Инвентаризация запасов

Учет инвентаризации материальных запасов предприятия

Инвентаризация запасов

В процессе реформирования бухгалтерского учета в рамках Международной программы стандартизации бухгалтерского учета особенно остро стоят вопросы обеспечения правильной его организации и контроля.

Инвентаризация — один из элементов метода бухгалтерского учета, обеспечивающий достоверность учетных данных путем сверки фактических остатков ценностей и расчетов с данными учета и осуществления контроля за сохранностью собственности.

Инвентаризация имеет очень важное контрольное значение и выступает в качестве необходимого дополнения к документации хозяйственных операций.

Она служит средством не только вскрытия и выявления недостач и злоупотреблений, но и предупреждения их в дальнейшем.

Подходыкинвентаризации в нашей стране и за рубежом различны.ВРоссии главный бухгалтер, хотя на него и не могут быть возложены обязанности, связанные с материальной ответственностью за денежные и материальные ценности, должен тщательно контролировать и активно участвовать в проведении инвентаризаций, в подготовке мероприятий по предупреждению недостач и хищений.

Данная тема очень актуальна, так как инвентаризация является эффективным методом контроля за сохранностью имущества организации, соблюдением финансовой дисциплины, правильностью отражения операций на счетах бухгалтерского учета, своевременным обнаружением и исправлением расхождений между фактическими данными, полученными в результате ее проведения.

В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально производственных запасов» (ПБУ 5/01), утвержденного приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. № 44н, в системе нормативного регулирования бухгалтерского учета в Российской Федерации используется понятие «материально производственные запасы» (МПЗ) — это активы:

–          используемые в качестве сырья, материалов и т. п. при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг);

–          предназначенные для продажи;

–          используемые для управленческих нужд организации.

Таким образом, материальные запасы являются частью МПЗ (рис. 1).

Рис. 1. Состав материально-производственных запасов

Материальные запасы представляют собой предметы труда, которые используются для изготовления продукции, выполнения работ, оказания услуг. Их особенность заключается в том, что, участвуя в процессе производства, материалы полностью потребляются в каждом цикле и полностью переносят свою стоимость на вновь созданную продукцию (работы, услуги).

В бухгалтерском учете отсутствует единая классификация и группировка материальных запасов. Однако чаще всего их классифицируют по следующим признакам:

–          по функциональной роли и назначению в процессе производства;

–          по физико-химическому составу;

–          по техническим свойствам.

По функциональной роли и назначению в процессе производства материалы можно подразделить:

–          на сырье и материалы;

–           покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали;

–          топливо;

–          тару и тарные материалы;

–          запасные части;

–          прочие материалы;

–          материалы, переданные в переработку на сторону;

–          строительные материалы;

–          инвентарь и хозяйственные принадлежности;

–          специальную оснастку и специальную одежду на складе;

–          специальную оснастку и специальную одежду в эксплуатации.

Такая классификация материалов называется экономической. Она положена в основу открытия субсчетов к счету 10 «Материалы».

Группа «Сырье и материалы» дополнительно подразделяется на подгруппы: «Сырье и основные материалы» и «Вспомогательные материалы».

По физико-химическому составу выделяют материалы:

–          твердые (уголь, металл);

–          жидкие (краска, горючее);

–          газообразные (газ);

–          мягкие (ткань, кожа, резина).

Классификация материальных запасов по техническим свойствам заключается в подразделении их на разделы, группы, подгруппы, марки и сорта.

Чаще всего выделяют группы черных и цветных металлов, моторов, подшипников, электроаппаратуры, радиоаппаратуры, лакокрасочных, резиновых, асбестовых и прокладочных материалов.

Каждая группа делится на подгруппы, они в свою очередь — на марки, сорта и профили.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию запасов, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Основными задачами инвентаризации материальных запасов являются:

–          проверка реальной стоимости учтенных на балансе материальных запасов;

–          контроль за сохранностью этих средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

–          выявление материальных запасов, частично потерявших свое первоначальное качество, не отвечающих стандартам качества, техническим условиям и т. п.;

–          выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных запасов с целью последующей реализации;

–          проверка соблюдения правил и условий хранения материальных запасов.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

–          излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации, а у бюджетных и казенных учреждений приходуется и отражается в учете в порядке, установленном Министерством финансов Российской Федерации;

–          недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм — на счет виновных лиц.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации, а у бюджетных и казенных учреждений списываются и отражаются в учете в порядке, установленном Министерством финансов Российской Федерации.

Методика проведения инвентаризации, порядок документального оформления ее результатов определены Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 г. № 49.

Основными целями инвентаризации являются:

–          установление фактического наличия основных и оборотных средств в целом и в разрезе ответственных за их сохранность лиц;

–          наличие неполноценного и ненужного имущества;

–          сохранность материальных ценностей и денежных средств;

–          устранение недостатков в организации первичного бухгалтерского учета;

–          выявление причин, вызывающих расхождения фактического наличия средств с данными бухгалтерского учета.

Для того чтобы провести инвентаризацию на предприятии приказом руководителя создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Ее персональный состав утверждает руководитель предприятия. Перед тем как проводить инвентаризацию создается рабочая инвентаризационная рабочая комиссия.

Инвентаризация проводится в присутствии материально-ответственного лица. Работа комиссии заключается в определении фактического наличия имущества. Итоги отражаются в инвентаризационных описях, которые подписываются председателем и членами комиссии и передается в бухгалтерию.

В случае, если фактические данные не совпали с данными бухгалтерского учета, составляется сличительная ведомость, в которую вносятся данные по тем ценностям, по которым выявлены расхождения.

Серьезные последствия может повлечь за собой как непроведение, так и неправильное оформление результатов инвентаризации.

Результаты инвентаризации оформляются первичными документами, формы которых утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998г. № 88.

В процессе инвентаризации материальных запасов оформляются:

–          Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-22);

–          Журнал контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23);

–          Инвентаризационный ярлык (форма № ИНВ-2);

–          Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3);

–          Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (форма № ИНВ-5);

–          Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-19);

–          Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей (форма № ИНВ-24);

–          Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации ценностей (форма № ИНВ-25);

–          Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26).

Одно из важнейших требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету, — реальность его показателей, т. е. данные бухгалтерского учета должны полностью соответствовать действительности.

Под действием различных факторов в бухгалтерском учете могут возникнуть несоответствия и расхождения. Таковыми могут быть различного рода ошибки, естественные изменения, злоупотребления материально-ответственных лиц. Что бы выявить влияние данных факторов и проводится инвентаризация.

Только благодаря этому методу бухгалтерского учета можно установить соответствие между количеством и качеством имущества указанного в бухгалтерском балансе и имущества в действительности находящимся на предприятии.

Литература:

1. Бреславцева Н. А. Бухгалтерский учет: учеб. пособие / Н. А. Бреславцева, Н. В. Михайлова, О. Н. Гончаренко. — Ростов н/Д: Феникс, 2012. — 318 с.

2. Ерофеева В. А. Бухгалтерский учет: конспект лекций / В. А. Ерофеева, О. В. Тимофеева. — 4-е изд., перераб. и доп. — М.: Юрайт, 2011. — 142 с.

3. Леевик Ю. С. Бухгалтерский финансовый учет: учеб. пособие / Ю. С. Леевик. — СПб.: Питер, 2010. — 384 с.

4. Соколова Е. С. Бухгалтерское дело: учебник / Е. С. Соколова, О. В. Соколов. — М.: Высшее образование, 2009. — 328 с.

5. Черемисина С. В. Бухгалтерский и налоговый учет: учеб. пособие / С. В. Черемисина, Н. А. Тюленева, А. А. Земцов. — Томск: Ветер, 2010. — 672 с.

Источник: https://moluch.ru/archive/56/7692/

Инвентаризация запасов

Инвентаризация запасов

Важным моментом в ведении бухгалтерского учета является инвентаризация запасов компании. Инвентаризация запасов – это проверка их наличия в натуре путем подсчета, взвешивания, обмера и т. д.

Основными целями инвентаризации запасов являются: выявление фактического наличия запасов; сопоставление фактического наличия запасов с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете и, следовательно, обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности.

Периодическая инвентаризация запасов необходима потому, что между фактическими остатками и данными бухгалтерского учета возможны расхождения по различным причинам, таким как:

· естественная убыль запасов;

· недостачи или излишки запасов;

· неисправность измерительных и весовых приборов;

· допущение арифметических ошибок в подсчетах при оформлении первичных документов;

· умышленные злоупотребления (растраты, хищения, прямое присвоение и т. д.);

· нарушение условий хранения и другие причины.

Периодичность проведения инвентаризации товарно-материальных запасов указы­вается в учетной политике организации. В обязательном порядке инвентаризация проводится в следующих случаях:

· перед составлением годовой финансовой отчетности;

· при передаче товарно-материальных запасов одним материально ответственным лицом другому;

· при переоценке запасов;

· при установлении фактов хищений и других злоупотреблений, а также порче товарно-материальных запасов;

· в случае стихийных бедствий (пожара, наводнения, землетрясения и др.), ограблений, аварий и других чрезвычайных ситуаций, вызванных форс-мажорными обстоятель­ствами;

· по требованию судебно-следственных органов, а также по указанию руководителей вышестоящих организаций или руководителя предприятия;

· при ликвидации или реорганизации организации (предприятия) перед составлением ликвидационного или разделительного баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством Республики Казахстан.

Основными задачами инвентаризации запасов являются:

· контроль за полным и точным отражением фактического наличия и состояния товарно-материальных запасов путем сопоставления с учетными данными в целях обеспечения их сохранности;

· проверка правильности учетных данных по товарно-материальным запасам, их реальное отражение в балансе организации;

· выявление малоходовых (невостребованных), неполноценных, залежавшихся и совершенно непригодных для использования запасов, а также запасов, частично потерявших свое первоначальное качество, что очень важно для разработки мер по ликвидации сверхнормативных товарных запасов;

· проверка соблюдения правил и условий хранения товарно-материальных запасов;

· проверка соблюдения правил организации материальной ответственности за вверенные лицам ценности.

Инвентаризация товарно-материальных запасов по своему назначению и в зависимости от сроков проведения бывает плановая, внеплановая и внезапная.

Плановые инвентаризации проводятся периодически, согласно заранее разработанному и утвержденному руководителем в начале отчетного года графику (плану) их проведения. Внеплановые инвентаризации проводятся вне графика (плана) по мере необходимости (например, при смене материально ответственного лица).

По распоряжению вышестоящих органов, по требованию государственных органов в соответствии с их компетенцией, собственников, руководства организации проводятся внезапные инвентаризации.

В зависимости от полноты охвата проверкой товарно-материальных запасов на предприятии различают полные и частичные инвентаризации. Полная инвентаризация – это проверка всех без исключения товарно-материальных запасов, находящихся на данном предприятии.

Она проводится обязательно перед составлением годовой финансовой отчетности, при смене материально ответственных лиц, при переоценке более одной трети всех запасов. Частичная инвентаризация представляет собой проверку только лишь части или отдельных видов товарно-материальных запасов.

В зависимости от степени охвата проверкой товарно-материальных запасов инвентаризации бывают сплошные и выборочные.

Сплошная инвентаризация – это проверка товарно-материальных запасов одновременно на всем предприятии, в его структурных подразделениях, отделах, секциях, филиалах и представительствах.

Выборочная инвентаризация – это проверка отдельных наименований товаров, имеющихся на предприятии, она является разновидностью частичной инвентаризации.

Выборочной проверке подвергаются прежде всего наиболее ценные и пользующиеся повышенным спросом (дефицитные) запасы, а также запасы, по которым образовались сверхнормативные запасы или продолжительное время не было их движения (поступления, выбытия). Если при выборочных проверках будут установлены расхождения с данными бухгалтерского учета, то должна быть проведена внеочередная сплошная инвентаризация товарно-материальных запасов.

Для повышения эффективности инвентаризационной работы и обеспечения реальности и объективности результатов инвентаризации в организациях создают постоянно действующие инвентаризационные комиссии. Комиссию возглавляет руководитель организации или его заместитель.

В состав комиссии входят главный бухгалтер, начальники и специалисты структурных подразделений (отделов, служб). Состав комиссии и порядок ее работы утверждаются приказом руководителя организации. Не следует назначать в состав комиссии материально ответственных лиц, по которым проводится инвентаризация.

При передаче товарно-материальных запасов от одного материально ответственного лица другому в состав рабочей инвентаризационной комиссии включаются работники, сдающие ценности и принимающие их. В тех случаях, когда инвентаризация товарно-материальных запасов проводится в отсутствие материально ответственных лиц (болезнь, смерть и т. п.

), а также в случае установления фактов хищения, после ограблений в состав рабочей инвентаризационной комиссии включается представитель службы внешнего аудита, местной власти или полиции, полномочия которого подтверждаются документами (удостоверением), о чем делается отметка в инвентарной описи.

При проведении инвентаризации после стихийных бедствий (наводнение, пожар, землетрясение и т. п.) в состав инвентаризационной комиссии включаются представители органов страхования.

Назначение рабочей инвентаризационной комиссии оформляют письменным распоряжением (приказом) руководителя организации, в котором указывают: персональный состав комиссии; какой вид ценностей подлежит инвентаризации, основание проведения (плановая, смена материально ответственных лиц, переоценка и т. д.); вид и объем инвентаризации; дату и время начала и окончания инвентаризации, срок представления инвентаризационных материалов в бухгалтерию. Распоряжение (приказ) подписывается руководителем и главным бухгалтером организации.

На крупных предприятиях в целях ускорения снятия фактических остатков ценностей по разным местам их хранения могут создаваться несколько инвентаризационных подкомиссий, которые работают под руководством председателя основной инвентаризационной комиссии.

Председатель комиссии и материально ответственное лицо по данным итогов всех инвентаризационных описей, составленных подкомиссиями, оформляют и подписывают сводный акт о наличии товарно-материальных запасов в подотчете у этого материально ответственного лица.

Для обеспечения реальности и объективности результатов большое значение имеет внезапность инвентаризации. Инвентаризационная комиссия, прежде чем приступить к проверке фактического наличия, должна:

· опломбировать (опечатать) подсобные помещения, подвалы и другие места хранения товарно-материальных запасов, имеющие отдельные входы и выходы, с целью предот­вращения допуска в них посторонних лиц;

· проверить исправность весоизмерительных приборов, используемых для работы комиссии в процессе проведения инвентаризации, и соблюдение установленных сроков их клеймения.

Перед началом проверки наличия товарно-материальных запасов инвентаризационная комиссия должна получить у материально ответственных лиц последние реестры приходных и расходных документов с приложением к ним документов по поступившим и выбывшим ценностям, товарные (материальные) отчеты с выведенными в них остатками запасов на момент инвентаризации. Отчеты составляются в трех экземплярах: один экземпляр передается председателем инвентаризационной комиссии в бухгалтерию, второй – остается у председателя комиссии, третий – у материально ответственных лиц.

Инвентаризационная комиссия вместе с отчетами обязана получить у материально ответственных лиц расписку о том, что к началу инвентаризации все имущество, поступившее на ответственное хранение, оприходовано, а выбывшее списано в расход и все расходные и приходные документы на имущество, находящееся у них в подотчете, включены в последний отчет (реестр) и сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии.

Комиссия тщательно проверяет полученные товарные (материальные) отчеты, а также все приложенные …

Источник: https://cdb.kz/sistema/biblioteka-bukhgaltera/articles/inventarizatsiya-zapasov/

Конспект лекций по курсу «Бухгалтерский финансовый учет»

Инвентаризация запасов

Основным направлением повышения эффективности использования материально-производственных запасов является наличие технически оснащенных складских помещений современными весоизмерительными приборами и устройствами, позволяющими механизировать и автоматизировать складские операции и складской учет.

Важное условие рационального использования запасов – усиление личной и коллективной ответственности и материальная заинтересованность работников структурных подразделений.

В частности, для обеспечения контроля за сохранностью материально-производственных запасов организация должна заключать с работниками договоры о полной материальной ответственности, своевременно проводить инвентаризации и проверки.

Инвентаризация является важным приемом контроля за сохранностью материально-производственных запасов. Она позволяет контролировать правильность ведения бухгалтерского учета, его достоверность и сохранность запасов.

Инвентаризация материально-производственных запасов должна проводиться не реже одного раза в год и не ранее 1 октября. Сроки проведения инвентаризации определяет непосредственно руководитель организации.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» обязывает проводить инвентаризацию сырья, материалов при составлении годовой бухгалтерской отчетности, во всех других случаях – в период наименьших остатков ценностей на счетах.

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации инвентаризации материально-производственных запасов обязательны:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;

• при смене материально ответственного лица;

• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

• в случае чрезвычайных ситуаций;

• при реорганизации или ликвидации организации;

• при бригадной материальной ответственности при смене бригадира, выбытии из бригады более 50 % ее членов, а также по требованию одного или нескольких членов бригады.

Инвентаризация проводится комиссией, назначаемой приказом руководителя организации, в присутствии материально ответственного лица, от которого получена расписка в том, что к началу инвентаризации все ценности им оприходованы, все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии.

При инвентаризации запасов проверяют наличие продукции, материалов на определенную дату путем пересчета, взвешивания, определения их объема и сопоставления фактических данных с данными бухгалтерского учета. Инвентаризация материальных запасов должна проводиться, как правило, в порядке расположения ценностей в данном помещении.

В процессе инвентаризации тщательной проверке подвергаются все первичные бухгалтерские документы, правильность принятых решений по пересортице материальных ценностей, недостачам и излишкам. Также при ревизии использования и сохранности материально-производственных запасов в организации следует проверять:

• состояние складского хозяйства;

• сохранность материально-производственных запасов, соблюдение порядка учета материалов;

• работу по нормированию расходов материально-производственных запасов;

• своевременность и правильность проведения инвентаризаций запасов, обоснованность списания потерь по нормам естественной убыли;

• соблюдение и правильность установления нормы бесплатной выдачи спецодежды, спецобуви и спецпитания.

Выявленные при инвентаризации ценности заносят в инвентаризационную опись, по данным которой затем составляют сличительную ведомость. Товарно-материальные ценности заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Описи составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.

В результате инвентаризации могут быть выявлены:

• соответствие фактического наличия материально-производственных запасов данным учета;

• излишки ценностей, которые подлежат оприходованию и включению в состав дохода организации;

• недостача материально-производственных запасов;

• пересортица.

Недостача и потери от порчи материальных ценностей учитываются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием запасов и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах в учете в следующем порядке:

Аналитический учет недостач, хищений и порчи материально-производственных запасов ведут по счету 94 по каждому виду материально-производственных запасов. При этом по ценностям, которые числятся в недостаче и на которые установлены нормы естественной убыли, рассчитывается недостача в пределах норм естественной убыли.

В случае недостачи, порчи или хищений материальных ресурсов до момента отпуска их в производство (эксплуатацию) и момента оплаты сумма указанного в первичных документах при их приобретении налога на добавленную стоимость, не подлежащего в соответствии с налоговым законодательством возмещению, записывается следующей проводкой на счетах бухгалтерского учета:

В случае обнаружения недостачи, порчи или хищений материальных ресурсов до момента отпуска их в производство (эксплуатацию), но после их оплаты сумма налога на добавленную стоимость, не подлежащая в соответствии с налоговым законодательством зачету, но ранее уже возмещенная бюджету, восстанавливается по кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам». При этом оформляются следующие записи на счетах бухгалтерского учета:

Недостача в пределах норм естественной убыли списывается на издержки производства, а сверх установленных норм относится, как правило, на материально ответственное лицо приказом руководителя организации.

В этих случаях в бухгалтерском учете совершаются следующие записи:

Существенно улучшить учет материально-производственных запасов можно, совершенствуя применяемые документы и учетные регистры, т. е. шире используя накопительные документы (лимитно-заборные карты, ведомости и др.), предварительную выписку документов на вычислительных машинах, карточки складского учета в качестве расходного документа по отпущенным материалам и др.

Источник: https://ur-consul.ru/Bibli/Konspyekt-lyektsiyi-po-kursu-Bukhgaltyerskiyi-finansovyyi-uchyet.92.html

Проведение инвентаризации и оформление ее результатов

Инвентаризация запасов

С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался покупатель. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин, и висит табличка «Учет».

Ее цель — найти расхождения по фактическому наличию товара с данными, которые находятся в учетной системе организации.

Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью. Разберем, как проводить переучет.

Инвентаризация пройдет быстрее с МоимСкладом — наше бесплатное приложение можно установить на терминалы сбора данных. Поставьте его на ТСД и пропикайте товары, направляя устройство на штрихкоды.

Инвентаризационную опись и документ расхождений с расчетным количеством составлять не понадобится: они сформируются автоматически в МоемСкладе.

А еще в нашем сервисе можно скачать все документы, которые могут вам пригодиться во время переучета: бланки и образцы приказа об инвентаризации, товарной описи, сличительной ведомости и другие. Все это полностью бесплатно. Зарегистрируйтесь и попробуйте МойСклад прямо сейчас!

Итак, с чего начать? Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы — время и деньги.

Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации.

Если компания состоит из одного человека и этот человек — вы, в ходе переучета вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.

Сроки проведения инвентаризации

Сроки проведения инвентаризации в России определяются Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Проводить переучет обязательно:

  • при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже,
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности,
  • при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел),
  • при установлении фактов хищений и порчи ценностей,
  • в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями,
  • при ликвидации (реорганизации) организации.

Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц — для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна.

Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявить бракованный товар, убрать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.

Порядок проведения инвентаризации

В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем — по качеству или количеству — оформить соответствующие акты, а далее — передать составленные опись и акты в бухгалтерию.

Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги. Потом издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации и вносятся изменения в учет.

Затем принимается решение о взыскании ущерба с материально ответственных лиц.

Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию.

Этап Действия Документ (форма)

Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии

Директор издает приказ и создает комиссию, в нее включает материально ответственное лицо и бухгалтера, если они есть. Если нет, то только самого себя, но в разных функциональных ролях.

ИНВ-22 — Приказ о проведении инвентаризации.

Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов

Распечатывается инвентаризационная опись, члены комиссии пересчитывают остатки товара. Данные заносят в графу «Фактическое наличие». По завершении пересчета документ подписывают все члены комиссии.

ИНВ-3 — инвентаризационная опись ТМЦ.

Сверка фактического результата инвентаризации с данными учета

Формируется сличительная ведомость. Заполняются акты и другие документы, которые поясняют расхождения между фактическим данными и учетными.

Если у вас есть бухгалтер, сверку проводит он на основе инвентаризационной описи ИНВ-3.

ИНВ-19 — сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.

ИНВ-6 — акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути

ИНВ-5 — инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение

ТОРГ-16 — акт о списании товаров

Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете

Принимается решение о взыскании ущерба с виновных. Руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации — на его основании вносятся записи в бухучет.

Одновременно составляется ведомость учета результатов инвентаризации.

Приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации.

ИНВ-26 — Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

Ниже подробнее поговорим об обозначенных в таблице этапах.

Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии

Начинается инвентаризация в магазине или на складе с издания приказа о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22, который должны подписать руководитель или владелец торговой точки. Далее необходимо создать специальную комиссию, в которую должен обязательно входить бухгалтер и материально ответственное лицо, например, продавец или работник склада.

Разберем подробнее, как правильно проводить инвентаризацию. В торговых организациях, по закону, этот процесс начинается для продавцов и кладовщиков внезапно — работники не должны знать ничего до того, как в магазин или на склад придет комиссия.

После этого продажа и перемещение товара, который попадает под инвентаризацию, запрещены. То есть либо надо закрыть весь склад или магазин, либо только проверяемый отдел и кассу при отделе.

Инвентаризация склада и торговой точки отличаются тем, что подсчитать товар на складе намного тяжелее, чем на полках, поэтому требуется больше времени и усилий.

Подготовка к пересчету товара должна проводиться в присутствии всех членов комиссии. Для упрощения процесса в большом магазине можно составить план инвентаризации, например, по схеме расположения товара. В этом случае после пересчета можно прямо на ней фиксировать фактическое количество продукции. Этот способ удобен своей наглядностью.

Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов

При инвентаризации комиссия проверяет не только количество товара, но и его качество, сроки хранения и годности.

Для фиксирования результатов обязательно формируются документ — опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3, в котором перечисляются по группам все товары с указанием сорта, артикула и других характеристик, повышающих точность учета.

В зависимости от видов продукции, представленной в магазине и лежащей на складе, в процедуру помимо пересчета вводятся процессы контрольного взвешивания, измерения и прочие.

https://www.youtube.com/watch?v=DjTTac7SOJ0

Если учетные процессы в вашей организации автоматизированы, то проверка проходит быстрее — из системы распечатываются остатки товаров и сверяются с тем, что есть на полках и на складе. Так вы можете быстро обнаружить недостачу или излишки при инвентаризации. Для этого отлично подойдет МойСклад — удобная система учета, которая поможет максимально ускорить проверку.

Описи необходимо составлять в двух экземплярах: на основе одного бухгалтер составит сличительную ведомость, второй получит материально ответственное лицо. Если опись составляется вручную, то в ней не допускаются помарки. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, над ними проставляются корректные цифры.

Исправления в документах при проведении инвентаризации и оформлении ее результатов должны быть согласованы со всеми членами комиссии и материально ответственными лицами и заверены их подписью.

Во время проверки также могут быть обнаружены ценности, не отраженные в учете. Эти излишки тоже нужно включать в опись.

Сверка фактических данных с учетными

По итогам проверки необходимо передать заполненные и подписанные всеми членами комиссии описи в бухгалтерию. Там будет проводиться сверка фактических остатков товара из описей с данными системы учета.

Если бухгалтерии нет, то обязанности бухгалтера выполняет генеральный директор, и сверку нужно проводить ему.

Если в магазине или на складе были выявлены отклонения по фактическому наличию, это необходимо отразить в сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-19. Ее обязательно подписывает и материально ответственное лицо.

Если товары находятся в пути, на хранении не на месте проведения инвентаризации или испорчены, то оформляются документы:

Иногда во время проверки некоторые товары еще не доставлены в магазин — в этом случае требуется заполнить бланк акта ИНВ-6. Продукция, которая хранится на складах других организаций, указывается в форме ИНВ-5.

На испорченные товары, не подлежащие дальнейшей реализации, в том числе из-за срока годности, составляется акт о списании по форме ТОРГ-16.

Он заполняется в трех экземплярах: для материально ответственного лица, бухгалтерии и подразделения, где проводится инвентаризация.. Подписать его должны все члены комиссии.

При порче, бое, ломе товара заполняется ТОРГ-15 — на товары, которые можно уценить или списать. Оформить документ нужно в трех экземплярах, утверждает его руководитель организации.

Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете

На этом этапе, когда есть четкая картина по отклонениям, руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации. На его основании можно взыскать ущерб с виновных лиц, внести соответствующие записи в бухучет.

Параллельно с этим в ведомость учета результатов ИНВ-26 бухгалтер вносит все итоговые цифры по колонкам: излишки, недостачи, испорченные товары, фиксирует пересортицу, разносит по колонкам суммы естественной убыли, сумму, которую нужно списать с виновных лиц и сумму сверх норм естественной убыли. Документ подписывается всеми участниками процесса. После этого у владельца или бухгалтерии есть законные основания взыскать убытки с виновных лиц. Процесс инвентаризации документально завершен.

Излишки и недостача при инвентаризации

Выявленные расхождения — излишки или недостачи — нужно оформить как приход или расход. Иногда недостача при инвентаризации списывается как воровство покупателей или погрешности учета — по установленным нормам. Существенную для организации недостачу оплачивает материально ответственное лицо. Подробнее о списаниях читайте в нашей статье.

При инвентаризации иногда выявляется пересортица — это одновременный излишек и недостача товаров одного наименования, но разного сорта. Например, по данным учета в остатках числятся 6 коробок риса «Басмати» и 4 риса «Кубанский». При проведении инвентаризации выяснилось, что фактически есть 3 «Басмати» и 7 «Кубанский». Такая ситуация означает, что произошла пересортица.

В этом случае надо разобраться, одинаковы ли товары по цене.В учете суммы превышения недостачи над излишками списываются на финансовые результаты, соответственно, вам придется оштрафовать невнимательного продавца или кладовщика. В любом случае, даже если урон организации не был нанесен, пересортицу нужно отразить в вашей учетной системе для обеспечения качества данных.

Подробнее о пересортице при инвентаризации.

Инвентаризация товаров с помощью специальных программ и сервисов

Мы уже говорили, что автоматизация учета упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть недостачи и излишки: как в штуках, так и в деньгах.

Но закрывать точку или отдел на инвентаризацию — значит все равно на время останавливать продажи, поэтому важно провести ее как можно быстрее. Эту проблему можно решить, если сделать переучет автоматическим.

Для этого нужно нужно связать программу, в который вы ведете учет — например, МойСклад — с с терминалом сбора данных. Во время инвентаризации просто сканируйте штрихкоды товаров на складе. Проверять расхождения будет система — автоматически, без вашего участия.

В конце МойСклад выдаст готовую инвентаризационную опись. Настроить этот автоматический процесс очень просто — читайте инструкцию.

Не понадобится даже носить с собой ноутбук и огромное количество бумаг: достаточно просто смартфона — у МоегоСклада есть удобные и бесплатные мобильные приложения, в которых можно проводить инвентаризацию товаров.

При приемке товара кладовщик может неправильно его оприходовать, кассир — ошибиться, отпуская товар покупателю, или при поставке никто не проверит комплектацию заказа. Из-за этого возникает пересортица, лишняя бумажная волокита, а товар приходится возвращать поставщикам.

Выход — сделать так, чтобы комплектация проверялась автоматически. Это возможно в МоемСкладе: сервис сам найдет расхождения в заказах покупателей и поставщиков или, например, при перемещении товара со склада в торговый зал. Можно сверять не только количество, но и коды маркировки с документами.

Как это сделать — читайте здесь.

А еще в МоемСкладе можно скачать или заполнить онлайн все документы для инвентаризации: бланки ИНВ-3, ИНВ-5, ТОРГ-16, образцы приказа, товарной описи, сличительной ведомости ИНВ-26 и другие. Все это бесплатно — попробуйте прямо сейчас!

Источник: https://www.moysklad.ru/poleznoe/shkola-torgovli/provedenie-inventarizacii-i-oformlenie-ee-rezultatov/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.