие выходные дни: с субботы 2 января на пятницу 5 ноября; с воскресенья 3 января на пятницу 31 декабря и с субботы 20 февраля на понедельник 22 февраля (см. «Правительство утвердило перенос выходных дней в 2021 году»).

При этом нужно помнить, что нерабочие праздничные дни в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ, письмо Минтруда от 15.04.16 № 14-1/В-351). Перечень таких дней приведен в статье 112 ТК РФ.

Согласно этому перечню, 2 и 3 января являются нерабочими праздничными днями. Поэтому если отпуск приходится на 2 или 3 января 2021 года, то эти дни в период отпуска не включаются, и отпускные за них не выплачиваются.

А срок окончания отпуска автоматически переносится.

Бесплатно вести табель учета рабочего времени в бухгалтерском веб‑сервисе

Срок хранения графика отпусков

Этот срок составляет три года (ст. 453 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236; также см. «Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2020 году: таблица»).

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Поскольку график отпусков — это обязательный кадровый документ, его отсутствие само по себе является нарушением трудового законодательства.

Ответственность за такое нарушение установлена частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ. В качестве наказания данная норма предусматривает штраф как для работодателей (организаций или ИП), так и для их должностных лиц. Размер штрафа составляет: для должностных лиц и работодателей-ИП — от 1 000 до 5 000 руб., для юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Бланк графика отпусков

В заключение еще раз напомним, что составление графика отпусков — обязательное мероприятие, которое следует проводить ежегодно в конце ноября-начале декабря.

Правильное оформление этого документа позволит не только избежать штрафов, но и обеспечит бесперебойное функционирование бизнеса, благодаря равномерному распределению отпусков в течение года.

Также график отпусков поможет облегчить работу бухгалтерии, кадровой службы и линейных руководителей.

Источник: https://www.BuhOnline.ru/pub/beginner/2020/11/16140

Шаблон графика отпусков (или графика обучения или иного графика) в MS Excel файле

График отпусков по месяцам

Работаю небольшим руководителем и имею в обязанностях составление и поддержание в актуальном виде графика отпусков своего отдела. Данный график составляется в конце года на следующий год и предоставляется в отдел кадров организации.

При этом отдел кадров требует предоставлять его в формате таблицы-списка, но самому мне для работы нужен формат наглядного графика. К тому же в связи с постоянными переносами отпусков сотрудников данный график необходимо поддерживать актуальным.

Не делать ненужную работу и все что можно автоматизировать для меня жизненный принцип. В данной статье хочу поделится опытом создания MS EXCEL файла графика. Возможно полученный шаблон или данный опыт окажется полезным и вам.

Для тех, кому данный нужен шаблон и кто не хочет особо заморачиваться тем как это устроено — сразу Ссылка для просмотра и скачивания. Для интересующихся конструкцией нижеследующее описание.

Возникновение задачи

Итак. Требуемый кадровиками формат изображен на картинке ниже(все фамилии и должности вымышленные): Особенности данного формата: 1. В таблицу отдельными строками включаются отдельные периоды отпусков 2. В таблице указываются даты начала отпуска и продолжительность 3. Список упорядочен по алфавиту фамилий сотрудников и по возрастанию дат начала

График — это график

График отпусков моих сотрудников нужен и мне, но я бы хотел иметь его в виде наглядного календарного графика (диаграммы), где вдоль оси времени отражаются периоды отпусков сотрудников. И я его в итоге и сделал — вот таким:

Как это сделано

Для создания графика такой формы я использовал встроенный в MS EXCEL конструктор диаграмм и тип диаграммы «Линейчатая с накоплением».

Для того чтобы горизонтальная ось диаграммы имела вид шкалы времени нужны следующие настройки: Максимум и минимум соответствуют числовым значениям дат начала и конца года. Чтобы семидневная сетка совпадала с реальными неделями за дату начала года лучше брать не 01.

01, а ближайший к этой дате понедельник. В качестве исходных данный формирования графика используется таблица, расположенная над графиком. Область печати страницы настроена так, чтобы она не выводилась.

На самом деле диаграмма отражает не только периоды отпусков, но и разрывы между ними (настройками выполнено отображение отпусков зеленым цветом заливки, а разрывов — без заливки то есть прозрачными).

Первый ряд

Это отображаемый прозрачным период от начала времен до даты начала первого отпуска в году. Используется значение в столбце «Начало1».

Второй ряд

Это отображаемый зеленым первый отпуск. Используется значение в столбце «Дней 1» — продолжительность первого периода отпуска: У меня столбец «Дней 1» рассчитывается по формуле: Плюс один день потому, что дата окончания отпуска — это последний его день, а не первый рабочий.

Третий ряд

Это отображаемый прозрачным период от окончания первого отпуска до начала второго. Также считается формулой, а так как данной значение не имеет пользовательской ценности — столбец в таблице максимально сужен.

Последующие ряды

Тут хочется просто сказать «ну и так далее…», в общем зеленые периоды отпусков строятся аналогично ряду 2, а прозрачные промежутки между ними — аналогично ряду 3. Для моей задачи хватило 5-ти периодов — это текущее ограничение шаблона, которое можно преодолеть, продолжая таблицу в ширину (насколько у вас хватит терпения).

А как быть с кадровиками?

Им же нужен просто список!? Не держать одни и те же данные в 2-х местах, не создавать возможности их расхождения — для меня дело чести. Пусть и пришлось потратить время, но лучше один раз ввести формулы чем каждый раз править данные. Тут никаких сложностей нет — просто ссылки с листа, содержащего форму для кадровиков на ячейки все в той же исходной таблице.

Такими ссылками заполнены в каждой строке ячейки с В по Е. Для каждой строки из исходной таблицы (каждого сотрудника) созданы соответственно числу возможных отпускных периодов — 5 строк в данной таблице. Например поле E «Кол-во календ.

дней», для первого сотрудника заполнено: 1-я строка — “=График!G5” 2-я строка — “=График!K5” 3-я строка — “=График!O5” 4-я строка — “=График!S5”

5-я строка — “=График!W5”

Для следующего сотрудника ссылки будут на те же столбцы и на следующую строку (это довольно трудоемко было заполнять из за того, что форма транспонирована, а как копировать формулы с транспонированием я не разобрался). Обратите внимание, что в столбце Е стоит фильтр. Он нужен для того, что бы выводить только заполненные периоды отпусков (настроено не выводить 0). Еще осталось автоматизировать нумерацию строк (первый столбец). В первой строке руками проставлена цифра «1», для остальных использую формулу “=A6+ЕСЛИ(E7=0;0;1)” (на примере 2-й строки).

На этом все. Благодарю за внимание

  • excel
  • шаблон документа
  • графики и диаграммы
  • график отпусков

Хабы:

Источник: https://habr.com/ru/post/316206/

График отпусков на 2021 год составлять по новым правилам – как составить правильно, образец скачать бесплатно

График отпусков по месяцам

График отпусков – обязательный внутренний или локальный нормативный акт организации, в котором распределяется и фиксируется заранее время ухода сотрудников в ежегодный отпуск. График отпусков обязателен для обеих сторон трудовых правоотношений и впоследствии в произвольном порядке изменен быть не может.

Унифицированная форма для этого документа не утверждена, работодатель вправе разработать собственный бланк, удобный для него. Допускается использовать готовую форму из Постановления Госкомстата №1 от 05.01.2004г.

, (график отпусков на 2021 год в Excel – скачать бесплатно в Word здесь).

Бланк простой, включает основные данные о работнике и работодателе, конкретные значения периодов отпуска зависят от принятого работодателем решения по этому поводу.

Помощь юристов:

Звоните бесплатно по России:
8 800 301-86-49

Советы юристов по телефону!
Горячая линия бесплатной юридической помощи работает для вас 24 часа в сутки!

Расскажем подробнее, нужно ли график отпусков на 2021 год составлять по новым правилам, зачем вообще нужен этот документ и можно ли без него обойтись.

В ст. 123 ТК РФ фактически установлена обязательность графика отпусков на предприятии. Если его не составить, могут привлечь к ответственности за нарушение трудовых прав работника.

Только ИП вправе не составлять такой ЛНА, а в соответствии со ст. 305 ТК РФ предоставлять отпуска по договоренности с сотрудником.

Срок составления

В той же ст. 123 ТК РФ указан срок составления графика отпусков – не позднее, чем за две недели до начала нового календарного года, то есть каждый год нужно составлять его до 15 декабря.

Если в течение календарного года принимаются новые сотрудники, которые уходят в отпуск по истечении шести месяцев или раньше, им отпуск предоставить можно только по заявлению или утвердить дополнительный график.

Далее расскажем, как принимается в организации график отпусков на 2021 год: как составить, заполнить и утвердить по новым правилам этот документ. Сразу надо сказать, что изменений в ТК РФ в ст. 123 не вносилось с 2006 года.

Порядок остается прежним, последние изменения связаны с очередностью предоставления отпусков, ФЗ-360 установил возможность выбора периода отпуска по своему усмотрению для работников, имеющих 3 и более детей.

Такое право есть и у других категорий работников (беременные, несовершеннолетние, воспитывающие детей-инвалидов и т.д.).

Правила и порядок утверждения

Как составить график отпусков на 2021 год правильно? Нужно соблюсти порядок составления, который следует из системного толкования норм ТК РФ:

  • собрать пожелание работников, отдельно выделить тех, кто вправе уйти в отпуск в любое время по своему желанию (их тоже нужно внести в документ, но с учетом того, что данные граждане вправе менять свое волеизъявление);
  • составить график;
  • внести даты отпусков на основании решения работодателя (кто его принимает и каким образом стоит расписать в ЛНА). Либо можно издать отдельный приказ о составлении графика на конкретный год;
  • согласовать график с профсоюзом, если он создан на предприятии, в порядке ст. 372 ТКФ;
  • утвердить график приказом;
  • ознакомить с документом работников под роспись (в унифицированной форме нет такой графы, ее можно добавить или составить лист согласования, в котором обязательно указать, что ознакомление производится с графиком отпусков).

Порядок утверждения графика рекомендуется описать в отдельном ЛНА.

Вынужденный простой из-за коронавируса в 2020-2021 годах – оплата и оформление

Оформление документации

График утверждается приказом, то есть, распорядительным актом по предприятию, это обязательный этап, указанный в ст. 123 ТК РФ.

Не существует такого унифицированного бланка, как приказ о подготовке графика отпусков на 2021 год, образец составляется с учетом документооборота, принятого на предприятии. Скачать образец.

Составление приказа осуществляется в следующем порядке:

  • документ печатается на официальном бланке или указывается полное наименование организации;
  • по центру пишется название документа с указанием, о чем он;
  • далее следует обоснование его издания (ссылка на ст. 123 ТК РФ, также рекомендуется указать на наличие согласования профсоюза);
  • далее следует указать на утверждение графика;
  • затем рекомендуется указать, кто ответственен за соблюдение графика, своевременное извещение работников о начале отпуска (обычно это начальник или ответственный работник отдела кадров);
  • традиционный пункт приказа – информация о том, кто осуществляет контроль за его выполнением (именно приказа об утверждении, а не самого графика);
  • бланк заканчивается стандартными реквизитами: внизу листа ставится должность, фамилия, инициалы руководителя и его подпись, далее идут данные об ознакомлении.

Многими предприятиями сейчас используется умный график отпусков. Это сервис или документ в формате Excel с учетом праздников, который самостоятельно считает даты начала и окончания отпуска с учетом выпадающих на период нерабочих дней. Программа сама указывает дату, формирует таблицу ближайших отпусков – пример.

Когда выгоднее брать отпуск в 2021 году по деньгам?

Правила составления графика сейчас законодательно не установлены. Форма графика простая, она включает следующие реквизиты:

  • сначала идет наименование организации;
  • затем пишется дата согласования с профсоюзом;
  • далее идет наименование документа;
  • в правом верхнем углу отмечается утверждение документа руководителем;
  • далее идет таблица с указанием периодов отпусков, при этом они приводятся для каждого работника с указанием фамилии, имени, отчества, структурного подразделения, должности, табельного номера. Также рекомендуется указать не только планируемые даты, но и реальные, причины перенесения.

Шаблон графика из Постановления Госкомстата достаточно удобен, но его можно переработать (внести графу с ознакомлением и т.д.).

Помощь юристов:

Звоните бесплатно по России:
8 800 301-86-49

Советы юристов по телефону!
Горячая линия бесплатной юридической помощи работает для вас 24 часа в сутки!

Источник: https://zakonmedia.ru/grafik-otpuskov-na-2021-god-kak-sostavit-zapolnit-i-utverdit-po-novym-pravilam/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.