Как ведется учет рабочего времени

Содержание

Учет рабочего времени сотрудников: понятие, виды и методы

Как ведется учет рабочего времени

Что такое учет рабочего времени? Какие виды учета рабочего времени существуют? Что такое суммированный учет рабочего времени и какие нормативные акты его регулируют? Обо всем этом читайте в нашей статье.

Все графики работы, утверждаемые разнообразными работодателями, не должны противоречить требованиям Трудового кодекса РФ: как по вопросам выбора режима рабочего времени, так и в контексте организации его наглядного учета.

Учет рабочего времени – это непреложная обязанность каждой организации и естественная часть ее работы, позволяющая формировать корректные платежные ведомости, адекватно оценивать производительность и КПД работы сотрудников, осуществлять контроль работы сотрудников, а также своевременно узнавать о случаях, когда они не соблюдают режим рабочего дня.

Что такое рабочее время по ТК РФ

В соответствии с действующими нормативными актами нашей страны, под рабочим временем понимается то время, на протяжении которого работник занимается осуществлением своих трудовых обязанностей в соответствии с положениями, очерченными в трудовом договоре, и инструкциями внутреннего распорядка организации.

Теоретически сотрудник может по каким-то причинам прозаниматься время, не совпадающее с условиями подписанного трудового договора или постановлениями внутреннего распорядка.

Если речь в этом случае будет идти о работе сверх нормы, то она все равно будет считаться официально потраченным на труд временем.

При этом если сверхурочная работа окажется произведенной в нарушение законодательства по требованию нанимателя, то последний может быть привлечен к правовой ответственности.

Продолжительность рабочего времени также предопределена ТК России и, по состоянию на данный момент, равняется 40 часам в неделю.

Каждый работодатель в числе своих обязанностей имеет учет времени, отработанного сотрудником, а также должен прописывать режим рабочего времени и временные возможности для отдыха в строчках трудового договора. Этот режим может не конкретизироваться в составе договора только в том случае, если для сотрудника он будет полностью отвечать коллективным правилам, которые применяются в организации.

Понятие режима рабочего времени

Режим рабочего времени – это комплексное, составное понятие, которое включает в себя сразу несколько аспектов упорядочения трудовой деятельности работника:

  • Продолжительность рабочей недели. Вариантом может быть несколько: неполный формат, пять рабочих дней и два свободных, шесть трудовых будней и один выходной, а также распределение дней отдыха по скользящему графику.
  • Продолжительность ежедневной смены (включая вариант для рабочего дня неполного формата).
  • Время, когда сотрудник должен начать производство своих трудовых обязанностей, и когда он должен это закончить.
  • Время начала и завершения перерывов в течение трудового дня.
  • Количество смен, в рамках которых работают сотрудники организации, в сутки.
  • График чередования рабочих и освобожденных от работы дней.
  • Категории работников, для которых учреждается ненормированный рабочий день.

Все эти параметры указываются в составе правил внутреннего трудового распорядка. Но, как уже было отмечено выше, если для какого-то сотрудника режим рабочего времени разнится с корпоративными правилами, которые действуют в организации, то все это должно быть указано в его трудовом договоре.

Важно также понимать, что эти параметры хоть и устанавливаются работодателем, однако должны соответствовать детерминированным требованиям, предусмотренным 110-ой статьей ТК РФ.

В частности, вне зависимости от длительности рабочей недели каждый служащий должен отдыхать на протяжении не менее чем 42 часов подряд.

Исключение из этого правила составляет только вахтовый метод, и то он предполагает наличие хотя бы одного выходного дня в неделю.

Виды учета рабочего времени

С понятием рабочего времени и его режима очень тесно связан вопрос учета времени, отработанного персоналом. Такой учет может быть отнесен к одному из следующих основных двух видов:

  • Поденный. При таком графике рабочее время каждого работающего по найму должно в точности соответствовать закрепленной в правилах норме, и любое дополнительно потраченное время считается сверхурочным.
  • Недельный. Он предполагает расширение предопределенного графика работы и, соответственно, учета отслуженного времени до одной рабочей недели.
  • Суммированный. При суммированном учете рабочего времени длительность отрезка, за который он рассчитывается, может составлять от одного месяца до одного года. В таком случае необходимо, чтобы средняя продолжительность подлинно затраченного на труд времени за выбранный отрезок соответствовала декретированной норме рабочего дня.

Суммированный шаблон учета рабочего времени часто фиксируется на организациях с вахтовым принципом координации труда, а также на любых других предприятиях, где достаточно часто приключаются переработки или недоработки по времени. Расчет средней продолжительности рабочего дня позволяет привести ее к норме, нивелировав эти отклонения от нужного уровня.

При предпочтении суммированного учета возможны две вариации рабочего графика:

  • с неодинаковым количеством затраченных часов в разные дни учетного периода;
  • со строго зафиксированной длительностью работы для одного рабочего дня.

Формы учета рабочего времени

В рамках координирования трудового процесса каждое предприятие должно формировать определенные документы: это табель учета рабочего времени, графики сменности, кадровые приказы и т.п.

Еще несколько лет назад абсолютно все эти документы должны были создаваться по стандартизированным формам, однако с начала 2013-го года компаниям, фирмам и предприятиям разрешено разрабатывать их самостоятельно.

Тем не менее, большинство организаций все же прибегают к формам, которые предлагает Госкомстат, поскольку они наиболее удобны, просты и функциональны.

В частности, табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда создается по форме Т-12 (поля этой формы прописывают вручную), а табель учета рабочего времени – по форме Т-13 (этот документ создают посредством автоматизированных систем учета).

Оба варианта ведутся в единичном экземпляре тем сотрудником, который несет ответственность за учет рабочего времени, после чего комплектуются подписями работника службы кадров, менеджера структурного подразделения организации, и направляются в бухгалтерский отдел.

Табель учета рабочего времени должен храниться на протяжении 5 лет с момента завершения того года, для которого он был разработан.

Однако это правило действует лишь в том случае, если все сотрудники, сведения о рабочих часах которых содержатся в табеле, трудились в нормальных условиях.

Если же хотя бы один из них был занят на работах, причисляемых к опасным или вредным, то срок хранения табеля возрастает до 50 лет.

При формировании рабочего режима предприятия должны учитывать особенности производственного календаря на текущий год. Это единый документ для всей страны, в котором:

  • Содержатся нормы рабочего времени на месяцы, кварталы и весь год при 24-, 36- и 40-часовой трудовой неделе.
  • Приводятся нормы количества рабочих дней и дней отдыха для пятидневной рабочей недели.
  • Содержатся сведения о дополнительных выходных днях (обусловленных отмечанием государственных праздников) и особенностях переноса рабочих и свободных дней в дни, предшествующие или следующие за праздничными.

Методы осуществления контроля и учета времени труда

Для того чтобы выполнять непосредственный контроль того времени, которое было в действительности отработано сотрудниками, могут быть использованы различные методы и средства:

  • Журнал учета. Это один из наиболее долгоиграющих и широко известных вариантов, который, возможно, несколько устарел с точки зрения высокотехнологичного 21-го века, однако по-прежнему с успехом используется на многих предприятиях. Такой журнал представляет собой физический бумажный носитель и наполняется вручную.
  • Компьютерные технологии. Это может быть специальное приложение, которое ведет учет того времени, которое сотрудник потратил на работу за компьютером. Кроме того, это может быть контроль телефонных звонков посредством их записи, фотофиксация рабочего стола, мониторинг сообщений, поступающих на корпоративную почту, и многое другое.
  • СКУД. Системы контроля и управления доступом позволяют не только наделять сотрудников возможностью доступа к тем или иным помещениям и объектам, а также ограничивать их в подобных возможностях, но и четко устанавливать, когда и на протяжении какого времени работник оставался в пределах территории организации.
  • Биометрические системы. Они позволяют выяснять, сколько времени сотрудник действительно отработал на благо организации, благодаря системам доступа, работающим с использованием биометрических параметров. Такой вариант подойдет для компаний, для которых рациональное расходование фонда оплаты труда имеет первостепенное значение. Он более совершенен, чем, например, СКУД с системой доступа по пластиковым карточкам.
  • наблюдение. Оно может быть автоматизированным или предполагать наличие сотрудника/сотрудников, выполняющих своеобразный надзор над рабочим процессом. Это тоже довольно эффективный вариант, поскольку он, помимо прочего, позволяет оценить продуктивность работы сотрудников во время их присутствия на рабочем месте.
  • Система учета рабочего времени. Специализированное ПО для автоматизации учета рабочего времени сотрудников за рабочими компьютерами. Данный вид учета рабочего времени по состоянию на 2018 год является самым быстроразвивающимся. Программа учета рабочего времени фиксирует не только, когда сотрудник приходит на работу или уходит с нее, но и подвергает глубокому анализу всю деятельность сотрудника, включая какие сайты он посещает, какие программы использует в рабочее время, что набирает на клавиатуре. На основе этих данных программа формирует отчеты по рабочему времени, на которых в диаграммах показывается статистика по каждому сотруднику или по подразделению. Пример такой программы — Kickidler.

Кто должен вести учет рабочего времени в организации

То лицо, которое будет непосредственно заниматься ведением табеля учета рабочего времени, назначает руководство организации. Однако в общем и целом обычно это назначение выполняется по следующим правилам:

  • Если речь идет о небольшой организации, то заполнение такого табеля может стать дополнительной обязанностью сотрудника кадрового отдела или, например, секретаря.
  • Если организация имеет более крупный штат, имеет смысл создать специальную должность (так называемого «табельщика»). Основной задачей человека, занимающего эту должность, будет учет рабочего времени, допущенных опозданий, сверхурочно затраченных часов, прогулов и отработок других сотрудников.
  • В еще более крупных организациях можно ввести специальную должность в каждом подразделении. Это может быть, опять же, табельщик, который займется учетом рабочего времени тех людей, что трудятся в пределах подразделения. Либо это может быть начальник, замначальника отделения, к обязанностям которого будет добавлено ведение табеля учета рабочего времени.

Какой бы вариант ни выбрал руководитель организации: должность табельщика или добавление его функций к уже существующим для сотрудника на другом посту – необходимо закрепить это в трудовом договоре.

Также соответствующая информация должна быть размещена в должностной инструкции этого работника.

Возложить на сотрудника подобные обязанности можно и посредством приказа, подтвержденного подписью директора предприятия.

Поскольку организации имеют прерогативу по самостоятельному управлению процессом ведения учета рабочего времени, однозначных требований по оформлению и подписанию табеля нет. Однако в большинстве случаев подписи на этом документе ставят:

  • тот сотрудник, который отвечает за его оформление;
  • начальник структурного подразделения организации, для работников которого был составлен табель;
  • сотрудник кадровой службы.

После сбора необходимых подписей документ направляют в бухгалтерию.

Штрафы за несоблюдение требований ТК РФ касательно учета рабочего времени

Конкретизация режима рабочего времени и его контроль – необходимость для каждой организации. Все соответствующие документы должны быть составлены правильно и подтверждать, что организация не нарушает требования Трудового кодекса России.

В противном случае возможно наложение следующих штрафов по статье 5.27 КоАП РФ:

  • За нарушение правовых норм о труде и его охране с должностных лиц могут взыскать административный штраф в размере от 1000 до 5000 рублей.
  • За нарушение правовых норм о труде и его охране при производстве предпринимательской деятельности в обход регистрации юридического лица может быть объявлен штраф в размере от 1000 до 5000 рублей. Также возможно принудительное приостановление работы организации на период до 90 суток.
  • За нарушение правовых норм о труде и его охране с юридического лица могут взыскать штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей, либо заменить его принудительным приостановлением работы на период до 90 суток.

Таким образом, организации имеют право на некоторые вольности в установлении режима рабочего времени и предпочтении способов его учета, однако все это должно вписываться в рамки установленных законом требований.

Система учета рабочего времени Kickidler

Источник: https://www.kickidler.com/ru/for-it/methods-of-working/time-tracking-employees-methods.html

Учет рабочего времени | Табель учета рабочего времени | Cуммированный учет рабочего времени

Как ведется учет рабочего времени

В процессе изучения правил учета рабочего времени мы неоднократно обратимся к следующим нормативно-правовым актам:

— Трудовому кодексу РФ (далее — ТК РФ);

— Федеральному закону от 6.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ);

— Постановлению Госкомстата РФ № 1 от 1.01.2004 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление Госкомстата № 1).

С 1 января 2013 года необязательно использовать унифицированные формы. Табель учета рабочего времени, графики сменности, кадровые приказы и иные документы организации вправе разрабатывать самостоятельно. Но опыт показывает, что чаще всего применяются предложенные Госкомстатом формы.

Режим работы

Понятие режима рабочего времени включает в себя порядок распределения нормы рабочего времени сотрудника в конкретной организации в течение определенного периода (сутки, неделя, месяц). И здесь можно выделить несколько вариантов:

  • ненормированный рабочий день;
  • режим гибкого рабочего времени;
  • сменная работа;
  • разделение рабочего дня на части и др.

Общие для предприятия положения указывают в коллективном договоре или в Правилах внутреннего трудового распорядка, режим конкретного сотрудника — в его трудовом договоре.

В документе, который регламентирует режим работы сотрудника, должно быть прописано несколько важных моментов. Во-первых, продолжительность рабочей недели. Это может быть стандартная 5-дневная рабочая неделя, плавающие выходные, работа 2 через 2 и пр.

Как бы ни была организована трудовая неделя, вы должны обеспечить сотрудникам обязательные дни отдыха — не менее 42 часов подряд (ст. 110 ТК РФ). Исключение — вахтовый метод: допускается только 1 выходной в неделю.

Второй важный вопрос — продолжительность ежедневной работы (смены). В большинстве случаев это 8-часовой рабочий день, но существуют и другие варианты, например, сокращенный день для определенных категорий сотрудников (несовершеннолетние, инвалиды, сотрудники на вредных и опасных производствах и пр.).

Обратите внимание на такое понятие, как «ненормированный рабочий день». Оно не подразумевает работу в выходные, праздники или по ночам. Речь идет только о превышении нормальной продолжительности рабочего дня. Такой формат занятости оплачивается в обычном размере, но работнику полагается дополнительный оплачиваемый отпуск сроком не менее 3 дней.

Врезка: Ненормированный рабочий день не фиксируется в табеле учета рабочего времени. В табеле проставляются часы стандартного рабочего дня, а указание на особый режим работы и продолжительность дополнительного отпуска содержится в трудовом договоре.

В документах может быть отражено разделение рабочего дня на части, гибкое рабочее время и иные варианты, допустимые законодательством.

В трудовом договоре или в Правилах внутреннего распорядка обязательно указывается время начала и окончания рабочего дня, время и продолжительность перерывов на отдых и обед (не менее 30 минут и не более 2 часов).

Табель учета рабочего времени

Данные об отработанном и неотработанном времени коллег специалист по кадрам или другой уполномоченный сотрудник вносит в первичную форму учета — табель.

Традиционно используются унифицированные форма № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» или форма № Т-13 «Табель учета рабочего времени» (Постановление Госкомстата РФ № 1).

Организация может разработать и утвердить свою форму табеля учета рабочего времени, но в этом случае документ должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Программа Контур-Персонал автоматически ведет табель в соответствии с выбранным графиком и с учетом всех отклонений, оформленных приказами по отпускам, больничным, неявкам, переработкам и пр

Узнать больше

Для заполнения табеля Госкомстат предусмотрел систему условных обозначений. Но вы вправе разработать собственные. Тем более что предложенный ведомством перечень учитывает далеко не все возможные варианты занятости сотрудников. Например, для отражения работы в ночное время на вахте или в выходные дни в командировке условные обозначения отсутствуют.

Заполнение табеля может быть организовано по-разному:

  • регистрация отклонений (неявок, сверхурочно отработанных часов, опозданий и пр.);
  • сплошное фиксирование всех явок и неявок.

Компаниям с небольшой численностью и стандартным режимом рабочего времени удобно фиксировать только отклонения. Если же на предприятии большое количество сотрудников с разными режимами работы, целесообразно использовать сплошную регистрацию.

Поденный и суммированный учет рабочего времени

Для учета рабочего времени бухгалтер вправе выбрать один из методов в зависимости от особенностей организации труда на предприятии: поденный или суммированный учет рабочего времени. Первый метод подходит небольшим организациям с нормальным режимом работы: 5-дневная неделя с 8-часовым рабочим днем.

Более трудоемким считается ведение суммированного учета рабочего времени.

Его применяют, когда затруднительно соблюдать ежедневную, еженедельную, ежемесячную продолжительность рабочего времени, соответствующую нормальной продолжительности рабочего времени по производственному календарю (ст. 100 ТК РФ).

При внедрении в организации суммированного учета рабочего времени регистрация явок/неявок в табеле учета рабочего времени выполняется сплошным методом.

При суммированном учете показатели фактически отработанного времени за месяц/неделю/день, как правило, отличаются от норм, установленных производственным календарем.

Работодатель обязан установить учетный период: месяц, квартал, полугодие или год, по итогам которого фактически отработанное время должно совпадать с нормой рабочего времени по производственному календарю.

Переработки в течение одних временных отрезков учетного периода должны быть компенсированы за счет недоработок в другие промежутки времени.

Пример. Охранник, режим работы — сутки через трое. Для данного сотрудника применяется суммированный учет рабочего времени с учетным периодом — квартал.

В январе за счет выхода охранника на смену в праздничные и выходные дни фактически отработанное время превысило норму производственного календаря. В феврале показатели совпали.

В марте специалист кадровой службы должен таким образом составить график работы данного сотрудника, чтобы по итогам квартала фактически отработанное время совпало с нормой по производственному календарю.

Сменный режим работы

Особо следует поговорить про сменный режим работы. Он вызывает много вопросов как при табелировании, так и при расчете оплаты труда. Вводить сменный режим работы целесообразно, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность трудового дня или оборудование на предприятии работает круглосуточно.

Если работодатель принимает на работу нового сотрудника, сменный режим работы уже прописан в трудовом договоре. Однако если возникла необходимость перевести на работу в сменном режиме всех или нескольких ранее принятых на работу сотрудников, необходимо соблюсти несколько процедур:

  1. Издать приказ о смене режима работы для предприятия в целом или для отдельных сотрудников.
  2. Отразить это изменение в Правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре (ч. 1. ст. 100 ТК РФ).
  3. Составить графики сменности. Унифицированной формы графика нет, поэтому каждая организация разрабатывает ее самостоятельно и утверждает учетной политикой по бухгалтерскому учету. График работы — это обязательный документ для сменного режима работы. Его можно утвердить как отдельную форму или сделать приложением к локальному нормативному акту.
  4. Прописать изменения в допсоглашении к трудовому договору. Режим работы относится к обязательным условиям, а это значит, что работодатель должен за 2 месяца предупредить сотрудника и заручиться его согласием. Если сотрудник отказывается от работы в изменившихся условиях, следует предложить ему иную должность с прежним графиком. В случае несогласия сотрудника на работу в новых условиях возможно расторжение трудового договора по причине отказа от работы в новых условиях (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
  5. Не позднее чем за месяц ознакомить сотрудников с графиком работы посменно.

При составлении графика сменности необходимо учитывать ограничения по продолжительности рабочего дня для отдельных категорий граждан и в предпраздничные дни.

Особые случаи

Существует еще несколько моментов, о которых нельзя забывать при учете рабочего времени. Так, для сотрудников, чей труд связан с вредными или опасными условиями, с 1 января 2014 года ограничен учетный период — не более 3 месяцев (ст. 104 ТК РФ).

В 2015 году в ТК РФ внесено уточнение: если сезонный или технологический характер производства требует увеличения учетного периода, отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором может быть предусмотрено увеличение учетного периода для учета рабочего времени таких работников, но не более чем до одного года. Пока, однако, подобных соглашений не разработано, а значит, предприятия не могут в одностороннем порядке отказаться от максимальной продолжительности учетного периода в 3 месяца.

Еще один сложный для работодателя вопрос — возникшая по итогам учетного периода недоработка. Это может стать результатом неграмотного составления графика смен.

Если такому сотруднику установлена почасовая система оплаты труда, снижается уровень его дохода, а значит, работодатель обязан доплатить до уровня среднего заработка. Причиной недоработанных смен могут быть и форс-мажорные обстоятельства, когда виноваты внешние факторы.

В этом случае работодатель должен сохранить за работником 2/3 тарифной ставки или оклада пропорционально отработанному времени (ст. 155 ТК РФ).

Обратная ситуация — переработка у сотрудника. Сложность заключается в том, что о переработке кадровик узнает только в конце учетного периода при сопоставлении фактически отработанного времени и нормы производственного календаря.

При расчетах помните о неотработанных на законном основании днях: отпуск, отгул, больничный и пр. — все они уменьшают норму. Далее определите, работал ли сотрудник в течение учетного периода в праздничные дни. Эти дни уже были оплачены не менее чем в двойном размере (ст.

 153 ТК РФ), поэтому дополнительно оплачивать эти часы (дни) как сверхурочные не следует (п. 4 Разъяснений от 08.08.1966 № 13/П-21, утв. Постановлением Президиума ВЦСПС от 08.08.1966 № 465/П-21; Решение ВС РФ от 30.11.2005 № ГКПИ05-1341).

Если после всех вычислений у сотрудника сохраняются отработанные сверх нормы часы, работодатель оплачивает их в повышенном размере: первые два часа — не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном (ст. 152 ТК РФ).

Подчеркнем, что чрезвычайно важно соблюдать правила учета рабочего времени. Это влияет на расчет заработной платы и доплат за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. Корректное заполнение табеля учета рабочего времени позволяет правильно рассчитаться с работником за его труд и, что немаловажно, учесть всё фактически отработанное время в трудовом стаже.

Об авторе: Эмма Форштретер, юрист (специализация — трудовое право), аттестованный преподаватель Минфина России в области бухгалтерского учета и отчетности, аттестованный консультант по налогам и сборам.

Источник: https://kontur.ru/articles/4314

Бухгалтерские и аудиторские термины — Audit-it.ru

Как ведется учет рабочего времени

Учет рабочего времени ведется работодателем в табеле учета рабочего времени, в котором ежедневно отражается количество отработанных часов (дней) сотрудниками организации.

Несуммированный учет рабочего времени

Несуммированный учет рабочего времени может вестись по дням или по неделям. Несуммированный учет ведется по дням, когда сотрудник отрабатывает каждый день одно и тоже количество часов. Ведение несуммированного учета допускается по неделям, когда сотрудник отрабатывает одинаковое количество часов каждую неделю, при разном количестве рабочих часов в день.

Суммированный учет рабочего времени

Суммированный учет рабочего времени ведется по дням, когда сотрудник отрабатывает разное количество часов в день, в неделю. При этом в целом за календарный год общее количество отработанных таким образом часов не должно превышать нормы времени работы согласно производственному календарю.

Суммированный учет рабочего времени используется в организациях при вахтовом и сменном графиках работы, при круглосуточной работе, при установлении сотрудникам гибкого графика работы.

При суммированном учете рабочего времени определяется учетный период применения такой системы учета, который не может быть больше 1-го года (для сотрудников, работающих во вредных, опасных условиях – не больше 3-х месяцев). При этом фактически отработанные часы сотрудников в учетном периоде не должны превышать нормы времени работы, установленные ТК РФ.

Учет рабочего времени: подробности для бухгалтера

  • Сменная работа и суммированный учет рабочего времени … каждого работодателя входит вести учет рабочего времени сотрудника, и часто возникают … этом случае организации ведут суммированный учет рабочего времени для того, чтобы продолжительность … обязанности каждого работодателя входит вести учет рабочего времени сотрудника, и часто возникают … этом случае организации ведут суммированный учет рабочего времени для того, чтобы продолжительность … необходимости устанавливаем флажок «
    Суммированный учет рабочего времени
    ». В расписание работы мы указываем …
  • МРОТ при суммированном учете рабочего времени … выполнении отдельных видов работ суммированного учета рабочего времени, если не может быть соблюдена … если в учреждении ведется суммированный учет рабочего времени и график сменности составляется на … , должностной оклад) и установлении суммированного учета рабочего времени с учетным периодом более одного …
  • Учет рабочего времени сотрудников … вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым сотрудником. За нарушение обязательства о проведении учета рабочего времени … , и расчетными.
    Существуют следующие виды учета рабочего времени:
    Не суммированный (поденный, еженедельный) – поденный … отражены в табеле учета рабочего времени сотрудников.
    Методы контроля
    Любая система учета рабочего времени будет успешно … автоматизированная (турникеты, видеокамеры, электронные карты учета рабочего времени).
    Работа по учету времени труда …
  • Простая инструкция по суммированному учету рабочего времени … календаре.
    Важно
    Суммированный учет рабочего времени обязателен при вахтовом методе … правил суммированного учета рабочего времени
    Правило 1.
    Суммированный учет рабочего времени должен быть … учете рабочего времени должно быть отражено в трудовом договоре.
    Правило 4.
    При суммированном учете рабочего времени … Продавцу Ложкиной Анне установлен суммированный учет рабочего времени. Учетный период – 1 … Сверхурочная работа
    При суммированном учете рабочего времени сверхурочной считается работа, которая …
  • Суммированный учет рабочего времени: оплата дополнительных выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом … не переносятся.
    При суммированном учете рабочего времени
    дополнительные оплачиваемые выходные дни … заработка работника, которому установлен суммированный учет рабочего времени, используется средний часовой заработок … заработной платы при суммированном учете рабочего времени прописан в законодательстве недостаточно … того, что при суммированном учете рабочего времени количество отработанных сверхурочно часов … рабочих часов при суммированном учете рабочего времени), но оплата сверхнормативных часов …
  • Минтруд разъяснил порядок осуществления социальных выплат медработникам … по иным причинам;
    при суммированном учете рабочего времени.
    Расчет нормативной смены осуществляется раздельно … № 1762 не предусмотрено. Заполнение табеля учета рабочего времени
    Все без исключения организации обязаны … о предоставлении выписки из табеля учета рабочего времени и иных сведений.
    Статус выплат …
  • Ликбез о рабочем времени и выходных днях … . 93 ТК РФ).
    При суммированном учете рабочего времени часов работы в неделю может … отдельных категорий работников с суммированным учетом рабочего времени. Их еженедельный непрерывный отдых может …
  • Диспансеризация: отвечаем на вопросы читателей … через трое». Ему установлен суммированный учет рабочего времени. Изменится ли норма рабочего времени … времени для работника с суммированным учетом рабочего времени при предоставлении ему дня (дней …
  • Типовые нарушения при планировании и документировании работ по техническому обслуживанию и ремонту оборудования … и выполненных ремонтных работ.
    Табель учета рабочего времени предназначен для внесения сведений о …
  • Как контролировать сотрудников на «удалёнке»? … место сотрудника специальное ПО для учета рабочего времени. Это можно сделать и удаленно … .
    К сожалению, полностью бесплатных систем учета рабочего времени нет. Есть версии платных, но …
  • Как оплатить работнику время простоя? … рабочего дня работника.
    При суммированном учете рабочего времени оплата времени простоя определяется исходя …
  • Больничный после рабочего дня … .06.2011 № 624н).
    Заполняем табель учета рабочего времени
    В соответствии со ст. 91 … противоречит трудовому законодательству, заполнение табеля учета рабочего времени описанным способом (указание кода «О … или неполноты отраженных сведений об учете рабочего времени (в частности, в случае представления …
  • Выходной за работу в выходной день … . 91 ТК РФ). В табеле учета рабочего времени необходимо отразить работу в выходной …
  • Может ли дистанционный работник поменять адрес нахождения без согласования с работодателем? … при дистанционном характере работы обеспечить учет рабочего времени и, при необходимости, контроль за …
  • Если в учреждении есть работники-доноры: что надо узнать кадровику … месте и правильного заполнения табеля учета рабочего времени (Письмо от 12.05.2017 … времени для сотрудника с суммированным учетом рабочего времени не учитываются периоды, когда он …

Источник: https://www.audit-it.ru/terms/trud/uchet_rabochego_vremeni.html

Как и зачем вести учет рабочего времени сотрудников: гайд для бизнеса | Rusbase

Как ведется учет рабочего времени
1. Что такое рабочее время сотрудников
2. Что такое режим рабочего времени
3. Формы учета рабочего времени
4. Виды учета рабочего времени
5.

Как контролировать рабочее время сотрудников
6. Для чего нужен учет рабочего времени
6.1 Эффективность
6.2. Дисциплина
6.3. Автоматизация и безопасность
7.

Сверхурочные и штрафы
8. Вывод

Что такое рабочее время сотрудников

В статье 91 трудового кодекса РФ сказано: «Рабочее время — время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени».

Проще говоря, под рабочим временем понимается время, которое сотрудник тратит на выполнение задач, находясь на территории работодателя или вне ее (например, на рабочей встрече).

Понятие режима рабочего времени 

Из 100 статьи ТК следует, что под режимом рабочего времени подразумевается график сотрудника, а именно:

  • продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику, неполная рабочая неделя);
  • работа с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников;
  • продолжительность ежедневной работы (смены), в том числе неполного рабочего дня (смены);
  • время начала и окончания работы;
  • длительность перерывов в работе;
  • количество смен в сутки;
  • чередование рабочих и нерабочих дней.

Все эти пункты устанавливаются компанией самостоятельно в соответствии с трудовым законодательством.

Согласно 56 статье ТК РФ, продолжительность рабочего времени является обязательной составляющей трудового договора: работодатель должен указать, сколько часов в неделю будет работать сотрудник. По общему правилу, если человек не относится к льготным категориям граждан (например, несовершеннолетние, инвалиды), его рабочий график — 8 часов в день и 40 в неделю. 

Исключения составляют те работники, которые работают посменно. Смена может составлять 10 или 12 часов, но общая продолжительность за учетный период  — месяц, два и больше, но не более года — не должна превышать норму продолжительности рабочего времени, то есть суммарное количество часов должно быть не больше 40 в неделю. 

Отработанные часы — время, которое сотрудник проводит на работе, выполняя свои обязанности. 

Как контролировать рабочее время сотрудников

Основным формальным инструментом контроля с правовой точки зрения является ранее упомянутый табель рабочего времени. На табеле должны быть подписи руководителя структурного подразделения и HR-специалиста, он делается в одном экземпляре. Как правило, его ведет бухгалтерия, где он и должен храниться. 

Другие способы контроля и ведения зависят от внутреннего обустройства каждой компании. Табель может заполнять как HR-специалист, так и руководитель. Каждая компания может сама выбрать уполномоченное лицо по ведению табеля.

Офисная работа

Офисные работники часто пользуются специальным программным обеспечением, которое предоставляет руководству информацию о количестве отработанных часов и о времени выполнения каждой задачи. Функция контроля рабочего времени сотрудников есть у CRM-систем и аппаратно-программных комплексов, среди которых: 

  • «Битрикс24» — своеобразный «онлайн-офис» для управления бизнесом. Разработчик и провайдер — компания «1С-Битрикс».
  • «Мегаплан» — позиционирует себя как система для удаленной работы. В арсенале есть: таск-менеджер, CRM, автоматизация бизнес-процессов
  • Timebook — система управления рабочим временем и процессом табельного учета WFM (Workforce Management). Создан одноименной российской IT-компанией, основанной в 2012 году.  

Работа вне офиса

Помимо «сидячей» работы, существуют производство, доставка и другие сферы, где люди не работают непосредственно за компьютером. Как фиксируют их рабочее время? Например, с помощью мобильных операторов — некоторые тарифы позволяют отслеживать месторасположение и выполнение заказов водителями, курьерами и работниками, постоянно перемещающимися при выполнении рабочих задач.  

По словам Натальи Бурчилиной, руководителя по IoT «МегаФона», среди основных пользователей услуги «МегаФона» «Контроль кадров»: компании розничной торговли, экспедиторы, ремонтные бригады, компании с торговыми представителями и курьерской доставкой.

«Согласие сотрудников на определение их местоположения получает работодатель, “МегаФон” может обеспечить функционал подтверждения по смс.

Защита обрабатываемых данных соответствует требованиям Федеральной службы по техническому и экспортному контролю России, базы данных расположены в аттестованных ЦОД “МегаФона”», — добавляет Наталья.

Услуга также помогает настроить внутренние процессы, рассказывает Бурчилина.

Например, сотрудники фармацевтической компании продвигают продукцию в аптеках. За каждым закреплены аптеки на определенной территории. Благодаря решению «Контроль кадров» удалось выстроить эффективную работу: клиент получал отчеты и аналитические данные об истории посещения сотрудниками обозначенных зон и оптимизировал их маршруты.

Некоторые компании используют данные пропускной системы для расчета рабочих часов, контроля опозданий и переработок. Разрабатываются и системы распознавания лиц: над ними работает, в частности, NtechLab и Vision Labs. Они помогут сделать процесс проще и прозрачнее, ведь в теории свой пропуск можно отдать коллеге или придумать другой метод обхода ограничения. 

Такая система также полезна и для сотрудников. Например, в Калининграде суд удовлетворил иск, в котором сотрудница банка просила оплатить ей сверхурочные часы. Выиграть такое дело можно благодаря внутренней системе компании, в которой будет видно, что, допустим, руководитель ставит задачи после окончания рабочего дня, а сотрудник сразу к ним приступает, работая таким образом сверхурочно. 

  Zephyr_p / Shutterstock

Эффективность

У большинства систем есть функция измерения эффективности, которая рассчитывается с учетом выполненных задач и отработанного времени. Это помогает как контролировать рабочее время, так и оптимизировать процессы внутри компании.

Можно понять, когда сотрудник наиболее эффективен, какие задачи делает быстрее, а на какие нужно больше времени и ресурсов. Руководитель, в свою очередь, использует эти данные, чтобы  правильно распределять нагрузку и ставить дедлайны.

 

Основатель аутсорсинговой компании Work Solutions Максим Мул считает, что система «Битрикс24», которую использует компания, позволяет не «терять» часы разработчиков — в рабочее время смотреть не получится. Также она помогает клиентам отслеживать, как расходуются их бюджеты, и делает процесс сотрудничества прозрачным.

Однако, несмотря на расширенную функциональность программ по учету рабочего времени, надо помнить, что системы трекинга ничего не дадут без регламентов и налаженных бизнес-процессов.

Например, Work Solutions запрещает разработчикам приступать к задачам с оценкой больше 8 часов, требуя декомпозицию. «Это связано с тем, что большие задачи, которые не помещаются в рабочий день, угнетают дух и часто выходят из-под контроля.

Чтобы сохранять у команды хороший эмоциональный настрой, нужно следить за подобными нюансами», — считает Максим.

Похожего мнения придерживается Мария Уколова — директор департамента информационных технологий ИТ-компании «КРОК».

«Система учета позволяет лишь косвенно оценивать эффективность сотрудников, поэтому мы используем разные подходы и регулярно их пересматриваем. Например, тщательно занимаемся ресурсным планированием и даже хотим перейти на предиктивные списания», — рассказывает Мария.  

Дисциплина

Многие сотрудники работают эффективнее, если их рабочее время четко зафиксировано и они отчитываются о выполненных задачах. В период пандемии в связи с переходом на удаленку программы и сайты, которые фиксируют рабочие процессы, стали более востребованы. 

Так, сервис прокачки маркетинга Callibri использовал программу TimeDoctor около двух лет для контроля почасовых подрядчиков и разработчиков, а с приходом карантина распространил ее на всех сотрудников. Процесс пошел так хорошо, что теперь использование TimeDoctor — обязательное условие для работы в компании, рассказывают в компании. 

Автоматизация и безопасность

При помощи программ, пропускной системы и распознавания лиц можно упростить процессы фиксации опозданий, срывов дедлайнов, отсутствия на рабочем месте, а также сверхурочной работы. Системы также помогают в сохранении коммерческой тайны и усложняют доступ к корпоративным данным для злоумышленников.  

С момента открытия представительства The MASCC (чешско-российская ИТ-компания) в Москве организация использует систему учета рабочего времени сотрудников по бесконтактным картам.

Удалось повысить не только дисциплину (по словам представителя компании Ильи Харченко, количество опозданий на работу практически свелось к нулю, как и случаи ухода с работы раньше назначенного времени), но и безопасность офиса.

Незнакомцы и гости, не имеющие карт для входа, должны сначала позвонить в офисный домофон и представиться. После установления их личности и цели прихода они получают или не получают возможность попасть внутрь.

Сверхурочные и штрафы за несоблюдение требований ТК РФ

«Если сотрудник не отрабатывает нужное количество рабочих часов, например, опоздал на работу на два часа, то работодателю надо зафиксировать этот момент в табеле учета рабочего времени и крайне желательно — в служебной записке», — говорит Ксения Михайличенко, адвокат и руководитель практики трудового права в SZP LAW Boutique. В этом случае работодатель имеет право не платить за неотработанные часы. Однако, если человека физически не было на рабочем месте, но он выполнял рабочие обязанности, например, был на встрече, работник имеет право оспаривать такой приказ. 

Когда сотрудник отрабатывает большее количество часов, ситуация становится неоднозначной. С одной стороны, согласно ТК, дополнительные часы идут как сверхурочные и оплачиваются соответствующим образом.

Однако, согласно судебной практике, если работник не успевает выполнять свои задачи за восьмичасовой рабочий день или рабочую смену, и приказа работодателям о привлечении его к сверхурочной работе нет, такая работа сверхурочной не считается.

Задержка на работе может быть связана с медленным темпом работы человека или тем, что он не справляется со своими обязанностями. Такая работа не будет оплачиваться дополнительно. 

В случае, когда приказ есть, дополнительные часы оплачиваются соответствующим образом: первые два часа в размере 1,5х часовой ставки и последующие часы в двойном размере. В год должно быть не более 120 часов сверхурочной работы на каждого сотрудника вне зависимости от его должностных обязанностей. 

Если же работодатель ставит сотруднику рабочие задачи, которые надо выполнять после или до рабочего дня (встречи или другие поручения), судебная практика оценивает это так: эти действия выполняются сотрудником  добровольно, он имеет право встать и уйти. Уволить его за это нельзя. Таким образом, если вам поставили сверхурочную задачу, вы имеете право от нее отказаться и сказать руководителю, что будете выполнять ее в свое рабочее время, либо попросить оформить эту работу как сверхурочную. 

Вывод

Сказать однозначно, нужно ли каждой компании автоматизировать учет рабочего времени, нельзя, однако техническая фиксация значительно упрощает процесс и помогает контролировать прогресс команды. 

Тем не менее, основным правовым документом фиксации рабочих часов остается табель учета рабочего времени. Использование его вкупе с данными программ помогает в решении спорных ситуации между работником и работодателем, а также может пригодиться для отстаивания своих прав в суде обеими сторонами.

При этом не стоит забывать, что помимо применения технологий и ведения табеля нужно грамотно распределять рабочие задачи на стадии планирования.

 Фото на обложке: fizkes, Shutterstock

Источник: https://rb.ru/story/work-hours/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.