Правильная организация рабочего времени

Содержание

Эффективное планирование и организация рабочего дня: методы, правила и почему это важно

Правильная организация рабочего времени

В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты.

Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени.

Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Планирование рабочего дня — инструмент, который помогает не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Это не банальный список дел, который нужно выполнить в строгой очередности. Планирование — способность выбирать, что нужно сделать, почему и когда.

Именно поэтому грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило тайм-менеджмента.

Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Что включает в себя планирование

Планирование рабочего времени включает в себя:

  • Расстановку приоритетов.
  • Выбор важных задач.
  • Поиск лучших путей их решения.
  • Поиск занятости в свободное время.

Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше, и распаляться на то, что не дает результат — бессмысленное дело.

Выбор важных задач — почти то же самое, что и расстановка приоритетов, только уже в рамках одного рабочего дня. Вы выбираете, что принесет важный результат, что нужно сделать срочно, а что можно отложить.

Поиск лучших путей решения задач — очень важный пункт. При планировании вы должны учитывать не только то, что сделаете, но и то, как это лучше всего сделать. При этом важно не просто экономить время, а делать все максимально быстро и качественно.

Работа со свободным временем также должна входить в план работы. У вас освободилось 2 часа в день, которые вы можете потратить на что-то? Можно сказать об этом боссу, и он нагрузит вас работой, можно заняться самообразованием, а можно приложить усилия к развитию собственного проекта.

Почему важно планировать рабочий день

Каждый, кто хоть раз сталкивался с фрилансом, бизнесом или «работой по желанию» (вроде такси), прекрасно понимает важность расстановки дел в течение дня. Но, к примеру, большинство офисных работников не считают нужным планировать свой рабочий день.

На самом деле, главная причина планирования рабочего дня — повышение собственной эффективности. Если вы прислушаетесь к собственному организму, то сможете понять, что какие-то дела вам даются лучше в одно время, а какие-то — в другое.

К примеру, звонки в другие компании вам удобнее совершать после обеда, так как вы уже проснулись, но еще не успели устать, а монотонная работа быстрее выполняется вечером, поэтому вбивание информации в БД лучше отложить до 5 — 6 часов.

Планирование рабочего дня учитывает не только базовые элементы решения задач, но и личные предпочтения каждого человека. Тайм-менеджмент был сделан не для того, чтобы навязать всем один и тот же шаблон высокоэффективной работы. Вы должны подстраивать свои задачи под особенности своего организма.

Организация и планирование своего рабочего дня позволяют вам делать большее за меньшее количество времени, оставляя время на то, что вам нравится.

Кто должен планировать свой рабочий день

Планировать свой рабочий день должен уметь каждый человек. Так вы сможете экономить время и будете более эффективно работать. Но есть 3 категории людей, которые просто обязаны заниматься личным планированием.

Фрилансеры. Самый недисциплинированный работник — фрилансер. У него нет четкого графика, а о том, что пора садиться что-то делать, напоминает только дедлайн.

Именно поэтому, фрилансерам, которые работают с несколькими клиентами, очень важно планировать свой рабочий день.

Часто оказывается, что новые заказы появляются с разницей в один — два дня, и если тянуть до последнего, можно не успеть поработать по двум проектам.

Бизнесмены. Здесь все практически так же, как и во фрилансе. Особенно если это бизнес в сети.

С одной стороны — вы можете спокойно отдыхать дома, когда ваши сотрудники работают, но с другой — такой подход неизбежно окажется провальным. На Западе среди бизнесменов процветает культ трудоголизма.

Там считают, что если ты не работаешь 60 часов в неделю, значит, ты ленив и тебе нечего делать в бизнесе.

Руководители. Руководитель не всегда будет бизнесменом. Владелец компании может не принимать активного участия в делах своей фирмы, но её директор берет на себя ответственность за работу целого механизма.

Именно поэтому лидеры средних и крупных компаний должны эффективно использовать свое время, ведь от их решений зависит будущее компании в долгосрочной перспективе.

 Планирование рабочего дня руководителя — способ наиболее эффективно распределить своё время между стратегически важными задачами.

Методы планирования рабочего дня

Методов правильного планирования рабочего дня может быть много. Но один из самых эффективных — Матрица Эйзенхауэра. Суть её в следующем.

Есть 4 квадрата:

  • Квадрат А — Срочные и важные дела.
  • Квадрат В — несрочные и важные дела.
  • Квадрат С — срочные и неважные дела.
  • Квадрат D — несрочные и неважные дела.

Квадрат А почти всегда должен оставаться пустым. При грамотном планировании все важные дела должны оседать в квадрате В и выполняться по мере их приближения к А.

Квадрат В — это важные дела, которые помогут вам достичь вашей цели. Сюда включают все дела, которые нужно выполнить в течение 1 рабочего дня.

Квадрат С означает срочные и неважные дела, которые нужно передать на выполнение другим лицам. Яркий пример срочных, но неважных дел — позвонить потенциальному клиенту. Это может сделать сотрудник, вам лучше сосредоточиться на других делах.

Квадрат D, означает, что есть несрочные и неважные дела, которые не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и в принципе не нужны. В этот квадрат стоит записывать все бесполезные идеи.

Такое разделение дел по их важности и срочности позволяет вам понимать, чему нужно уделить внимание в течение рабочего дня, а о чем можно благополучно забыть.

Матрица помогает не только в рабочих процессах, но и в повседневной жизни. Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В.

Но если вы хотите учить испанский просто ради того, чтобы знать его — это D, и о нем можно благополучно забыть.

Правила планирования времени рабочего дня

Существует несколько правил того, как нужно эффективно вести свой рабочий день. Для удобства, разобьем день на 3 части:

  • Начало рабочего дня.
  • Основной рабочий процесс.
  • Завершение.

Утро — самый важный этап. В зависимости от того, насколько вы выспались, как встали и что делали, будет зависеть ваше настроение, психологический настрой и работоспособность.

К принципам «правильного» утра относятся следующие:

  • Позитивный настрой. Если просыпаться каждый день с мыслью о том, что ненавидишь свою работу, продуктивность будет снижаться. Постарайтесь начинать утро с приятных мыслей.
  • Старайтесь не «раскачиваться». Вы замечали за собой, что после того, как вы поднимаетесь утром, вам нужно еще 30 — 40 минут на то, чтобы окончательно прийти в себя? Это время, которое не стоит терять. Сразу после пробуждения примите душ, заварите кофе и вместо получаса «в никуда», вы можете спокойно позавтракать.
  • Неспешный завтрак и путь на работу. Начинать день без спешки очень важно. Когда вы спешите, организм тратит лишние силы и нервы, которые могли бы пойти на более продуктивную работу. Если не можете позволить себе плотный завтрак и неспешную поездку — ложитесь позже и вставайте раньше.
  • Ключевые задачи. Большинство успешных бизнесменов склонны утверждать, что самые важные задачи необходимо решать утром. Как говорится «Хочешь все успевать — ешь лягушку на завтрак». В роли лягушки выступает дело, за которое вы совсем не хотите браться. Сделайте его утром, и позитивный настрой от того, что «лягушка съедена», сохранится на весь день.

Основной рабочий процесс состоит из следующих задач:

  • Решайте неотложные задачи. Важно понимать, что если в течение рабочего дня на вас свалилось какое-то неотложное дело, не нужно переключать все внимание исключительно на него. Сначала надо понять, важное оно или нет. Если важное, то нужно немедленно приступить к нему. Если нет — передайте ответственность за его выполнение другому человеку.
  • Соблюдайте сроки. Каждый день вы должны устанавливать себе примерные сроки, за которые должны справиться со всем объемом задач. Важно, чтобы это было не «Сделать всё до 18 часов», а «В 14:00 — начать делать план, в 15:00 — проанализировать показатели, в 16:00 — составить отчет» и т. д.
  • Порядок на рабочем месте. Это неявный, но очень важный пункт. Если на вашем столе бардак, ваш взгляд будет постоянно теряться среди него. И если на рабочем месте окажется какой-то посторонний документ, вы можете начать изучать его и просто потеряете 20 — 30 минут.
  • Не следуйте импульсам. Это самое важное. Есть некоторые триггеры, которые заставляют вас переключать внимание с работы на что-то менее важное. Позвонить другу, когда вы анализируете план продаж? Лучше этого не делать, тогда вы потеряете концентрацию и сможете легко упустить рабочий настрой.
  • Группируйте рутину. Это очень важно. Если вам нужно сделать 60 телефонных звонков в течение дня, то лучше разбить их на несколько мелких групп, по 10 — 15 штук за раз. После того, как позвонили, можете выполнять другое задание. Постоянно переключаясь с рутины на активную деятельность, вы сможете сделать гораздо больше.

Завершение рабочего дня основано на следующих принципах:

  • Доделывайте необходимое. Есть группа дел, которые входят в квадрат «важное, но несрочное». Их лучше всего доделывать в течение рабочего дня, а квадрат «важное и срочное» держать всегда пустым.
  • Сверяйте результаты с планом. Все что вы сделали за день, нужно сравнить с задуманным. Если вы только начали планировать свой рабочий день, то небольшие отклонения от плана будут в порядке вещей. Старайтесь, чтобы их было как можно меньше.
  • Составляйте план на следующий день. Лучше всего это делать по завершении предыдущего рабочего дня. Так вы сохраните рабочий настрой и, но при этом важно составить реальную программу дел.

Если вы руководитель, то в течение рабочего дня должны плотно работать со своим секретарем.

Помните, что все это общие советы. Они не учитывают ваши индивидуальные особенности. Если вам удобнее делать срочную работу днем, а не утром — это ваше право. Если вы предпочитаете делать большое и сложное дело последним, и это никак не влияет на ваш настрой в течение одного дня — сделайте его последним.

Планирование рабочего дня должно быть индивидуальным.

Основные ошибки при планировании рабочего дня

Несмотря на то, что практика тайм-менеджмента прочно оседает в нашей жизни, большинство людей совершают типичные ошибки, когда планируют свой рабочий день. Вот несколько из них.

Ошибка 1. Неправильная расстановка приоритетов.

Матрица Эйзенхауэра говорит нам о том, что мы должны выполнять важные дела. Но многие люди могут легко перепутать, что для них важно. Квадрат А, который должен оставаться пустым, и отвечающий за срочные и важные дела, они часто путают с С, где скопились неважные дела, требующие немедленного вмешательства.

Важно помнить, что вы должны расходовать силы исключительно на то, что вам важно в данный момент времени. Работать на перспективу следует, когда дела можно отложить и грамотно их распланировать.

Ошибка 2. Слишком много времени уделяется мелочам.

Для того, чтобы объяснить, почему в первую очередь надо делать «базу», а только потом мелочи, воспользуемся Законом Парето. Он гласит, что 20% усилий дают 80% результата. То есть, когда вы работаете над чем-то важным, вы затрачиваете 20% усилий и достигаете 80% результата. Когда вы работаете над мелочами, вы получаете результат в 4 раза меньше, а тратите сил в 4 раза больше.

Рассмотрим небольшой пример. Вам нужно запустить рекламную кампанию. Если вы создадите 10 креативов, подберете к ним ключевые слова и фразы, и запустите на подготовленных площадках, то это будет 20% работы, которые дадут 80% результата.

Но если вы будете уделять время на правку шрифтов и изображений, подборку и шлифовку фраз, поиск дополнительных платформ для рекламы, то потратите значительно больше сил.

Все это нужно будет сделать, но уже после начала рекламной кампании, когда вы достигните первого результата.

Ошибка 3. Отсутствие времени на личные дела.

У каждого человека должна быть личная жизнь и свобода выбора занятия. Если у вас много дел, и вы не находите один — два часа для того, чтобы заняться своим хобби, то это плохое планирование собственного дня. Планировать рабочее время важно не только потому, что оно позволяет делать больше. Оно дает возможность заниматься без спешки тем делом, которое вам по душе.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5aad98534bf161549f09625e/effektivnoe-planirovanie-i-organizaciia-rabochego-dnia-metody-pravila-i-pochemu-eto-vajno-5ab0b01b1aa80cc0eef47b03

Эффективное планирование дня и рабочего времени: приоритеты, дедлайны

Правильная организация рабочего времени

Мы также располагаем любопытными данными от исследовательского центра рекрутингового портала Superjob. Они свидетельствуют о том, что 23% экономически активных россиян не умеют планировать свой рабочий день. Хотя очевидно, что эта компетенция — основа не только успешной карьеры, но и продуктивной жизни. Человек, умеющий планировать, управляет временем, а не плывет по течению.

Приоритеты

Часто, откладывая важное «на потом», мы беремся за решение второстепенных задач, а главное так и оставляем незавершенным, испытывая внутреннее беспокойство и дискомфорт.

«Всегда старайтесь правильно расставлять приоритеты в своих задачах, — советует генеральный директор технопарка «Строгино» Сергей Теплов.

– При организации деятельности учитывайте пунктуальность внешних контрагентов, чтобы в случае образовавшегося свободного времени при ожидании можно было выполнить задачи второстепенной важности».

При этом необходимо всегда оставлять время на гибкое планирование, добавляет эксперт. Если вы будете ценить время других людей, у вас есть шанс получить благоприятные результаты.

Визуализация

В информационный век создается много «белого шума»: человека постоянно что-то отвлекает от главного. Самый эффективный способ противостоять  шквалу избыточной информации и внешних деструкторов — это составлять списки дел и задач с присвоением каждому степени важности.

Заведите ежедневник или блокнот для записей и делайте пометки, советуют эксперты. «Эффективно планировать свое время можно только одним способом — записывать, — делится опытом Александр Оганов, основатель проекта UniWeb. – Фиксировать задачи, присваивать им степень важности, ставить перед собой сроки и соблюдать их».

Александр Оганов, основатель проекта UniWeb: «Когда я только начинал заниматься бизнесом, ментор подарил мне блокнот и карандаш. Это мне помогло».

Впрочем, нужно помнить не только, ЧТО вы записываете, но и то, КАК вы записываете. Часто бывает, что на саму расшифровку записей уходит много времени.

Например, если записано «Позвонить контрагенту», нужно для начала вспомнить, какому контрагенту, по какому поводу и с какой целью. Не нужно создавать слишком длинные списки, которые сбивают с толку при первом же взгляде на них.

Для этого необходимо четко формулировать задачи, при необходимости разбивая их на подзадачи.

Дедлайн всему голова

У каждого запланированного дела должен быть конкретный срок его завершения. А если вы работаете с «внешними» дедлайнами, то в дополнение к ним устанавливайте еще и «внутренние»: в таком случае у вас всегда будет время на доработку и не придется переживать из-за срыва сроков, если что-то пойдет не так.  

«Мой секрет эффективного тайм-менеджмента заключается в работе по принципу выхода из зоны комфорта с целью достижения большего, — говорит Данила Шмелев, генеральный директор компании «Девино Телеком». – Важно организовать рабочий процесс так, чтобы постоянно чувствовать себя за рамками зоны комфорта и направлять все ресурсы на выполнение поставленных задач в срок».  

Известный предприниматель и маркетолог Сет Годин предпочитает дедлайны называть «живыми линиями» (от live-lines). Во-первых, это название гораздо приятнее.

Во-вторых, сроки действительно как «живые линии»: соблюдая их, вы обеспечиваете себе спокойную жизнь и безупречную репутацию.

Отличный способ показать себя в лучшем свете и обратить на себя внимание — закончить работу немного раньше сроков.       

Держать фокус

Чтобы не стать жертвой мультизадачности, важно уметь не только составлять план на день, но и следовать ему, фокусировать внимание на определенной проблеме.  

Существуют техники, которые помогают сосредотачиваться на определенной деятельности. Например, метод «Помидора» (Pomodoro Technique — техника управления временем, более 20 лет назад предложенная Франческо Кирилло) предполагает разделение задач на временные отрезки («помидоры») по 25 минут.

На протяжении этого периода рекомендуется сосредоточиться на одной задаче, а потом делать 5-минутный перерыв. Для выполнения разного рода дел может потребоваться от одного до десяти 25-минутных временных отрезков. Между 3 и 4-м «помидором» можно устроить более длительный перерыв.

Эта техника помогает сосредоточить внимание на том, что человек делает в данный момент и не растрачивать ресурсы — внимание и время. Хотя некоторые эксперты считают, что если задача занимает менее 3-х минут (звонок клиенту, оплата счета за телефон и т д.), то лучше разделываться с ней сразу, по мере возникновения.

Это позволит не перегружать и без того длинный список дел.

Если нет вдохновения

Все перечисленное выше, как это ни странно, работает и для творческих людей, которые, как принято считать, зависимы от вдохновения. Наглядный тому пример — принципы работы японского писателя Харуки Мураками.

В своих последних мемуарах What I Talk About When I Talk About Running он признался, что именно строгий режим помогает ему писать по 1000 страниц в год.

Оказывается, четкий рабочий график с подъемом в 5 утра и отбоем в 22 часа чрезвычайно важен для его впечатляющей творческой производительности. «Если ты хочешь писать каждый день на протяжении трех лет, ты должен быть в тонусе, — предупреждает Харуки Мураками.

– Конечно, обязательно нужно сохранять ментальную концентрацию, но, в первую очередь, ты должен быть собран физически. Это очень важная штука. Необходимо сохранять крепость и духа, и тела».  

Источник: https://kontur.ru/articles/623

Как правильно организовать свой рабочий день

Правильная организация рабочего времени

Большинство людей обычно работают не с максимальной производительностью, а в довольно расслабленной манере. Но если вы действительно заботитесь о результатах, а не просто стараетесь быть «занятым», нужно на все 100% включаться в работу и полностью отключаться после.

Здесь работает тот же принцип, что и с тренировками. Чтобы добиться максимальных результатов, лучше заниматься меньше, но интенсивнее , а потом обязательно выделить время на отдых и восстановление. Так же и с работой.

Лучшие результаты обычно приходятся на короткие интенсивные интервалы работы по 2–3 часа. Только в это время нужно полностью сосредоточиться и ни на что не отвлекаться.

Любопытно, но необычные решения чаще приходят в голову не тогда, когда мы сидим на работе, а когда мы «восстанавливаемся». Например, во время одного исследования только 16% опрошенных сказали, что творческие идеи посещают их на рабочем месте . Обычно новые идеи возникают во время отдыха или в дороге.

Пока мы едем на машине или идём по улице, внешние стимулы вызывают в нашем подсознании разные мысли и воспоминания. Мы перескакиваем с одной мысли на другую, находясь между прошлым, настоящим и будущим. В таком состоянии мозг устанавливает связи и подыскивает решения проблем, которыми мы занимались до этого.

Так что, когда вы «работаете», будьте на работе. А когда «не работаете», не думайте о ней. Давая себе время на восстановление, вы сделаете даже больше, чем при непрерывном труде.

2. Не тратьте первые три часа впустую

Первые три часа после того, как вы начали день, — самое ценное время для продуктивности.

Во-первых, наш мозг (а именно его префронтальная кора) особенно активен и готов к творческой деятельности непосредственно после пробуждения . Пока мы спали, наше подсознание работало, устанавливая временные и контекстуальные связи.

Во-вторых, после ночного отдыха у нас больше запасов энергии и силы воли . А в течение дня сила воли истощается и мы испытываем усталость от принятия решений.

Мы часто слышим совет начинать утро с тренировки, но это подходит не всем. Кого-то интенсивная физическая нагрузка с утра может не зарядить энергией, а наоборот, оставить без сил.

Лучше всего для продуктивного начала дня сразу после завтрака потратить несколько минут на медитацию и записи в дневнике.

Запишите цели и планы на день, а также всё, что приходит вам в голову. Это поможет упорядочить мысли.

Потом приступайте к работе. Не заходите в социальные сети и в электронную почту, сразу беритесь за главное. Через три часа непрерывной работы мозгу потребуется перерыв. Теперь как раз идеальное время для занятий спортом. После тренировки ещё на несколько часов вернитесь к работе.

Конечно, не у всех есть возможность жить в таком распорядке. Главное, старайтесь следовать таким правилам.

  • Чтобы больше успеть за утро, вставайте на несколько часов раньше обычного, а после обеда ложитесь подремать.
  • Используйте правило «90 — 1», то есть первые 90 минут каждого рабочего дня занимайтесь своей задачей № 1.
  • Планируйте все встречи и совещания на вторую половину дня.
  • В первые три часа работы не проверяйте соцсети и почту. Утро нужно потратить не на потребление, а на создание чего-то.

3. Ведите сбалансированный образ жизни

Сбалансированная жизнь — это ключ к продуктивности.

То, чем вы занимаетесь вне работы, так же важно для продуктивности, как и то, что вы делаете непосредственно на рабочем месте.

Множество исследований подтверждают, что продуктивность повышается у тех, кто регулярно занимается спортом. Ведь мозг — это такой же орган, как и другие. А если весь организм здоров, то и мозг работает лучше.

Даже то, что мы едим, влияет на нашу способность концентрироваться на работе. А хороший сон вообще неотъемлемый компонент продуктивности (кстати, спаться будет гораздо лучше, если рано вставать и усердно работать).

Кроме того, многие психологи считают, что для продуктивности и творчества также необходима «игра». Психиатр Стюарт Браун, например, написал об этом целую книгу. Он убеждён, что игра положительно влияет на наше мышление, улучшая память и концентрацию, развивая математические способности, творческий подход к решению проблем и даже социальные навыки .

4. Слушайте музыку на повторе

Психолог Элизабет Хельмут Маргулис считает, что прослушивание музыки на повторе помогает нам сосредоточиться. Когда мы слушаем одну и ту же песню, мы обычно «растворяемся» в ней, а это не даёт нам отвлекаться и витать в облаках (это полезно делать после работы).

Таким трюком пользуются, например, основатель WordPress Мэтт Мулленвег, писатели Райан Холидей и Тим Феррис. Попробуйте и вы.

Например, с помощью сайта Listen On Repeat можно на повторе слушать треки с . А на сайте Brain Music есть специальные подборки звуков для концентрации, медитации и отдыха.

Источник: https://Lifehacker.ru/kak-organizovat-svoj-rabochij-den/

Принципы организации рабочего дня

Правильная организация рабочего времени

Вы старательно работаете, искренне стараетесь выполнить «как можно больше», проводите на работе по 10-12 часов в сутки, но все равно не получаете желаемый результат. Дел становится все больше, а свободного времени — все меньше. Что вы делаете не так? Почему у кого-то работа спорится, а у вас все идет наперекосяк?

Правильная организация рабочего времени

Результаты работы напрямую зависят от того, насколько правильно она организована. А так как организацией занимается менеджер, то именно от его качеств и умений и будет зависеть успех рабочего процесса. Определить уровень организации довольно легко. 

Признаки плохой организации или в чем заключаются основные промахи менеджера:

  • Плохой менеджер не соблюдает установленных сроков и не ценит чужое время. Он может опоздать на работу, забыть о срочных документах, по нескольку раз переносить время совещания и т. д.
  • Он не обладает нужными знаниями и иногда даже не пытается понять суть вопроса.
  • Плохой менеджер не планирует свой распорядок дня и в результате хватается то за одно, то за другое.
  • Плохой менеджер не умеет расставлять приоритет.
  • Он не умеет грамотно и лаконично излагать свое мнение и не умеет решать вопросы в телефонном режиме.
  • Рабочее место плохого менеджера завалено бумагами, среди которых он очень редко находит ту, которая нужна.

Как же наладить эффективную работу в компании? Есть 3 группы принципов, способных вам помочь:

  1. Принципы начала дня.
  2. Принципы основной части дня.
  3. Принципы конца дня.

Ниже представлены детальные описания каждой группы.

Принципы начала дня

Вставайте «с правой ноги», то есть начинайте день с хорошим настроением. Поверьте, это очень важно для дальнейшей работы. Положительный настрой поможет легче воспринять возможные неудачи и быстрее достичь долгожданного успеха. 

Вот три вопроса, на которые следует отвечать каждое утро: 

  1. Как сегодняшний день приблизит меня к достижению желаемого?
  2. Что предпринять, чтобы сделать сегодняшний день еще более радостным и счастливым?
  3. Чем я смогу сегодня компенсировать «сидячий» образ жизни (ведь офисная работа предполагает мало телодвижений)? — Провести сеанс релаксации, сходить в спортзал, посетить бассейн?

Также постарайтесь продумать ответы на такие вопросы:

  1. Кого я смогу сегодня обрадовать или кому смогу поднять настроение?
  2. С кем сегодня мне предстоит встретиться?
  3. С какими препятствиями я могу сегодня столкнуться? Как разобраться с ними без негатива?

Ну и конечно же, начинать день стоит с хорошего завтрака и неспешных сборов на работу.

Очень важно не носиться по квартире сломя голову, не «забрасывать» в себя еду на ходу и не бежать, спотыкаясь, на остановку. Подобные действия могут испортить даже самое хорошее настроение.

И не вздумайте возражать, что на размеренные сборы у вас нет времени. Время всегда есть, конечно, если правильно расставить приоритеты.

Принципы основной части дня

  • Не опаздывайте на работу и старайтесь всегда приходить в одно и то же время. Всем нам важна стабильность. И если вы привыкли приступать к работе в 9.00, старайтесь не нарушать эту традицию.
  • Придя в офис, не старайтесь всех поприветствовать и успеть со всеми переговорить до начала рабочего дня. Это лишь собьет рабочий настрой. Перенесите общение с коллегами на более поздний период. Лучше всего это делать после решения самых важных задач.
  • Первым делом просмотрите план, составленный на сегодняшний день. Внесите в него нужные коррективы, вычеркните все лишнее и добавьте новые пункты, если в этом есть необходимость. Старайтесь составлять план так, чтобы выполнить его было реально. Не стоит включать задачи, выполнение которых было бы желательно, но по каким-то причинам абсолютно невозможно на данном этапе.
  • Начинайте рабочий день с решения наиболее трудоемких и наиболее приоритетных задач. Работайте по принципу «от сложного к простому». Таким образом, на конец дня (то есть на момент, когда вы устанете) у вас останутся самые легкие и приятные задачи.
  • Приступать к прочтению входящей корреспонденции (писем, рассылок, рекламных листовок) стоит лишь после решения самых важных задач. Как правило, утренняя почта не содержит ничего срочного или серьезного.

Как правильно распланировать рабочий день? Вот несколько правил, которые помогут вам работать эффективней.

  1. Экономьте рабочее время. Составляйте планы на каждый день и не забывайте своевременно вносить в них коррективы.
  2. Старайтесь действовать в рамках установленного плана. Не занимайтесь делами, которые не были запланированы на конкретный день. Избегайте импульсивных решений — они лишь мешают в работе.
  3. Устанавливайте реальные сроки для выполнения каждой задачи. Соблюдайте эти сроки, и ни в коем случае не откладывайте дело на более поздний период без уважительной причины.
  4. Используйте каждую рабочую минуту. Например, во время поездки в транспорте составьте план на завтрашний день, а в последние минуты рабочего дня подпишите документы или просмотрите почту.
  5. Отдыхайте после каждого рабочего часа примерно 10 минут. Считается, что ровно столько нужно для восстановления внимания. Не спешите, быстрый темп приведет только к ошибкам, а никак не к более скорому выполнению задачи. Учитесь работать размеренно.
  6. Старайтесь завершать все начатое и не прерываться на середине. В крайнем случае, делайте паузу в наиболее подходящих местах. Перед тем как переключиться с незавершенного дела на новое, вкратце (например, тезисно) запишите все, что вы думаете по этому проекту. Запишите так, чтобы в дальнейшем вы продолжили выполнение задачи с наименьшими временными потерями.
  7. Планируйте самые важные дела на первую половину дня. Примерно с обеда активность в офисе достигает «критической точки» и не исключено, что заняться своими делами вам уже будет некогда.
  8. Отказывайтесь от выполнения срочных дел всегда, когда это возможно. Например, когда ваше участие в решении вопроса необязательно или когда задачу нельзя передать иному исполнителю;
    Тщательно проанализируйте, что вы потеряете, если возьметесь за форс-мажорное задание. Подумайте, выполнение каких проектов придется отложить, дабы успеть завершить дополнительную работу в указанный срок.
  9. Выделяйте 1 час в день для решения наиболее важных вопросов. Отключите на это время телефон, либо запретите соединять вас с кем бы то ни было. Предупредите сотрудников о вашей «недоступности» в течение этого часа.
  10. Объединяйте однородные задания в «серии», так они будут отнимать гораздо меньше времени. Например, вместо того, чтобы каждый час вызывать секретаря и диктовать ему по одному письму, вызовите его один раз и надиктуйте сразу 5 или 10 писем. Вместо того чтобы разбрасывать пятиминутные совещания на весь день, проведите несколько совещаний подряд. Выделите часы для подписания документов и запретите сотрудникам бегать «на подпись» в любое другое время.
  11. Не стремитесь проводить на работе как можно больше времени: как показывает практика, это отнюдь не приводит к повышению продуктивности.
  12. Перепроверяйте свои планы и контролируйте выполнение каждого пункта. Ищите причину, по которой вам не удалось выполнить ту или иную задачу.

Принципы завершения рабочего дня

  • Постарайтесь все «небольшие» дела завершать в течение одного дня, а не переносить на следующий. Их невыполнение может привести к напрасным временным потерям. К «небольшим» делам можно отнести: чтение писем и составление ответов, телефонные звонки и распоряжения.
  • Оцените объемы работы, выполненной за день. Все ли из запланированного вы успели? Если в течение дня вам пришлось отклониться от ранее составленного плана, проанализируйте, почему так произошло, и что сделать, чтобы подобные отклонения встречались как можно реже. Перенесите невыполненные задачи на следующий день.
  • В конце рабочего дня займитесь составлением планов на завтра. Подумайте, решение какого из пунктов плана вы могли бы делегировать коллегам или подчиненным? Расставьте приоритеты, и определите дела, с которыми стоит разобраться в начале рабочего дня.
  • Радуйтесь заслуженному отдыху. Отвлекитесь от работы и старайтесь не думать о ней до следующего рабочего дня. Ваш мозг нуждается в таком же отдыхе, как и тело. Сходите в спортзал, погуляйте на свежем воздухе, пообщайтесь с друзьями, проведите вечер в кругу семьи — наслаждайтесь свободным временем «по полной». Делайте все, чтобы окончание дня было не менее позитивным, нежели начало.

Соблюдение данных принципов сделает вашу жизнь менее напряженной, поможет легче воспринимать кризисные ситуации и радоваться каждому прожитому дню. А главное, оно сделает вашу работу более организованной, а значит и более эффективной.

Источник: http://TimeStep.ru/2011/02/10/principy-organizacii-rabochego-dnya

Как распланировать рабочий день, чтобы всё успеть и не умереть к вечеру

Правильная организация рабочего времени

Универсального способа, как организовать рабочий день, чтобы все успеть, не существует!

Мы проверяли, правда. Во-первых, потому что все люди разные, и не все любят планировать и делать задачи по списку. Во-вторых, потому что рабочие дни у одного и того же сотрудника тоже бывают разные.

Иногда нужно за 8 часов провести два мозговых штурма, три совещания, сдать очень важный проект, а иногда — не отрываясь на разговоры, сделать сотню мелких, но требующих высокой концентрации дел. Одним способом тут не отделаешься.

Чтобы лучше понять, как распланировать свой день, полезно знать много разных инструментов и принципов и научиться вовремя их применять.

Важно не то, что вы в итоге сделаете дела, а то, КАК вы их сделаете

В этом тексте мы собрали принципы тайм-менеджмента, которые не просто помогают успеть сделать все важные и неважные дела на день (в этом лучше всего помогает догорающий дедлайн), но еще и сохраняют ваши нервы, силы и желание приходить на работу каждый день.

Потому что можно, конечно, в спешке закрывать проект за проектом без отдыха и с переработками, но насколько это будет продуктивно и правильно, надолго ли хватит рабочего настроя? Звучит как начало истории про профессиональное выгорание.

Итак, о принципах организации дня.

Принцип № 1: ведите бэклог задач

Всегда. Это важно выполнять. Можете даже личные дела также вести. Потому что прежде чем понять, как правильно распланировать свой день, надо определить, что вам собственно нужно делать? Без списка тут не обойтись.

Todo-листы, канбан-доски типа Trello, Bullet journal и простой бумажный ежедневник идеально для этого подходят. Есть даже notion — объединяет в себе всё, что только хотите.

Принцип № 2: приоритезируйте бэклог

Хвататься за всё подряд — совсем не эффективно. Глядя на список дел, вы должны сразу понять, что из этого нужно делать срочно, а что можно планировать на потом.

Расставить приоритеты можно тоже по-разному. Например, разделив все дела на 4 части по матрице Эйзенхауэра: в основе — квадрат. Или воспользоваться методом 1-3-5, когда у вас всего одно важное дело на день, три средней значимости и пять мелких, их легко сделать. Или вообще распределить свои задачи на основе принципа Парето и научиться начинать с тех, которые принесут 80% результата.

Принцип № 3: фиксируйте всё, что вы делаете в течение дня

Запишите, а потом вычеркивайте из списка то, что сделали. Во-первых, это поможет сохранить актуальность списка. Во-вторых, подстегивает ваш энтузиазм.

Особенно круто будет, если при этом вы еще засечете время, которое потратили на каждую задачу. Приложения типа toggl созданы специально для того, чтобы знать, сколько времени ушло на какой-нибудь отчет, и учитывать эту скорость важно при дальнейшем планировании.

Принцип № 4: давайте себе отдохнуть

Это может быть 10 минут на поболтать с коллегами или полчаса йоги. Всё зависит от того, как долго вы можете фокусироваться на одной задаче и как вам нравится расслабляться на работе.

Если вы расписываете важные задачи и список дел не только по приоритетам, но еще и по времени, проследите, чтобы в плане на день нужное вам время для отдыха тоже было учтено.

Принцип № 5: узнайте, что помогает вам концентрироваться

Кому-то нужно включить драйвовую музыку, а кому-то нужна полная тишина. Если необходимо, отключите все оповещения, уберите телефон в сумку, вставьте беруши в уши или наоборот, идите работать за большой стол с шумными коллегами.

Даже самое качественное планирование может потерпеть неудачу, если сфокусироваться на делах не получается. И не пренебрегайте медитациями. Тем более, что их можно делать даже в офисе. Они также эффективны для внимания, как спортивные тренажеры для мышц.

Принцип № 6: выстройте подходящую очередность задач

Если перспектива несколько часов подряд делать одно и то же кажется вам классной — составляйте план на день из групп одинаковых задач, которые нужно сделать.

Но если вы скорее всего уснете за пятым отчетом подряд — разбавляйте похожие задачи другими делами. Сделали два отчета? Позвоните клиенту, разберите почту и только потом делайте третий.

Принцип № 7: поймите, как на вас влияют встречи и обсуждения

Общение и коллективные встречи-обсуждения могут здорово выматывать или наоборот заряжать энергией. Вспомните, как обычно они влияют на ваш настрой и в соответствие с этим планируйте другие свои задачи на день.

Если вы можете влиять на время собрания, назначайте его так, чтобы зарядиться энтузиазмом от него на весь день. Или наоборот, ставьте встречу на вечер, чтобы сразу после пойти отдыхать.

А если время для брейнштормов обычно устанавливаете не вы — постарайтесь понять, как организовать рабочий день и дела из списка так, чтобы ваше настроение после встречи или вообще на них не повлияло, или повлияло только положительно.

Планируем начало рабочего дня

Мы много раз слышали, что для эффективной работы надо вставать ужасающе рано, мчать в спортзал, завтракать мега-полезным смузи и как можно больше улыбаться. Ну, что тут сказать? Кто-то действительно любит встать пораньше и переделать самые важные дела еще до 10 утра, но кто-то скорее уснет за рабочим столом, если проснется раньше 11.

Не важно, в какое время вы просыпаетесь и начинаете работать.Чтобы все успеть, рекомендуем в начале дня следовать трем простым советам, чтобы создать настрой:

1. Быть в базовом состоянии

Это значит быть бодрым, сытым и здоровым. Без этого о продуктивной работе можно забыть. Если что-то идет не так, лучше вообще отложить дела (даже срочные) и вернуться к ним как только поправите состояние. Завтраком, коротким сном или больничным.

2. Заранее знать план на день

Хотя бы примерный. Держать все рабочие дела первостепенной важности в голове неудобно и ненадежно. Чтобы лучше понимать, как распланировать свой день, нужно сразу иметь перед глазами весь список задач, которыми нужно заняться сегодня. Первым делом открывайте свой todo, календарь или что угодно еще и распределяйте по приоритетам всё, что там видите.

3. Начать с подходящего дела

Есть два типа людей. Первые предпочитают начинать с самой сложной и трудоемкой цели на день. Это принцип «eat that frog», когда вы безотлагательно приступаете к самому главному делу, тратите на него столько, сколько нужно ресурсов в начале дня и приступаете к остальным более простым и приятным задачам только когда покончите с первым монстром.

https://www.youtube.com/watch?v=XKn0zzmtGQ4

Второй тип людей — любители практики маленьких шагов. Они скорее уволятся, чем с самого утра возьмутся за что-то жесткое и сложное. Им нужно раскачаться, войти во вкус. Убедиться, что они молодцы, набрать скорость на задачах попроще и только потом на этой энергии браться за неприятные задачи.

Если вы уже знаете, какой принцип вам ближе — отлично. Теперь понятно, с чего начинать день. Всем, кто сомневается, советуем поэкспериментировать в течение недели и определить свой тип.

Планируем основное рабочее время

Здесь главное не испортить всё, что было заложено с утра, и при этом не устать раньше времени. Для этого:

Придерживайтесь изначального плана на день

И учитесь говорить «я сделаю это завтра». Скорее всего во время работы вам будут прилетать новые задачи.

И первая реакция в таких случаях — отложить всё, что делали до этого и взяться за новое прямо сейчас.

Но только если эти задачи реально не горят как костры святой инквизиции, полезнее будет отложить их на завтра. Или на послезавтра. В общем на тогда, когда в вашем списке дел есть свободное место.

Про все плюсы такого подхода есть даже целая книга, почитайте, если интересно.

Не увязайте в одной задаче

Это не значит, что нужно жестко ограничивать время на выполнение одного дела из вашего списка. Но значит, что для сохранения продуктивности, лучше работать короткими подходами.

Можно использовать для планирования квадрат Эйзенхауэра, помодоро-таймер или просто ставить будильник на периоды работы и отдыха. Главное, чтобы в порыве рабочего энтузиазма не пропустить момент, когда мозги уже перестали соображать и вы читаете одно и то же предложение уже 5 минут.

Модерируйте коллективные обсуждения и встречи

Заранее согласовывайте план встреч и главную задачу для решения. Приходите подготовленными, со списком вопросов на обсуждение, например.

По возможности, отведите на обсуждения не больше 30 минут и модерируйте весь процесс. Да, даже если это брейн-шторм или просто обед с деловыми партнерами. Вы ведь встречаетесь с ними, чтобы получить рабочий результат, а не просто приятно провести время.

Планируем конец рабочего дня

Основная задача — подготовиться к завтрашнему дню и уйти отдыхать со спокойной душой.

Проверьте свой план на прошедший день

Пройдитесь по списку задач на день: проверьте, что вы сделали, какие задачи остались нерешенными. Если есть силы и время дорешать несделанное — займитесь этим. Если нет — перенесите задачи на следующий день.

Заранее составьте план на завтра

И минимально приоритезируйте его. Теперь вы знаете, что завтрашний день зависит от того, каким будет этот список.

Не засиживайтесь допоздна

Чтобы поддерживать эффективность на работе, надо качественно отдыхать в свободное время. Заряжаться энергией, получать новые впечатления и просто банально отсыпаться. Базовое состояние само себя не поддержит.

Так что научитесь тому, как организовать свой день, чтобы все успевать. И как нормально планировать свой отдых (и активный, и пассивный).

Хватит с вас ночных переработок! Профессиональное выгорание наступает незаметно.

Вместо итога

Планирование — это привычка. Вы просто в какой-то момент понимаете, что гореть на каждом дедлайне совсем не обязательно, а если всё продолжать в том же виде, стресс станет хроническим, а пропущенных и не сделанных задач будет только больше.

С этого момента и система приоритетов сама собой подбирается подходящая, и помодоро-таймеры появляются сами собой.

Просто начните. И идеальные способы найдут вас сами.

Источник: https://spark.ru/startup/redaktsiya-spark-ru/blog/53043/kak-rasplanirovat-rabochij-den-chtobi-vsyo-uspet-i-ne-umeret-k-vecheru

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.