Как распределить график работы

Как всё успеть, как правильно распределить своё время — основы тайм-менеджмента для хоумскулеров

Как распределить график работы

Чтобы хорошо учиться и успевать готовиться к аттестациям, необходимо научиться планировать время, чтобы всё успевать — и прочитать учебник, и сделать домашку, и погулять с друзьями, и заняться спортом или своим хобби.  

Тайм-менеджмент является одним из самых важных навыков в 21 веке. Умение распределять время поможет в выполнении задач, расстановке приоритетов и достижении целей. 

Мы составили для вас алгоритм, следуя которому вы сможете привести в порядок все свои дела, добиться успехов и всё успеть. А ещё это поможет в борьбе с прокрастинацией, которая часто мешает отбросить всё ненужное и приступить к делам. 

1. Определите цель

О чём вы мечтаете? Поступить в лучший вуз мира, выиграть Всеросс или стать чемпионом по танцам? Сформулируйте свою мечту и запишите. А теперь подумайте, что нужно сделать, чтобы достичь этой цели. Если ничего не приходит в голову, попросите взрослых помочь вам. Это поможет вам выделить главное, чтобы затем распорядиться своим временем правильно.

Когда вам покажется, что цель недостижима, не изменяйте цель – изменяйте свой план действий.
                                                                                                                                          Конфуций

2. Составьте список дел

Сдать эссе, сходить в магазин, выучить конспект — мы держим в голове множество задач. Из-за этого может казаться, что ничего не успеваешь, а учёба занимает всё время. Но это ощущение обманчиво.

Просто мозг перегружен. Постоянно прокручивая задачи в голове, мы испытываем страх перед ними и откладываем всё на потом. Если с вами такое случается, значит, пришло время учиться планировать своё время.

Чтобы выйти из замкнутого круга, возьмите ежедневник или блокнот и составьте список всех задач, которые у вас есть. Конкретизируйте их: вместо «позаниматься английским» напишите «читать в течение 30 минут книгу на английском». Согласитесь, последний вариант звучит уже не так сложно, как первый.

После этого распределите задачи по приоритету: что нужно сделать срочно, а что может немного подождать. Для этого начертите большой квадрат, как на картинке, и перенесите задачи в подходящие блоки.

3. Распределите задачи по дням

Начните планирование своего времени с малого: возьмите за отрезок неделю. Постепенно вы перейдёте на долгосрочные перспективы — от месяца до года. 

Выделите каждому дню страницу и распределите задачи на неделю. Сначала запишите срочные и важные дела из первого квадрата — их поставьте в верх списка.

Одна из главных ошибок новичков — планировать на день десять дел, а выполнять только два или три. Приходится переписывать невыполненные задачи на завтра и ощущать неудовлетворённость.

Чтобы этого избежать, записывайте только те дела, которые вам точно нужно сделать именно в этот день. Для остальных сделайте список «дела на неделю» и обращайтесь к нему, когда появится время.

В этом случае вам легче будет распределять своё время и всё успевать.

Не пытайтесь занять весь день, задача планирования — высвободить время для творчества и отдыха, эффективно распределив ресурсы в течение дня. 

Найдите наставника, который будет контролировать ваш прогресс и интенсивность нагрузок. В «Домашней школе Фоксфорда» вы можете попросить наставника напоминать вам об учебных задачах и помочь составить учебный план, а также научиться правильно организовать своё время.

4. Зафиксируйте время выполнения задач

К каждому делу напишите примерное время выполнения, так вы научитесь оценивать свои ресурсы и эффективнее планировать день. Некоторые задачи требуют работы в течение трёх часов, а на другие понадобится 15 минут.

Фиксация времени позволяет не растягивать дело. Например, отведя на тест по физике один час, мозг будет автоматически стараться уложиться в этот отрезок. Умение укладываться в заданное время пригодится вам на экзаменах. Используйте секундомер, чтобы натренировать свои внутренние часы. 

5. Следите за регулярностью

Некоторые задачи нужно делать ежедневно: например, 40 минут в день заниматься английским. Чтобы не писать одинаковые задачи каждый день, сделайте трекер привычек. Вот примерный график, который может помочь распределять время и отказаться от какой-либо привычки или привить её. Отмечаете дни, когда выполняли дело и таким образом отслеживайте регулярность.

6. Найдите источники мотивации

Как правильно распределить день и заставить себя начать что-то делать? Вот наши рекомендации:

  • Вспомните о мечте и зачем вы это делаете. Распечатайте вдохновляющие фразы или картинки и повесьте на стену.
  • Подумайте, что вы уже успели сделать, и поблагодарите себя. Заведите дневник благодарностей и выписывайте туда перед сном как минимум пять «спасибо».
  • Хвалите себя за выполненные дела, дарите себе подарки. Сдали тест на отлично — купите мороженое или сходите в кино.
  • Поделитесь планами с другом. Например, расскажите, что хотите пройти курс по программированию до конца декабря. Так у вас появится ответственность ещё перед кем-то и мотивация возрастёт, а вместе с тем вы научитесь распоряжаться временем.

Источник: https://externat.foxford.ru/polezno-znat/time-management

Инструкция: составляем график сменности

Как распределить график работы

График сменности дает возможность предприятию обеспечить длительную ежедневную деятельность. Регулируя очередность одного сотрудника с другим, организация функционирует непрерывно.

Она использует имеющиеся производственные мощности оптимально, увеличивая объем продукции. Для получения максимальной прибыли требуется 2-, 3- или 4-сменный труд.

Каждому варианту устанавливают строгие временные рамки.

Документ нужен, чтобы не допустить простой производственных мощностей. Его используют в организациях экстренной помощи — медицинских, МЧС, полиции. Его применяют, регулируя работу сторожей.

Документ позволяет учитывать время работы сотрудников и правильно начислять заработную плату. Органы контроля в обязательном порядке проверяют его наличие в организации и при отсутствии применяют штрафные санкции.

Основной законодательный акт, который определяет формирование — ТК РФ (ст. 103 и 372). Определения термина он не содержит, но устанавливает в ряде статей основные требования к процессу организации труда:

  • устанавливать перерыв для приема пищи (ст. 108 ТК РФ);
  • предусматривать длительность непрерывного отдыха каждую неделю как минимум 42 ч (ст. 110 ТК РФ);
  • не привлекать сотрудника на 2 смены подряд (ст. 103 ТК РФ).

Когда и кто составляет

Решение вопроса о введении или изменении графика смен находится в компетенции работодателя. Он принимает решение с учетом:

  • применяемых в производстве технологий;
  • необходимости повысить эффективность процессов;
  • превышения длительности производственных действий над разрешенной продолжительностью каждодневной работы;
  • увеличения объема продукции и услуг.

Задачу по формированию работодатель возлагает на работника кадровой службы, секретаря или руководителя подразделения. Основное условие для исполнителя — при разработке документа соблюдать требования законодательства в отношении интересов и прав сотрудников.

Как определить количество

Смена длится от 3 до 12 часов в течение дня. Количество определяет работодатель в зависимости от особенностей производственного процесса. Документ используют на протяжении года или сезона — при повышении спроса. Количество сотрудников в смене не ограничивается.

Как правило, образец, как составить график работы на 3 человека по 12 часов, определяет прямой порядок чередования сотрудников (отработана первая — отдых — включение во вторую, третью и т. д.

) или обратный (отработана первая — отдых — включение в третью, затем — во вторую и т. д.).

При наличии непрерывного процесса предприятие использует 4-шаговый алгоритм (3 смены трудятся сутки, четвертая — на отдыхе).

Определяя число смен и занятых в них сотрудников, работодатель учитывает разрешенную продолжительность времени труда для особых категорий, определенных ст. 94 ТК РФ, и наличие у сотрудника сокращенной продолжительности времени труда.

Обязательные требования

Установленная форма графика смен отсутствует, соответственно, работодатель использует произвольный вариант. Удобно представить его в виде таблицы, включающей следующие сведения:

  • номер и дата формирования;
  • Ф.И.О., должности сотрудников;
  • распределение смен в течение недели для каждого дня;
  • количество смен в сутки;
  • длительность смены, время начала и окончания, перерыв на обед.

Если необходимо, смену для работника конкретизируют (если она не закреплена в трудовом соглашении — первая или вторая, утро или вечер). На основании этого составляется таблица графика работы в 4 смены по 12 часов день-ночь или другой распорядок.

ФИО работникаТабельный номерРаспределение смен по дням недели
123456789101112131415
161718192021222324252627282930
Петров П.П.10IIIIIВВIIIIIIIIIIВВI
IIIIВВIIIIIIIIIIВВII
Соколова С.С.15IIIIIIIIIIВВIIIIIВВII
IIIIIIIIВВIIIIIВВIIII

Документ следует согласовать с профсоюзом организации по алгоритму ст. 372 ТК РФ и утвердить локальным распорядительным актом. Если в учреждении есть коллективное соглашение, документ является приложением к нему (ч. 3 ст. 103 ТК РФ).

Работодатель знакомит с документом сотрудников не менее чем за 1 месяц. Варианты ознакомления:

  • в специальной графе для подписи, предусмотренной в таблице с графиком;
  • на листах ознакомления (в данном случае указывают реквизиты листов).

Планируя работу, выполните ряд условий:

  • не ставьте сотрудника на 2 смены подряд;
  • предоставьте непрерывный отдых не менее 42 ч в неделю;
  • не превышайте максимально допустимую длительность смены (ст. 94 ТК РФ) для отдельных категорий;
  • сократите смену перед праздником на 1 ч (ст. 95 ТК РФ) с учетом исключений, определенных ч. 2 ст. 95 ТК РФ;
  • сократите продолжительность ночной смены (в период с 22-00 до 6-00 ) на 1 ч без отработки (ст. 96 ТК РФ) с учетом исключений, определенных ч. 3, 4 ст. 96 ТК РФ;
  • не включайте сверхурочную работу (кроме суммированного учета).

Срок хранения документа — 5 лет, кроме варианта работ с вредными и опасными условиями. Такой вариант следует хранить 75 лет. Срок считают с 1 января года, следующего за тем, в котором график окончен (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1 закона об архивном деле).

Отсутствие документа приведет к административной ответственности в виде штрафов до 75 000 рублей по ч. 1, 2 ст. 5.27 и ст. 13.20 КоАП РФ.

Как составить при 12-часовом рабочем дне

Cоставляя график смен для 12-часового дня, важно не допускать нарушений и соблюдать требования ст. 103 ТК РФ. Часто сторожа трудятся 12 часов в рабочие дни и 24 — в выходные. Работодатель формирует, например, график работы по 12 часов 3 сторожей в школе так, чтобы общее число часов отработки в учетном периоде (месяц, квартал, полугодие, год) не превышало норму.

Как составить при 24-часовом рабочем дне

График сменности, рассчитанный на 24 часа, — сутки через трое. Это значит, что сотрудник пребывает на работе 24 часа. Инструкция, как правильно составить график работы сторожам при 24 часах смены:

  1. Работодатель вводит суммированный учет времени труда (ст. 104 ТК РФ) с тем, чтобы длительность времени труда в учетном периоде (месяц, год и т. д.) не превысила норму часов работы.
  2. Учетный период не превышает 1 год (для вредных условий — 3 месяца).
  3. Норма часов в учетном периоде определяется из еженедельной длительности времени работы.

Работник с таким графиком пребывает на производстве 24 часа. Перерыв на отдых и питание — не более 2 часов и не менее 30 минут. Ст. 108 ТК РФ предусматривает обязанность работодателя предоставить возможность для отдыха и питания во время работы. Список видов деятельности определяют правила внутреннего распорядка труда в организации.

Как утвердить и ввести в работу

Для утверждения документа работодатель направляет проект с обоснованием в профсоюз организации (ч. 3 ст. 103, ч. 1 ст. 372 ТК РФ). При отсутствии ответа или положительном отклике график утверждают.

Издав приказ, в правом верхнем углу первой страницы документа ставят гриф «утвержден» с указанием реквизитов распорядительного акта (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Источник: https://gosuchetnik.ru/kadry/instruktsiya-sostavlyaem-grafik-smennosti

Как правильно распределять рабочее время?

Как распределить график работы

Мы не перестаем повторять, что время — до крайней степени ценный ресурс.

В современном мире гаджетов и бесконечного потока информации мы, зачастую незаметно для самих себя, отвлекаемся на решение второстепенных вопросов, читая новости, отвечая на сообщения в месседжерах или просматривая развлекательный контент. Мы не будем рассматривать причины — морально-этические. Поговорим об основных принципах правильного планирования.

Сначала о статистике, просто для того, чтобы доказать: проблема дефицита времени касается многих. Например, 23% работающих россиян не умеют планировать рабочий день.

А 80% трудового времени руководители тратят на общение с коллегами, причем эффективность таких бесед сведена к нулю.

Потому что до сих пор начальники не научились делегировать и берутся за решение всех задач вплоть до закупки кофе в офис.

Но безвыходных ситуаций не бывает, поэтому сначала обратимся к списку советов, придерживаясь которых можно научиться быть эффективными.

Как распределить рабочее время?

И здесь во главу угла мы ставим планирование. На сколько бы часто вам ни встречался подобный совет, он не теряет актуальности.

  • Планируйте. Составляйте список дел накануне рабочего дня. Это займет 10 минут времени, но сэкономит значительно больше полезных минут, а то и часов, для достижения поставленных целей.
  • Расставляйте приоритеты. Придерживайтесь “правила трех”. То есть в начало списка выносите самые важные задачи. Это правило работает на подсознательном уровне, будет сложно отвлечься от выполнения работы, когда есть цель.
  • Ориентируйтесь на свои биологические часы. Не смейтесь, это важно. Пик активности у людей приходится на разное время. Кто-то более продуктивен утром, кто-то — днем.
  • Делите задачи на подзадачи. Если вас “нагрузили” серьезным и неподъемным, на первый взгляд, проектом, не паникуйте. Определите этапы, расставьте дедлайны.
  • Не берите на себя чужую работу. Научитесь говорить коллегам, которые привыкли обращаться к вам за помощью по мелочам, “НЕТ”. Ваша эффективность зависит от вас, а тут выходит, что и их эффективность — тоже. Помните, что и вы, и они — получаете за свой труд деньги. Предложите им в таком случае делиться деньгами.
  • Будьте ответственны. Банально, однако. Подумайте, какую функцию в масштабах компании вы выполняете? Что будет, если вы не справитесь? Помните: ваш труд ценен и важен. Иначе бы вас не нанимали.
  • Проверяйте почту не чаще двух раз в день. Утром, ДО начала рабочего дня и вечером, перед окончанием. Если ваша работа не завязана на общении по электронке, сведите к минимуму чтение писем.
  • Не игнорируйте перерывы и обед. Именно так, если по ТК вам рекомендованы перерывы помимо законного обеда, используйте их. Организм должен отдыхать. Морально изможденный специалист вряд ли покажет по итогу хороший результат.

Бывают ситуации, когда требуются более кардинальные меры, речь идет о большом коллективе.

Надо понимать, что уследить за выполнением планов крупного отдела или подразделения — сложно, не используя IT-решений. Это могут быть CRM-системы, различные онлайн приложения, календари и планировщики задач.

Однако, наиболее эффективным способом многие работодатели считают использование программ учета рабочего времени.

CrocoTime — универсальный помощник в планировании

Система CrocoTime благодаря продуманным подходам поможет и планировать, и не отвлекаться, и мотивировать, и повышать эффективность. Благодаря уникальному набору возможностей:

  • Агент системы работает незаметно и также незаметно мониторит активность персонала за компьютером. Не раздражая, не вторгаясь в личное пространство, не делая видеозапись экрана. В отчет будет записан каждый сайт, на котором побывал сотрудник, каждая программа, к которой он обращался в течение рабочего дня. Это поможет выявить ошибки планирования: если из 8 часов 2 были отданы просмотру сериалов — это сигнал.
  • CrocoTime покажет, сколько раз в день люди отвлекались. Если в течение пяти минут нет отклика от мыши или клавиатуры, программа поставит отметку в отчет. Это исключит частые перекуры и кофе-брейки.
  • Руководитель может составить план задач на день/неделю/месяц отделу, или конкретному специалисту. Отслеживать выполнение, подсчитывать затраты на проекты, корректировать график.
  • Система поможет напоминать о важном и игнорировать второстепенное. Агент автоматически отправляет любой сигнал о нарушении на почтовый ящик начальника. Это позволяет вовремя реагировать и минимизировать потери из-за игнорирования внутреннего распорядка.

Понятно, что в любой работе возникают ситуации, когда необходимо срочно переключиться. Но это случается нечасто, поэтому планирование и мониторинг помогут сбалансировать загрузку.

Самодисциплина здесь тоже играет важную роль, если вы не можете отказаться от общения в социальных сетях, просмотра фото в инстаграме и обсуждения последних модных трендов — установите demo-версию CrocoTime, оцените простоту и эффективность системы.

Делайте выводы и меняйте свое отношение к работе. Ваше время стоит денег, не тратьте его впустую.

Источник: https://crocotime.com/ru/kak-pravilno-raspredelyat-rabochee-vremya/

Как составляется график работы сотрудников?

Как распределить график работы

Устраиваясь на работу и проходя собеседование в новой компании, помимо зарплаты нас почти всегда интересуют обещанные условия труда.

В этом нет ничего удивительного, ведь в разных сферах деятельности используются свои трудовые графики.

На основании дополнительного соглашения сотруднику могут обеспечить индивидуальный режим работы с учетом специфики его деятельности – он может включать чередование дневных и ночных смен, скользящее время и другие особенности.

Но многие сотрудники и работодатели то и дело сталкиваются с некоторыми ограничениями.

Дело в том, что существуют определенные требования к составлению расписания, несоблюдение которого может стать нарушением трудового законодательство РФ.

То есть, распределить рабочее время по собственному желанию у вас, вероятнее всего, не получится. Расскажем, как правильно составить график работы сотрудников и что при этом нужно учесть.

Что это значит

Трудовой Кодекс РФ обязывает работодателя вести строгий учет фактически отработанного времени всеми его работниками. И это неспроста – ведь именно по трудовому графику и производится оплата труда.

Другими словами, график работы сотрудников – период их трудовой деятельности и отдыха. Как и любой другой документ вытуренного порядка, он регулируется как федеральными нормативно-правовыми актами, так и локальными документами. Задача работодателя – согласовать график с профсоюзными органами, чтобы не давать подчиненным лишней нагрузки.

Классификация по видам

При составлении графика нужно учитывать специфику работы организации и количество часов, которые сотрудник проводит на рабочем месте. Сюда же входит и продолжительность рабочего дня, трудовой недели, а также режим отдыха, отпусков и закрепленное время перерывов.  В соответствии со статьей 100 ТК РФ график работы сотрудника может быть:

  • Односменным (обычным);
  • Ненормированным;
  • Гибким или скользящим;
  • Сменным, в том числе путем вахтового метода;
  • Раздробленным.

Большинство работающего населения трудятся именно по односменному графику. Многие сотрудники ежедневно приходят и уходят в одно и то же время, отрабатывая при этом фиксированное количество часов в неделю – обычно это 40 или меньше. Все отработанные часы свыше этой нормы считаются сверхурочным трудом и должны оплачиваться дополнительно.

Ненормированный рабочий день разрешается вводить только для определенных категорий сотрудников. Это значит, что работников можно привлекать к трудовой деятельности в дополнительные часы, предусмотренные договором.

За это ему положены льготы и самые разные компенсации.

Что касается гибкого графика, то он крайне удобен для студентов, потому что в условиях такого режима они могут по своему усмотрению и согласованию с руководством варьировать время прихода и ухода.

При сменном графике работник выполняет свои обязанности с определенной периодичностью в течение всей недели. Оплата труда в таком случае проводится в зависимости от отработанных часов.

Как и в ситуации с обычным графиком, сверхурочные часы также должны быть оплачены дополнительно.

А вот раздробленный рабочий день у нас не так распространен – в этом случае рабочий день делят на несколько частей, между которыми отводится место для отдыха.

Образец и бланк

Проще всего оформить документ в форме таблицы. Например, первой строке можно указать ее порядковый номер, во второй – ФИО работника, а остальные колонки оставить под заполнение чисел конкретного месяца. Не забудьте при этом выделить отдельную колонку для заполнения каждого рабочего дня.

Но несмотря на то, что график – документ не самой строгой формы, при его составлении рекомендуется соблюдать определенную структуру. В частности, он должен содержать следующую информацию:

  • Полное название компании (в соответствии с учредительными документами);
  • Название подразделения или отдела, для которого применяется график;
  • Номер документа (в соответствии с внутренним документооборотом);
  • Срок действия документа и начало вступления в силу;
  • ФИО и должность руководителя;
  • ФИО и должность работника;
  • Общую продолжительность рабочего дня или смены;
  • Количество смен.

Все эти данные могут быть указаны вначале документа или посередине, слева или справа – это не имеет особого значения. Важно учесть только то, чтобы рядом с ФИО и должностью руководителя было несколько пустых строк для его подписи. Это нужно сделать для утверждения работодателем уже готового графика.

Здесь же должны быть подписи сотрудников, ознакомленных с данными таблицы. Вы также можете дополнить график и другими столбцами, например, внести табельный номер работника или его часовую ставку. Под самой таблицей желательно указать расшифровку всех сокращений или указать общее число подчиненных.

Как и кем заполняется

В законе нет четкого определения того, кто должен составлять график работы сотрудников. Эту обязанность может взять на себя руководитель отдела кадров или начальник отдела.

Но главное, чтобы он имел доступ ко всей необходимой информации – от продолжительности смен до графика отпусков.

Кроме того, важно помнить, что оформить трудовой график, руководствуясь лишь пожеланиями нанимателя и сотрудника, не получится – все обязательно должно быть в рамках закона.

Что касается специального приказа об утвержденном графике, то никакой информации об этом в ТК РФ мы не найдем. Это значит, что составлять приказ или нет – дело исключительно руководства организации и принципов ведения ее внутренней документации. То есть, отсутствие предписания так или иначе не будет являться нарушением закона.

Источник: https://trudinsp.ru/kak-sostavlyaetsya-grafik-raboty-sotrudnikov.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.