Правила эффективного рабочего дня

Эффективное планирование и организация рабочего дня: методы, правила и почему это важно

Правила эффективного рабочего дня

В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты.

Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени.

Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Планирование рабочего дня — инструмент, который помогает не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Это не банальный список дел, который нужно выполнить в строгой очередности. Планирование — способность выбирать, что нужно сделать, почему и когда.

Именно поэтому грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило тайм-менеджмента.

Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Что включает в себя планирование

Планирование рабочего времени включает в себя:

  • Расстановку приоритетов.
  • Выбор важных задач.
  • Поиск лучших путей их решения.
  • Поиск занятости в свободное время.

Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше, и распаляться на то, что не дает результат — бессмысленное дело.

Выбор важных задач — почти то же самое, что и расстановка приоритетов, только уже в рамках одного рабочего дня. Вы выбираете, что принесет важный результат, что нужно сделать срочно, а что можно отложить.

Поиск лучших путей решения задач — очень важный пункт. При планировании вы должны учитывать не только то, что сделаете, но и то, как это лучше всего сделать. При этом важно не просто экономить время, а делать все максимально быстро и качественно.

Работа со свободным временем также должна входить в план работы. У вас освободилось 2 часа в день, которые вы можете потратить на что-то? Можно сказать об этом боссу, и он нагрузит вас работой, можно заняться самообразованием, а можно приложить усилия к развитию собственного проекта.

Почему важно планировать рабочий день

Каждый, кто хоть раз сталкивался с фрилансом, бизнесом или «работой по желанию» (вроде такси), прекрасно понимает важность расстановки дел в течение дня. Но, к примеру, большинство офисных работников не считают нужным планировать свой рабочий день.

На самом деле, главная причина планирования рабочего дня — повышение собственной эффективности. Если вы прислушаетесь к собственному организму, то сможете понять, что какие-то дела вам даются лучше в одно время, а какие-то — в другое.

К примеру, звонки в другие компании вам удобнее совершать после обеда, так как вы уже проснулись, но еще не успели устать, а монотонная работа быстрее выполняется вечером, поэтому вбивание информации в БД лучше отложить до 5 — 6 часов.

Планирование рабочего дня учитывает не только базовые элементы решения задач, но и личные предпочтения каждого человека. Тайм-менеджмент был сделан не для того, чтобы навязать всем один и тот же шаблон высокоэффективной работы. Вы должны подстраивать свои задачи под особенности своего организма.

Организация и планирование своего рабочего дня позволяют вам делать большее за меньшее количество времени, оставляя время на то, что вам нравится.

Кто должен планировать свой рабочий день

Планировать свой рабочий день должен уметь каждый человек. Так вы сможете экономить время и будете более эффективно работать. Но есть 3 категории людей, которые просто обязаны заниматься личным планированием.

Фрилансеры. Самый недисциплинированный работник — фрилансер. У него нет четкого графика, а о том, что пора садиться что-то делать, напоминает только дедлайн.

Именно поэтому, фрилансерам, которые работают с несколькими клиентами, очень важно планировать свой рабочий день.

Часто оказывается, что новые заказы появляются с разницей в один — два дня, и если тянуть до последнего, можно не успеть поработать по двум проектам.

Бизнесмены. Здесь все практически так же, как и во фрилансе. Особенно если это бизнес в сети.

С одной стороны — вы можете спокойно отдыхать дома, когда ваши сотрудники работают, но с другой — такой подход неизбежно окажется провальным. На Западе среди бизнесменов процветает культ трудоголизма.

Там считают, что если ты не работаешь 60 часов в неделю, значит, ты ленив и тебе нечего делать в бизнесе.

Руководители. Руководитель не всегда будет бизнесменом. Владелец компании может не принимать активного участия в делах своей фирмы, но её директор берет на себя ответственность за работу целого механизма.

Именно поэтому лидеры средних и крупных компаний должны эффективно использовать свое время, ведь от их решений зависит будущее компании в долгосрочной перспективе.

 Планирование рабочего дня руководителя — способ наиболее эффективно распределить своё время между стратегически важными задачами.

Методы планирования рабочего дня

Методов правильного планирования рабочего дня может быть много. Но один из самых эффективных — Матрица Эйзенхауэра. Суть её в следующем.

Есть 4 квадрата:

  • Квадрат А — Срочные и важные дела.
  • Квадрат В — несрочные и важные дела.
  • Квадрат С — срочные и неважные дела.
  • Квадрат D — несрочные и неважные дела.

Квадрат А почти всегда должен оставаться пустым. При грамотном планировании все важные дела должны оседать в квадрате В и выполняться по мере их приближения к А.

Квадрат В — это важные дела, которые помогут вам достичь вашей цели. Сюда включают все дела, которые нужно выполнить в течение 1 рабочего дня.

Квадрат С означает срочные и неважные дела, которые нужно передать на выполнение другим лицам. Яркий пример срочных, но неважных дел — позвонить потенциальному клиенту. Это может сделать сотрудник, вам лучше сосредоточиться на других делах.

Квадрат D, означает, что есть несрочные и неважные дела, которые не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и в принципе не нужны. В этот квадрат стоит записывать все бесполезные идеи.

Такое разделение дел по их важности и срочности позволяет вам понимать, чему нужно уделить внимание в течение рабочего дня, а о чем можно благополучно забыть.

Матрица помогает не только в рабочих процессах, но и в повседневной жизни. Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В.

Но если вы хотите учить испанский просто ради того, чтобы знать его — это D, и о нем можно благополучно забыть.

Правила планирования времени рабочего дня

Существует несколько правил того, как нужно эффективно вести свой рабочий день. Для удобства, разобьем день на 3 части:

  • Начало рабочего дня.
  • Основной рабочий процесс.
  • Завершение.

Утро — самый важный этап. В зависимости от того, насколько вы выспались, как встали и что делали, будет зависеть ваше настроение, психологический настрой и работоспособность.

К принципам «правильного» утра относятся следующие:

  • Позитивный настрой. Если просыпаться каждый день с мыслью о том, что ненавидишь свою работу, продуктивность будет снижаться. Постарайтесь начинать утро с приятных мыслей.
  • Старайтесь не «раскачиваться». Вы замечали за собой, что после того, как вы поднимаетесь утром, вам нужно еще 30 — 40 минут на то, чтобы окончательно прийти в себя? Это время, которое не стоит терять. Сразу после пробуждения примите душ, заварите кофе и вместо получаса «в никуда», вы можете спокойно позавтракать.
  • Неспешный завтрак и путь на работу. Начинать день без спешки очень важно. Когда вы спешите, организм тратит лишние силы и нервы, которые могли бы пойти на более продуктивную работу. Если не можете позволить себе плотный завтрак и неспешную поездку — ложитесь позже и вставайте раньше.
  • Ключевые задачи. Большинство успешных бизнесменов склонны утверждать, что самые важные задачи необходимо решать утром. Как говорится «Хочешь все успевать — ешь лягушку на завтрак». В роли лягушки выступает дело, за которое вы совсем не хотите браться. Сделайте его утром, и позитивный настрой от того, что «лягушка съедена», сохранится на весь день.

Основной рабочий процесс состоит из следующих задач:

  • Решайте неотложные задачи. Важно понимать, что если в течение рабочего дня на вас свалилось какое-то неотложное дело, не нужно переключать все внимание исключительно на него. Сначала надо понять, важное оно или нет. Если важное, то нужно немедленно приступить к нему. Если нет — передайте ответственность за его выполнение другому человеку.
  • Соблюдайте сроки. Каждый день вы должны устанавливать себе примерные сроки, за которые должны справиться со всем объемом задач. Важно, чтобы это было не «Сделать всё до 18 часов», а «В 14:00 — начать делать план, в 15:00 — проанализировать показатели, в 16:00 — составить отчет» и т. д.
  • Порядок на рабочем месте. Это неявный, но очень важный пункт. Если на вашем столе бардак, ваш взгляд будет постоянно теряться среди него. И если на рабочем месте окажется какой-то посторонний документ, вы можете начать изучать его и просто потеряете 20 — 30 минут.
  • Не следуйте импульсам. Это самое важное. Есть некоторые триггеры, которые заставляют вас переключать внимание с работы на что-то менее важное. Позвонить другу, когда вы анализируете план продаж? Лучше этого не делать, тогда вы потеряете концентрацию и сможете легко упустить рабочий настрой.
  • Группируйте рутину. Это очень важно. Если вам нужно сделать 60 телефонных звонков в течение дня, то лучше разбить их на несколько мелких групп, по 10 — 15 штук за раз. После того, как позвонили, можете выполнять другое задание. Постоянно переключаясь с рутины на активную деятельность, вы сможете сделать гораздо больше.

Завершение рабочего дня основано на следующих принципах:

  • Доделывайте необходимое. Есть группа дел, которые входят в квадрат «важное, но несрочное». Их лучше всего доделывать в течение рабочего дня, а квадрат «важное и срочное» держать всегда пустым.
  • Сверяйте результаты с планом. Все что вы сделали за день, нужно сравнить с задуманным. Если вы только начали планировать свой рабочий день, то небольшие отклонения от плана будут в порядке вещей. Старайтесь, чтобы их было как можно меньше.
  • Составляйте план на следующий день. Лучше всего это делать по завершении предыдущего рабочего дня. Так вы сохраните рабочий настрой и, но при этом важно составить реальную программу дел.

Если вы руководитель, то в течение рабочего дня должны плотно работать со своим секретарем.

Помните, что все это общие советы. Они не учитывают ваши индивидуальные особенности. Если вам удобнее делать срочную работу днем, а не утром — это ваше право. Если вы предпочитаете делать большое и сложное дело последним, и это никак не влияет на ваш настрой в течение одного дня — сделайте его последним.

https://www.youtube.com/watch?v=XKn0zzmtGQ4

Планирование рабочего дня должно быть индивидуальным.

Основные ошибки при планировании рабочего дня

Несмотря на то, что практика тайм-менеджмента прочно оседает в нашей жизни, большинство людей совершают типичные ошибки, когда планируют свой рабочий день. Вот несколько из них.

Ошибка 1. Неправильная расстановка приоритетов.

Матрица Эйзенхауэра говорит нам о том, что мы должны выполнять важные дела. Но многие люди могут легко перепутать, что для них важно. Квадрат А, который должен оставаться пустым, и отвечающий за срочные и важные дела, они часто путают с С, где скопились неважные дела, требующие немедленного вмешательства.

Важно помнить, что вы должны расходовать силы исключительно на то, что вам важно в данный момент времени. Работать на перспективу следует, когда дела можно отложить и грамотно их распланировать.

Ошибка 2. Слишком много времени уделяется мелочам.

Для того, чтобы объяснить, почему в первую очередь надо делать «базу», а только потом мелочи, воспользуемся Законом Парето. Он гласит, что 20% усилий дают 80% результата. То есть, когда вы работаете над чем-то важным, вы затрачиваете 20% усилий и достигаете 80% результата. Когда вы работаете над мелочами, вы получаете результат в 4 раза меньше, а тратите сил в 4 раза больше.

Рассмотрим небольшой пример. Вам нужно запустить рекламную кампанию. Если вы создадите 10 креативов, подберете к ним ключевые слова и фразы, и запустите на подготовленных площадках, то это будет 20% работы, которые дадут 80% результата.

Но если вы будете уделять время на правку шрифтов и изображений, подборку и шлифовку фраз, поиск дополнительных платформ для рекламы, то потратите значительно больше сил.

Все это нужно будет сделать, но уже после начала рекламной кампании, когда вы достигните первого результата.

Ошибка 3. Отсутствие времени на личные дела.

У каждого человека должна быть личная жизнь и свобода выбора занятия. Если у вас много дел, и вы не находите один — два часа для того, чтобы заняться своим хобби, то это плохое планирование собственного дня. Планировать рабочее время важно не только потому, что оно позволяет делать больше. Оно дает возможность заниматься без спешки тем делом, которое вам по душе.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5aad98534bf161549f09625e/effektivnoe-planirovanie-i-organizaciia-rabochego-dnia-metody-pravila-i-pochemu-eto-vajno-5ab0b01b1aa80cc0eef47b03

Правила эффективного использования рабочего времени | Электронный помощник секретаря (ЭПС)

Правила эффективного рабочего дня

Каждое утро мы даем себе слово, что сегодня непременно наверстаем упущенное, однако день начинается, вносит свои коррективы, внимание рассеивается, и к вечеру снова приходится признаваться, что далеко не все планы удалось реализовать.

Увы, опять остались недоделки, которые придется доделывать завтра. Обидно? Еще бы, ведь мы не сидели без дела практически ни одной минутки.

Как же так организовать рабочее время, чтобы использовать его с максимальной результативностью?

Правило №1 – четкая постановка задач.

Для начала следует точно и без фанатизма определить задачи. Не стоит замахиваться на то, что в течение одного дня выполнить нереально. Если дел много, следует составить план и зафиксировать его на бумажном носителе. Видя перед собой такой план, вы меньше будете отвлекаться на посторонние занятия.

Если у вас несколько рабочих мест, расклейте свой план там, где он чаще будет попадаться вам на глаза. Зачем это надо делать? Во—первых, ставя перед собой конкретный задания, вы имеете возможность самостоятельно контролировать их выполнение.

Во—вторых, записав цели на бумаге, вы уже вступили на путь их материальной реализации.

Правило №2 – поминутный план действий.

Если вы занимаетесь одной и той же работой каждый день, вы можете распланировать все свои занятия буквально до минуты.

Составьте для себя такое расписание, где для каждого занятия будет определено конкретное время, не забывая и про десять минут отдыха в течение каждого часа.

Имея такое временное расписание, вы будете видеть, насколько точно вы укладываетесь в план, и сколько времени у вас отнимают посторонние дела, например, разговоры по телефону, беседы с коллегами и так далее.

Правило №3 – правильная расстановка приоритетов.

Каким бы трудом вы ни занимались, он наверняка состоит из множества дел, каждое из которых имеет свой собственный уровень приоритетности. Дела следует разделить по степени важности и по степени значимости, причем, эти два показателя далеко не равнозначны для вас самого, помните об этом.

Возможно, срочный отчет, который требуется начальнику, только затормозит вашу основную работу, внесет сумятицу в четкое расписание вашего рабочего дня. Однако отчет делать все равно придется, вот вам и дилемма. С одной стороны – срочный отчет, с другой – важная работа, которую никто не отменял и не отменит.

Только вы можете решить, что имеет высшую степень приоритетности для вас.

Правило №4 – постоянный контроль выполнения плана.

Если вы с самого утра составили для себя план действий на сегодня и забросили его в самый нижний и дальний ящик стола, про эффективность можно забыть. План для того и составляется, чтобы быть весь день у вас перед глазами и выполнять роль «напоминалки» и контролера.

Если у вас имеется четкий почасовой график, вы можете прямо в нем отмечать те дела, которые уже выполнили и сколько времени они у вас отняли.

И только в этом случае вы будете видеть, сколько важных дел вам еще предстоит сделать, иначе, замотавшись, снова упустите что—то неотложное.

Правило №5 – использование законов тайм—менеджмента.

Тайм—менеджмент – это наука, позволяющая максимально эффективно использовать время. Если вы внимательно наблюдаете за собой и своей собственной производительностью труда, то наверняка знаете, какие часы для вас можно считать наиболее продуктивными.

Это время следует использовать на полную катушку, стараясь сделать как можно больше важных и самых ответственных дел. Если в самом начале рабочего дня какое—либо желание трудиться отсутствует, не следует ждать с моря погоды и тупо рассматривать картинки в интернете. Аппетит приходит во время еды, а вдохновение – в процессе работы.

Начните с чего—то простого и приятного, а по мере повышения производительности труда переходите к более сложным заданиям.

Правило №6 – не стесняйтесь обращаться за помощью.

Как в народе говорится, одна голова – хорошо, но две – все равно еще лучше.

Не стоит каждый раз изобретать велосипед, если можно воспользоваться тем, что уже давно изобретено и отработано до мелочей, просто вам пока на глаза не попадалось.

Обратитесь за помощью к справочнику, интернету, другу, коллеге или начальнику. Кто—нибудь да обязательно поможет или хотя бы подскажет, где именно можно найти ответ на неразрешимый вопрос.

Правило №7 – регулярное подведение итогов.

В конце каждого рабочего дня не забывайте подводить итоги всего сделанного. Если какие—то планы остались не выполненными, их придется включить в плотный график следующего рабочего дня. И не забудьте похвалить самого себя за высокую производительность и дисциплинированность. Если сам себя не похвалишь, никто не похвалит.

Источник: http://sekretar-eps.ru/?page_id=660

Эссе на тему правила эффективного рабочего дня

Правила эффективного рабочего дня

Понятию «тайм-менеджмент» (управление временем) не зря посвящено столько книг и пособий. Это целая наука, позволяющая достигать поставленных целей в нашем скоростном мире.

Умело планировать свои дела – настоящее искусство, которым должен овладеть каждый, кто хочет достигнуть успехов в работе.

Вот 10 основных правил, которые не только сэкономят ваши силы и время, но и позволят стать просто незаменимым сотрудником!

Заведите себе специальный блокнот, ежедневник, в который каждый вечер пишите список дел на завтра. В спокойной атмосфере вы сможете правильно расставить приоритеты, спланировать время работы и отдыха. И с утра уже точно будете знать, за что браться в первую очередь.

Все дела можно разделить на четыре группы: срочные и важные; важные, но не срочные; срочные, но не важные; не срочные и не важные. Исходя из этого и составляйте свое расписание. Знайте, что 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.

2. Не отвлекайтесь на мелочи.


Например, возьмите за правило – проверять почту 2 раза в день, в 10:00 и 16:00 (в том случае, если она у вас не корпоративная и открыта постоянно). Так вы не пропустите важную информацию и не будете отвлекаться на проверку почты каждый час.

Если вы любите побродить по интернет-пространству и никак не можете лишить себя приятных минуток общения в соцсетях, тогда отведите в вашем графике определенное время в течение дня для этих шалостей. Например, не более 20 минут в день. Можете также составить список никчемных занятий, которые отнимают у вас драгоценные минуты. И в конце концов отказаться от них.

3. Создайте зону комфорта.


Если у вас нет личного кабинета, где бы вы смогли уединиться, сосредоточиться или просто расслабиться, то создайте себе комфортное личное пространство прямо на рабочем столе. Вам должно быть удобно. Наведите порядок, выбросьте мусор, добавьте немного приятных личных мелочей.

Замечено, что до 30% рабочего времени тратится на поиски нужной бумаги. Корзина для мусора – один из самых эффективных инструментов управления временем. Поэтому избавляйтесь от ненужного хлама. Существует мнение, что люди, работающие за чистым столом, показывают хорошие результаты.

4. Не стоит недооценивать утро.

Ученые давно выяснили, что утро – самое ценное и продуктивное время суток. Поэтому старайтесь все важные дела делать именно в первой половине дня, до обеда. Совещания, деловые встречи лучше всего запланировать на утро, и принимать важные решения следует на свежую голову. Не зря же существует поговорка «Утро вечера мудренее»!

Вне всяких сомнений, отзывчивость – это прекрасное качество. Но от этого страдаете только вы – ведь на вас наваливают кучу мелких дел и забот, а вы безотказно их взваливаете на свои плечи. Научитесь перепоручать их или отказываться.

Если живете по принципу «лучше меня это никто не сделает», тогда научитесь доверять коллегам. Возможно, вам не хватает рабочего времени лишь потому, что вы выполняете не только свои обязанности, но и других, и безотказно беретесь за все рутинные мелочи? Попробуйте научиться говорить «нет», и вы поймете, что это слово экономит кучу времени.

7. Ставьте сроки.


Это очень организует. Лучше всего записывайте время окончания рядом с тем или иным делом. Если хотите сделать отчет вовремя, то пообещайте себе (а лучше кому-либо, да еще и вслух) закончить работу к 17:00. По статистике обещания, данные кому-либо, выполняются гораздо чаще, чем самому себе.

8. Не бросайте начатое дело.


Берясь делать несколько дел параллельно, вы рискуете ни одно из них не закончить должным образом. Избегайте незапланированных импульсивных действий.

9. Умейте отдыхать.

Синдром выгорания чаще всего грозит не тем, у кого слишком много обязанностей, а тем, кто совершенно не умеетотдыхать . Учитесь себя разгружать. Задайте себе три вопроса: зачем мне это вообще делать? Почему именно я? Почему именно сейчас? Возможно, вы поймете, что это дело можно не делать вовсе, перепоручить его или перенести сроки.

Именно правильный завтрак помогает проснуться, пополнить запасы энергии. Конечно, многие из нас готовы идти на работу голодными и непричесанными, лишь бы поваляться в постели хотя бы на 5 минут подольше.

Но гораздо лучше потратить эти 5 минут на плотный завтрак, чем потом весь день отвлекаться на мелкие перекусы. Да и мысли голодного человека текут лишь в одном направлении – еды.

Еще помните, что полноценный завтрак полезен для здоровья .

Если вы научитесь управлять своим временем, то оно не будет управлять вами!

Составление правил эффективного рабочего дня всегда должно осуществляться человеком самостоятельно, чтобы соответствовать актуальным для него жизненным задачам. Правила «хорошего» рабочего дня всегда индивидуальны, хотя некоторые наиболее общие моменты в них могут совпадать. Ниже приводится пример подобных правил:

  • 1. Хорошо высыпаться и завтракать. Сон должен быть «качественным, а завтрак должен обеспечивать организму достаточную «стартовую энергетику» для начала нового дня.
  • 2. Начинать день с хорошего настроения. В самом начале дня очень важен эмоциональный настрой, который во многом определяет настроение на весь день. Утром необычайно важно сделать что-то такое, что приведет в радостное и оптимистичное расположение духа: приготовить вкусный завтрак, сделать зарядку, послушать любимую музыку, поиграть с домашним животным и т. п. Для такого настроя обычно требуется не более 10—15 минут, а эффект от него сохраняется в течение всего дня.
  • 3. Не опаздывать на работу. Даже если найти сотню оправданий опозданиям, в подсознании все равно накапливается негативный «багаж», который снижает чувство удовлетворенности работой. Звучит парадоксально, но собственные опоздания делают работу субъективно «плохой» и снижают степень вовлеченности в нее.
  • 4. Создать привычку — начинать работать в одно и то же время. Важно понимать, что психологически «хорошая» (комфортная) работа — это во многом ритуал. Ритуал — это жесткая, постоянно воспроизводимая схема поведения, которая гарантирует, что «все идет как надо». Фиксированное время начала работы — один из элементов такого ритуала, который в значительной мере повышает эффективность работы.
  • 5. Начинать работу с «организационных моментов» — планирования дня, согласования контактов, подготовки рабочего места и т. п. Для того чтобы работа была эффективной, разумеется, некоторое время необходимо потратить на самоорганизацию. Если этого не сделать, потом (в течение рабочего дня) может обнаружиться множество «сюрпризов» — забытые встречи, неподготовленные документы, неизвестно куда засунутые бумаги и т. п. Все эти «сюрпризы» автоматически становятся «ворами времени», чего можно было бы легко избежать, выделив немного времени на подготовку к работе.
  • 6. В начале приступать без «раскачки» к решению самых важных (в том числе самых сложных и комплексных) и срочных задач. Это правило не является абсолютным (существуют люди, для которых, наоборот, гораздо эффективнее постепенно «врабатываться», переходя от решения простых к решению более сложных задач), но определенная логика в нем есть. Во-первых, в начале дня человек еще не устал, у него достаточно сил для решения важных задач; во-вторых, если при решении приоритетных задач возникнут какие-нибудь непредвиденные сложности, то еще останется определенный «оперативный простор», который позволит вовремя скорректировать планы.
  • 7. Планирование выполнения наиболее важных задач на пик работоспособности. У большинства людей пики суточных биоритмов приходятся на периоды с 9.00 до 12.00 и с 16.00 до 18.00.
  • 8. Избегать незапланированных импульсивных действий, которые могут вызвать непредвиденную обратную реакцию. Категорически отказываться от немедленного выполнения всех случайных дел, за исключением жизненно важных. За этим правилом скрываются два «подводных камня»: один из них связан с самодисциплиной и самоконтролем, а второй — с особенностями отношений с другими людьми. Импульсивные действия обычно связаны с плохой самодисциплиной, когда нечто увлекательное заставляет нас отклониться от намеченного плана.

Источник: https://taldomsv.ru/jesse-na-temu-pravila-jeffektivnogo-rabochego-dnja/

Эффективное планирование дня и рабочего времени: приоритеты, дедлайны

Правила эффективного рабочего дня

Мы также располагаем любопытными данными от исследовательского центра рекрутингового портала Superjob. Они свидетельствуют о том, что 23% экономически активных россиян не умеют планировать свой рабочий день. Хотя очевидно, что эта компетенция — основа не только успешной карьеры, но и продуктивной жизни. Человек, умеющий планировать, управляет временем, а не плывет по течению.

Приоритеты

Часто, откладывая важное «на потом», мы беремся за решение второстепенных задач, а главное так и оставляем незавершенным, испытывая внутреннее беспокойство и дискомфорт.

«Всегда старайтесь правильно расставлять приоритеты в своих задачах, — советует генеральный директор технопарка «Строгино» Сергей Теплов.

– При организации деятельности учитывайте пунктуальность внешних контрагентов, чтобы в случае образовавшегося свободного времени при ожидании можно было выполнить задачи второстепенной важности».

При этом необходимо всегда оставлять время на гибкое планирование, добавляет эксперт. Если вы будете ценить время других людей, у вас есть шанс получить благоприятные результаты.

Визуализация

В информационный век создается много «белого шума»: человека постоянно что-то отвлекает от главного. Самый эффективный способ противостоять  шквалу избыточной информации и внешних деструкторов — это составлять списки дел и задач с присвоением каждому степени важности.

Заведите ежедневник или блокнот для записей и делайте пометки, советуют эксперты. «Эффективно планировать свое время можно только одним способом — записывать, — делится опытом Александр Оганов, основатель проекта UniWeb. – Фиксировать задачи, присваивать им степень важности, ставить перед собой сроки и соблюдать их».

Александр Оганов, основатель проекта UniWeb: «Когда я только начинал заниматься бизнесом, ментор подарил мне блокнот и карандаш. Это мне помогло».

Впрочем, нужно помнить не только, ЧТО вы записываете, но и то, КАК вы записываете. Часто бывает, что на саму расшифровку записей уходит много времени.

Например, если записано «Позвонить контрагенту», нужно для начала вспомнить, какому контрагенту, по какому поводу и с какой целью. Не нужно создавать слишком длинные списки, которые сбивают с толку при первом же взгляде на них.

Для этого необходимо четко формулировать задачи, при необходимости разбивая их на подзадачи.

Дедлайн всему голова

У каждого запланированного дела должен быть конкретный срок его завершения. А если вы работаете с «внешними» дедлайнами, то в дополнение к ним устанавливайте еще и «внутренние»: в таком случае у вас всегда будет время на доработку и не придется переживать из-за срыва сроков, если что-то пойдет не так.  

«Мой секрет эффективного тайм-менеджмента заключается в работе по принципу выхода из зоны комфорта с целью достижения большего, — говорит Данила Шмелев, генеральный директор компании «Девино Телеком». – Важно организовать рабочий процесс так, чтобы постоянно чувствовать себя за рамками зоны комфорта и направлять все ресурсы на выполнение поставленных задач в срок».  

Известный предприниматель и маркетолог Сет Годин предпочитает дедлайны называть «живыми линиями» (от live-lines). Во-первых, это название гораздо приятнее.

Во-вторых, сроки действительно как «живые линии»: соблюдая их, вы обеспечиваете себе спокойную жизнь и безупречную репутацию.

Отличный способ показать себя в лучшем свете и обратить на себя внимание — закончить работу немного раньше сроков.       

Держать фокус

Чтобы не стать жертвой мультизадачности, важно уметь не только составлять план на день, но и следовать ему, фокусировать внимание на определенной проблеме.  

Существуют техники, которые помогают сосредотачиваться на определенной деятельности. Например, метод «Помидора» (Pomodoro Technique — техника управления временем, более 20 лет назад предложенная Франческо Кирилло) предполагает разделение задач на временные отрезки («помидоры») по 25 минут.

На протяжении этого периода рекомендуется сосредоточиться на одной задаче, а потом делать 5-минутный перерыв. Для выполнения разного рода дел может потребоваться от одного до десяти 25-минутных временных отрезков. Между 3 и 4-м «помидором» можно устроить более длительный перерыв.

Эта техника помогает сосредоточить внимание на том, что человек делает в данный момент и не растрачивать ресурсы — внимание и время. Хотя некоторые эксперты считают, что если задача занимает менее 3-х минут (звонок клиенту, оплата счета за телефон и т д.), то лучше разделываться с ней сразу, по мере возникновения.

Это позволит не перегружать и без того длинный список дел.

Если нет вдохновения

Все перечисленное выше, как это ни странно, работает и для творческих людей, которые, как принято считать, зависимы от вдохновения. Наглядный тому пример — принципы работы японского писателя Харуки Мураками.

В своих последних мемуарах What I Talk About When I Talk About Running он признался, что именно строгий режим помогает ему писать по 1000 страниц в год.

Оказывается, четкий рабочий график с подъемом в 5 утра и отбоем в 22 часа чрезвычайно важен для его впечатляющей творческой производительности. «Если ты хочешь писать каждый день на протяжении трех лет, ты должен быть в тонусе, — предупреждает Харуки Мураками.

– Конечно, обязательно нужно сохранять ментальную концентрацию, но, в первую очередь, ты должен быть собран физически. Это очень важная штука. Необходимо сохранять крепость и духа, и тела».  

Источник: https://kontur.ru/articles/623

Правила эффективной организации рабочего дня

Правила эффективного рабочего дня

Для результативности профессиональной деятельности важное значение имеет рациональная (с точки зрения расхода времени) организация трудового дня менеджера.

Организационные принципы эффективного распорядка дня можно разделить на три группы: правила начала дня, основной его части и правила завершения рабочего дня. В каждой из них можно выделить ключевые рекомендации.

Правила начала рабочего дня

  1. Начинайте день с позитивным настроением.

    Каждый день задавайте себе вопрос: как этот день может приблизить меня к моим целям? Подумайте: с кем сегодня необходимо встретиться? какие трудности и проблемы может «уготовить» этот день; как их преодолеть?

  2. Начинайте работу по возможности в одно и то же время.

  3. Пересмотрите свой план дня, составленный накануне вечером, оценивая степень важности и срочность задач, и внесите коррективы.

  4. Начинайте работу с выполнения важнейших задач дня, до чтения газет и корреспонденции и по возможности до начала рабочего дня коллег и подчиненных, поскольку в течение дня вы будете настолько заняты текущими делами и разными отвлечениями, что вряд ли сможете уделить достаточно времени важнейшим вопросам.
  5. Согласовывайте план дня, сроки и приоритеты с секретарем или коллегами, сделайте их своими партнером в создании оптимальных условий для работы.

Правила основной части дня

  1. Не отвлекайтесь на решение внезапно возникших неотложных проблем. В каждой организации возникают непредвиденные ситуации, однако отвлечение на них приводит к тому, что на некоторое время откладываются запланированные важные задачи и как следствие — дополнительные затраты времени и средств.

  2. Избегайте незапланированных импульсивных действий. Если вы во время работы вдруг захотели сделать что-то другое, например позвонить кому-либо, подумайте, не помешает ли это вашей текущей работе. Если же при выполнении задачи у вас появилась интересная идея или важная информация, то сделайте краткую запись и обработайте ее позднее.

  3. Делайте регулярно (после часа работы) короткие паузы (не более 10 мин). Рассматривайте паузы как подзарядку энергией во время отдыха.
  4. Объединяйте небольшие однородные задачи в рабочие блоки. Благодаря непрерывности процесса экономится время.
  5. Старайтесь начатое дело доводить до конца.

    На отвлечение от основного дела тратится немало времени, поскольку при возвращении к нему приходится вновь повторять уже проделанное однажды.

  6. Используйте незапланированные промежутки времени, а также последние минуты перед обеденным перерывом или перед концом рабочего дня для подготовительной, плановой или рутинной деятельности.

  7. Работайте антициклично. Выполняйте самые важные запланированные задачи в течение более спокойного дообеденного периода, т. е. до того, как наступит пик активности у других сотрудников и напряжение в работе достигнет апогея.

  8. Зарезервируйте для выполнения важных дел один спокойный, или закрытый час, в течение которого вам никто не может помешать.
  9. Установите время для себя (примерно час), занесите его в свой план дня и используйте для важных, но несрочных дел, носящих долговременный характер, например для повышения квалификации.

    Отгородите себя на это время от внешнего мира.

  10. Контролируйте время и планы, а также многократно перепроверяйте свои планы дня с точки зрения их выполнения, установления новых приоритетов и т. п.

Правила завершения рабочего дня

  1. Контролируйте результаты работы, т. е. сравнивайте намеченное в плане дня с реально выполненным с учетом поставленных целей и отклонений от них.
  2. Составляйте план на следующий день накануне вечером, пользуясь дневником времени.

  3. Отправляйтесь домой с хорошим настроением. Для формирования позитивного образа жизни важно осознавать, какое качество и какую ценность имеет каждый день.

Работоспособность каждого менеджера находится в зависимости от целого ряда факторов.

В них можно выделить следующие закономерности:

    • к фазам высшей активности примыкают двухчасовые паузы, во время которых организм человека работает в «щадящем» режиме;
    • пик работоспособности приходится на первую половину дня;
    • после обеда, когда наступает известный спад продуктивности, нужно использовать этот период для социальных контактов и рутинной деятельности.

Рекомендуется также в соответствии с колебаниями работоспособности чередовать напряженную, ответственную деятельность с менее важной и ненапряженной.

Кроме того, следует учитывать естественные фазы биоритмов организма. Учение о биоритмах основано на том, что физические, психические и интеллектуальные состояния каждого человека подвержены циклическим колебаниям, т. е.

существуют регулярные фазы активности и расслабления. В течение суток биоритмы каждые два часа (10-12 раз в день) замедляются: организм периодически отдыхает. Период бездействия (отдыха) — это смена рабочего режима, которая способствует нормальному функционированию организма.

Если этого не учитывать, то перегрузки неизбежны.

Важным фактором успеха являются методы работы, которые определяются в первую очередь свойствами характера человека, его склонностями и привычками. Для того чтобы улучшить свои методы работы, надо, во-первых, уяснить сильные и слабые стороны своих методов работы, во-вторых, иметь стимул к упрочению сильных сторон и, в-третьих, стремиться преодолеть собственные недостатки.

Одной из важнейших предпосылок успешной работы является сосредоточение внимания на самом важном и существенном. Работу можно значительно улучшить, если все свои задачи сначала ставить под вопросы, которые помогут избежать ненужных дел в течение рабочего дня.

Для этого, прежде всего, следует задать себе следующие вопросы:

  • Зачем вообще это делать? Это поможет уяснить, что некоторые дела в действительности не нужны или могут быть выполнены лишь в «общих чертах».
  • Почему именно я? Этот вопрос должен удержать от исполнения дел, которые не выдерживают критического рассмотрения с точки зрения того, нужно ли их делать самому. Доверяйте своим сотрудникам и в большей степени используйте возможности делегирования. Вновь обдумайте сложившееся к настоящему времени разграничение целей, обязанностей и компетенции между вами и сотрудниками.
  • Почему именно теперь? Этот вопрос убережет вас от того, чтобы из-за неверно выбранного срока исполнения дела не потерять слишком много времени. Устанавливая сроки, старайтесь точно фиксировать их и конкретизировать. Не устанавливайте сроков типа «завтра, после обеда, в течение дня» и т. п. Далеко не все дела нужно обязательно делать, решать или обсуждать «теперь» или «немедленно».
  • Почему в этой форме? Всегда подвергайте сомнению свои привычные отшлифованные методы работы и находите новые, творческие и рациональные способы исполнения своих дел.

Еще на блоге:   «Дети погружены в культуру неуважения»- врач-педиатр:

Другой функцией самоменеджмента является контроль за результатами, или самоконтроль, благодаря которому определяется, были ли выполнены запланированные дела, и вносятся в планы необходимые коррективы. Контроль выполняет три задачи:

  1. осмысление физического состояния. Что достигнуто к моменту осуществления контроля?
  2. сравнение запланированного с достигнутым. В какой степени достигнута поставленная цель?
  3. корректировку установленных отклонений.

Время, продолжительность и регулярность контроля зависят от исполняемых задач и поставленной цели. Он подразделяется на контроль процесса и осуществляемой деятельности и контроль результатов (целевой контроль).

Для осуществления контроля рекомендуется регулярно проверять свои планы и организацию труда, постоянно задавать себе следующие вопросы:

  • Действительно ли я решаю необходимые задачи?
  • Подхожу ли я к предстоящей деятельности в соответствии с ее приоритетностью?
  • Справляюсь ли я с запланированными задачами в установленное время?
  • Перепоручаю ли я в достаточном объеме дела?
  • Объединяю ли я в единый блок небольшие дела?
  • Веду ли я борьбу с помехами и «поглотителями времени»?

Необходим также анализ деятельности и времени, который предполагает сравнение фактического использования времени в течение дня и недели с запланированным.

Для этого выделяется определенный период (день или неделя), фиксируются вся выполняемая в течение этого периода работа и затраченное время.

Далее каждый вид деятельности анализируется с точки зрения возможностей оптимизации трудового процесса в целях экономии времени:

    • Что произойдет, если отказаться от данной деятельности?
    • Что произойдет, если эту деятельность полностью или частично делегировать?
    • Что произойдет, если эту деятельность осуществлять в течение более короткого промежутка времени?

Если ничего не произойдет или последствия будут незначительными, то эту деятельность можно исключить, делегировать или осуществлять в более короткие сроки.

Затем нужно попытаться определить фактическую временную нагрузку, а также сколько времени может быть сэкономлено, какие меры по экономии времени необходимо предпринять, как можно использовать сэкономленное время.

Контроль результатов труда с точки зрения достижения цели должен производиться после выполнения задачи (конечный контроль), а при реализации крупных проектов — на промежуточных стадиях (промежуточный контроль). Необходимо осуществлять регулярный контроль своих годовых, месячных, недельных и дневных планов, отвечая на вопросы:

  • Какие результаты были достигнуты?
  • Что осталось не сделанным и почему?
  • Где было потеряно время?
  • Какие можно сделать выводы для планирования следующего периода?

Таким образом, рационализация личной работы позволяет повысить эффективность вашей деятельности и создаст предпосылки для успешного руководства.

 Bлaдимиp Иннокентьевич Haбoкoв, доктор экономических наук, профессор, декан торгово-экономического факультета Уральского государственного экономического университета (УрГЭУ).

Источник

Источник: https://ezopage.com/pravila-effektivnoj-organizatsii-rabochego-dnya/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.