Утвержден авансовый отчет подотчетного лица

Содержание

Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами

Утвержден авансовый отчет подотчетного лица

Все наличные денежные обращения в РФ регламентируются двумя указаниями Банка России 2013 и 2014 года. И если Указание Банка России от 07.10.

2013 № 3073-У имеет всеобъемлющий характер и регламентирует наличные денежные обращения на всей территории РФ, то Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У является, по сути, регламентом кассовой дисциплины на предприятиях.

Именно этот нормативный акт устанавливает порядок расчетов с подотчетными лицами. И в нем появились новшества, которые сильно повлияли на представление о подотчетных суммах.

Как выдаются подотчетные средства

Подотчетные средства — это те средства, за которые нужно отчитываться. Именно поэтому по истечению срока, на который они выдаются, сотрудник должен представить авансовый отчет, где указывает, куда он эти деньги потратил.

Ранее действовало правило, что подотчетные средства выдаются строго по приказу руководителя. В нем обозначалось, кому, в какой последовательности и как выдавать подотчетные средства.

Однако последняя редакция Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У подобный приказ сделала необязательным. Поэтому сегодня приказа в компании может и не быть. Но вместо него под каждую выдачу оформляется внутренний нормативный акт.

Таким образом, если сотрудник желает получить деньги под отчет, он должен написать заявление (в любой форме) на имя руководителя.

В ряде организаций, в частности в силовых структурах, вместо заявления используется служебная записка, рапорт и другие варианты.

И теперь бухгалтер работает не с приказом, а с заявлением, в котором руководитель решает, можно ли выделить сумму на определенный срок конкретному сотруднику или нет.

Порядок выдачи подотчетных сумм

В заявлении о выдаче денег под отчет прописывается следующая информация:  

  • сумма и срок, на который она выдается

В заявлении сотрудник просит выдать ему определенную сумму, указывая при этом срок, на который она выдается. Руководитель в свою очередь оценивает, стоит или нет выдавать деньги данному сотруднику на обозначенный срок. Именно поэтому одним из важных элементов заявления является виза руководителя.

  • даты подписания заявления

Срок, на который выдаются деньги, может варьироваться. Если это 5 рабочих дней, то от даты подписания заявления нужно отсчитать 5 рабочих дней по календарю. Если в заявлении указано «10 календарных дней», то нужно отсчитать календарные дни с учетом выходных, праздников и дней, когда сотрудник не работает.

Кроме того, срок может быть указан не в календарных и не в рабочих днях, а определенной датой — например, до 1 сентября 2019 года. В таком случае интерпретация может быть любая. Дело в том, что Указания Банка России от 11.03.

2014 № 3210-У содержат только требование срока, на который сотрудник хочет получить деньги, без конкретики.

И если руководитель завизировал сумму на такой срок, то бухгалтер, по сути, получает документ, который позволяет произвести выплату.

  • виза руководителя о согласовании выдачи

Если начиная с 2017 года в компании есть какой-то внутренний нормативный документ, уже подписанный руководителем, например, приказ о командировке, то заявление с сотрудника можно не требовать. В этом случае деньги выдаются на основании приказа, распоряжения или другого регулирующего внутреннего нормативного документа.

Если такого документа нет, то с сотрудника следует брать заявление. Такой алгоритм действий объясняется тем, что руководитель является распорядителем финансовых средств в организации. Именно он решает, выдать или нет под отчет тому или иному сотруднику ту или иную сумму.

То есть он определяет экономическую целесообразность предполагаемого расхода.  

Если в компании есть внутренний документ, на основании которого руководитель делегирует кому-то свои полномочия, то это должно быть зафиксировано либо приказом, либо доверенностью. Тогда к этому человеку переходят полномочия по определению финансовой обоснованной всех выплат и затрат в организации, и именно он решает, нужно выдавать сотруднику деньги или нет.

Что изменил закон о применении ККТ

В связи с изменениями Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ стали возникать вопросы, связанные с интерпретацией термина «выдача». В ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ расчеты определяются как прием (получение) и выплата денежных средств. И многие стали интересоваться, нужно ли применять ККТ при выдаче подотчетных сумм. 

Пояснения по этому вопросу дает Письмо ФНС от 10.08 2018 № АС-4-20/15566@: если выплаты производятся по договору ГПХ и при выдаче подотчетных средств, то кассовый чек пробивать не нужно.

https://www.youtube.com/watch?v=h5OOL0dUlDk

Это же письмо поставило точку в другом вопросе.

Если компания выдала сотруднику деньги, не пробила чек, как сотрудник должен производить приобретение товарно-материальных ценностей в рамках расчетов с подотчетными лицами? Как он должен тратить деньги? Допустим, он пошел в магазин и приобрел по нашей просьбе картриджи для принтера. При этом он рассчитался наличными деньгами, которые были выданы ему под отчет.

В п. 2 Письма ФНС от 10.

08 2018 № АС-4-20/15566@ говорится, что если сотрудник производит оплату наличными денежными средствами в пользу поставщика за материально-товарные ценности, продавец обязан выдать ему кассовый чек.

И даже если сотрудник имеет доверенность (как представитель юрлица), то это ничего не меняет. Письмо УФНС по г. Москве от 14.06.2018 № 17-26/2/125945@, четко указывает на то, что встречный чек выпускать не нужно.

Таким образом, при осуществлении наличных расчетов в рамках расчетов с подотчетными лицами чек выставляет продавец-поставщик товарно-материальных ценностей или услуг. Встречный чек подотчетник не пробивает, поэтому фискальный чек в такой ситуации не формируется, информация в ФНС не передается.

Однако по-прежнему все расчеты по подотчетным лицам в случае их осуществления подкрепляются теми документами, которые фиксируют факт оплаты. Именно поэтому к авансовому отчету прикрепляются соответствующие документы.

Электронные авансовые отчеты и электронные чеки

Одним из заметных результатов активного развития технологий стало появление в деятельности компаний электронных документов. К электронным документам относится в том числе документ, сформированный на бумажном носителе, но с применением современной техники, подключенной к онлайн-кассам.

Если обратить внимание на электронные чеки, то важным элементом в них является QR-код. В свете последних изменений в законодательстве выдачей электронного чека будет считаться даже то, что продавец покажет сотруднику на своем мониторе QR-код, а тот его считает с помощью смартфона.  

Несколько лет назад вышло Письмо Минфина РФ от 12.04.2013 № 03-03-07/12250, в котором закреплено, что авансовый расчет может быть представлен в электронной форме. Как это осуществляется на практике:

  • Если в компании внедрен ЭДО

При внедрении ЭДО на ПК или ноутбуках сотрудников устанавливается специальная программа. У каждого сотрудника есть своя электронная подпись (ЭП), позволяющая в этой программе формировать авансовый отчет по установленной форме, подписывать его ЭП и прикреплять к нему необходимые электронные документы и электронные чеки, которые он получил от поставщиков.

Бухгалтер получает электронный авансовый отчет, уже подписанный личными подписями сотрудника и распорядителя финансами (директора или финансового директора). Если с документом все в порядке, то он подписывает его своей ЭП.

Если налоговая в рамках выездной документальной поверки запросит документы, подтверждающие кассовую дисциплину, ей можно предоставить электронные авансовые отчеты с приложенными электронными кассовыми чеками.

Если ЭДО отсутствует, то компания имеет право вести учет в бумажном виде. В этом случае сотруднику придется заполнять установленный ЦБ бланк авансового отчета, прикреплять к нему бумажные кассовые чеки, подтверждающие расходы.

На сегодняшний день все чеки, которые содержат QR-код, равно как и бланки строгой отчетности (БСО), в обязательном порядке должны быть выбиты поставщиками, продавцами на кассовой технике, подключенной к онлайн-кассам.

С 1 июля 2019 года БСО принимаются к учету в качестве расходов только в самых крайних случаях — когда в соответствии с законом данный поставщик имеет право на реализацию своих товаров или услуг без кассового аппарата. Во всех других случаях все чеки, предъявляемые подотчетниками, должны иметь QR-код.

Законодательство пока не требует проверки этих чеков. Но сегодня все экономически целесообразные расходы должны подтверждаться документами. Чтобы проверить все чеки, предъявляемые в составе авансовых отчетов, установите приложение ФНС «Проверка кассового чека».

Что делать, если нарушен срок представления авансового отчета?

В данном случае работают нормы ст. 137 ТК РФ.

Работодатель, выдавший подотчетные суммы, вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании сумм, по которым не поступил авансовый отчет, из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Самая «безопасная» схема действий при этом — взять с сотрудника заявление («Прошу данную сумму удержать из моей заработной платы…»).

Если сотрудник оспаривает размеры и основания удержаний, то ситуация осложняется. Например, он может заявить, что потерял чеки, или что с его точки зрения расход был экономически целесообразен, с чем не согласен работодатель.

Если спустя месяц ситуация не разрешилась, то тогда спор рассматривает судебный орган либо по истечению срока работодатель признает эти деньги доходом сотрудников.

Изменения с 1 июля 2019 года

С 1 июля вступили в силу отдельные нормы Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ. В кассовых чеках и БСО, сформированных при осуществлении расчетов между организациями и (или) ИП с использованием наличных денег и (или) с предъявлением электронных средств платежа, появились дополнительные реквизиты:

  • наименование покупателя (клиента);
  • ИНН покупателя (клиента);
  • сведения о стране происхождения товара (при осуществлении расчетов за товар);
  • сумма акциза (если применимо);
  • регистрационный номер таможенной декларации — при осуществлении расчетов за товар) (если применимо).

Таким образом, с 1 июля 2019 года, когда подотчетник приобретает ценности по доверенности от имени компании, не как физлицо, продавец должен пробить на чеке наименование и ИНН покупателя. И это окажет существенное влияние на практику налогообложения.

Источник: https://kontur.ru/articles/5627

Заполнение авансового отчета в бухгалтерии — как правильно оформить и провести авансовый отчет

Утвержден авансовый отчет подотчетного лица

Практически у каждой организации и ИП происходят ситуации, когда необходимо выдать денежные средства сотруднику под хозяйственно-операционные нужды, либо на командировку. Но не все эти расходы можно принять к учету. Как все-таки правильно проводить авансовый отчет, как и какие документы необходимо оформлять, а также какие расходы принимаются к учету, разберем ниже.

В самом словосочетании «авансовый отчет» слышится расшифровка смысла – отчет по выданному авансу. Выдается аванс подотчетному лицу на целевое расходование средств, подтвержденное должным образом заполненными первичными документами.

Денежные средства под отчет предоставляются на следующие цели:

  • Хозяйственные нужды организации;
  • Командировочные расходы;
  • Представительские расходы.

Авансовый отчет заполняется самим подотчетным лицом, проверяется, как правило, бухгалтером (или руководителем) и подписывается руководителем организации. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтер списывает подотчетные денежные средства.

Подотчетным лицом может быть:

  • Работники организации;
  • Внештатные сотрудники, заключившие с компанией гражданско-правовые отношения.

Корректное заполнение отчета очень важно, т.к. в ином случае, у налоговой могут появиться вопросы к обоснованности принятия к налоговому учету израсходованных сумм.

Срок предоставления отчета работником по подотчетным суммам установлен в 3 рабочих дня, однако, если этот день выпадает на выходной (больничный, командировочный день), то датой отчета будет считаться день выхода подотчетного лица на работу.

Для предоставления авансовых средств подотчетник пишет заявление на выдачу ему денег, где прописывает сумму и срок, на который они требуются, а также информацию об отсутствии задолженности по предыдущему отчету. Подпись руководителя и дата на таком заявлении являются обязательными реквизитами.

Если сотрудник не отчитался по ранее выданному авансу, выдать ему новый нельзя. Однако если работник не вернул остаток неизрасходованных сумм, это не служит основанием для невыдачи очередных подотчетных средств.

При предъявлении сотрудником оправдательных документов по авансовому отчету, производится окончательный расчет: подотчетное лицо либо возвращает неизрасходованную часть денег, либо возмещает у организации перерасход.

При этом, подотчетному лицу необходимо объяснить, что кроме чеков, выдаваемых магазином, он должен запрашивать счета-фактуры, накладные на товар и прочие документы.

Для права подписи о принятии товара на подотчетное лицо оформляется доверенность. Без наличия чеков не следует принимать накладные и другие первичные документы, так как подтвердить расход без них не получится.

Какие налоги можно уменьшать

Авансовый отчет дает возможность уменьшать налогооблагаемую базу для организаций на УСН (15%) и снижать суммы НДС.

Для УСН 15% это объясняется тем, что налогоплательщик учитывает произведенные расходы, подтверждая их чеками и первичной документацией по приобретенным товарам (услугам).

При приобретении товаров и услуг облагаемых НДС, налогоплательщик имеет право уменьшить сумму налога на указанный НДС по чекам.

Представительскими расходами можно сократить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль. Но не полностью: лимит суммы составляет 4% от затрат на оплату труда в соответствующем налоговом периоде. При этом необходимо иметь подтверждающие документы: приказ о мероприятии, отчет о проведении, смету и т.д.

Документально подтвержденные командировочные расходы освобождаются от страховых взносов и учитываются при расчете налога на прибыль.

Также, суточные в размере не более 700,00 рублей на каждый день нахождения в командировке на территории России и не более 2500,00 рублей за каждый день в зарубежной командировке не облагаются НДФЛ.

На сумму превышенного расхода придется начислить НДФЛ. Важно отметить, что расходы на питание входят в сумму суточных и не могут учитываться отдельно.

Если работник не предоставил подтверждающих документов на командировку, то расходы нельзя учитывать при расчете налога на прибыль, также необходимо начислить на них страховые взносы. А вот на НДФЛ по закону можно сэкономить и не начислять его в пределах установленных лимитов налогооблагаемых расходов (700,00 и 2500,00 рублей).

В случае, если сотрудник не отчитался по авансу (не предоставил авансовый отчет), выданные ранее суммы облагаются зарплатными налогами (страховые взносы и НДФЛ).

Как принимать чеки у подотчетника

Принимая чеки у подотчетного лица, необходимо убедиться, что расходы произведены на нужды организации, а не в интересах физического лица.

Документами, подтверждающими расход являются:

  • Чек ККТ;
  • Товарные чеки/ накладные;
  • Квитанции, бланки строгой отчетности;
  • Пассажирские билеты/ посадочные талоны.

С июля 2018 года обязательным элементом нового кассового чека стал QR-код. Этот реквизит дает возможность проверить легальность организации и осуществляемой покупки.

В некоторых случаях продавцам разрешено выдавать бланк строгой отчетности. Налоговая может придраться к заполненному кассовому чеку (или БСО) и начислить налоги на эти суммы.

Поэтому просматривать чеки необходимо по следующим пунктам:

  • Номер, дата чека;
  • Время, место расчета;
  • Наименование организации (ФИО ИП);
  • ИНН налогоплательщика;
  • Применяемый налоговый режим, ставка налога;
  • Признак расчета (оплата от покупателя; возврат средств покупателю и т.д.);
  • Наименование товара (услуг, работ);
  • Сумма и форма расчета (наличный/безналичный);
  • Должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем;
  • Регистрационный номер ККТ;
  • Заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
  • Порядковый номер фискального чека;
  • Номер смены;
  • Фискальный признак сообщения.

В случае, если чек был отправлен покупателю по адресу электронной почты, то чек будет содержать адрес электронной почты отправителя и адрес электронной почты (либо абонентский номер) покупателя.

Проводим расходы правильно

Прежде всего, при оформлении документов, необходимо проставить дату и номер авансового отчета. Он идет в порядковом исчислении с начала года. Прописываем подотчетное лицо, сумму авансового отчета.

На лицевой стороне укажите:

  • остаток или перерасход подотчетного лица от предыдущего аванса;
  • сумму аванса, полученную подотчетным лицом (выданные наличные денежные средства и перечисленные на карту указывайте в разных строках);
  • сумму израсходованных средств, равную сумме в графах 7-8 авансового отчета;
  • сумму остатка или перерасхода с учетом предыдущего авансового отчета;
  • номера счетов (субсчетов), соответствующих графе 9 оборотной стороне авансового отчета.
  • в строке «Приложение документов на листах» — количество документов и листов, на которых оформлены эти документы;
  • сумму отчета к утверждению (прописью и цифрами).

Все строки авансового отчета должны быть заполнены. Если подотчетник – сотрудник организации, то проставляем структурное подразделение, в котором он работает, табельный номер и должность. Если же авансовый отчет заполняется иным физическим лицом, то эти строки остаются пустыми.

Пропишите назначение аванса. В наименованиях показателей укажите информацию о ранее выданных денежных средствах: остаток суммы, либо перерасход (при наличии).

Важно прописать каким образом выдаются деньги: из кассы, либо на банковскую карточку (сотрудника, или корпоративную карту организации). Ниже пропишите конечное сальдо с учетом ранее выданным авансом и уже израсходованными суммами.

В случае примера сотруднику выданы 40 000,00 рублей, из которых он потратил 33 355,27 руб. Остаток в размере 6 644,73 рублей он вернул в кассу тем же числом, которым оформлял авансовый отчет.

В приложение он предоставил документы на 2 листах (количество оформленных чеков).

Расписка является подтверждением того, что документы у подотчетного лица приняты и он не должен организации средств на ту сумму, на которую произведены обоснованные расходы.

В ней указывается количество документов, общая сумма расходов цифрами и прописью, дата и лицо, принявшее документы. В данном случае это бухгалтер, который подписывает отрывную часть первой страницы отчета с проставлением даты.

Эта часть является отрывной и выдается подотчетному лицу.

На оборотной стороне авансового отчета в графах 1-5 указываются под порядковым номером дата и номер документа, вид документа (чек, копия чека) и сумма.

В строках 7-9 проставляются суммы расходов, принятых к учету и номера счетов (субсчетов), которые дебетуются на эти суммы. Обычно эту информацию проставляет бухгалтер, либо руководитель организации.

Если учет ведется в 1С, то при настройке программы, она проставит бухгалтерские счета сама. Сотрудник эти строки не заполняет.

Только на оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо ставит свою подпись. Авансовый отчет составляется на ту сумму, на которую предоставлены документы и только она будет отображаться на оборотной стороне.

В авансовом отчете необходимо проверить целевое использование израсходованных средств, наличие оправдательных документов (чеков, копий чеков), правильность заполнения документов и правильность подсчета указанной суммы в отчете. То есть, нужно просмотреть в чеках, что именно было приобретено и подсчитать суммы чеков.

Чек без указания ТМЦ будет подтверждать только расходы и не позволяет поставить на приход товар, поэтому необходимо запрашивать у продавца первичные документы, подтверждающие приобретение товара.

Нюансы проведения авансового отчета

Главным нюансом заполнения авансового отчета является его форма. Обязательное применение унифицированной формы авансового отчета АО-1 отменено с 2013 года, но большинство продолжают ею пользоваться несмотря на то, что организации (ИП) могут самостоятельно разработать форму авансового отчета и утвердить ее в учетной политике.

Во избежание налоговых нареканий заполнение отчета рекомендуется совместное — подотчетник подает данные бухгалтеру (ИП) и тот заполняет форму отчета с просмотром подтверждающих документов. В этом случае вероятность попадания в расходы необоснованных сумм сведется на нет.

Приложение к авансовому отчету должно состоять из оригиналов документов. Оригиналы кассовых чеков и БСО необходимо откопировать и прикрепить к этой копии. Такое оформление объясняется тем, что краска на чеках выцветает, бумага быстро портится, а хранить документы необходимо не менее 3 лет.

Документы-приложения к авансовому отчету должны быть оформлены без нарушений.

Известны случаи, когда суд признавал доходом работника суммы, которые были переведены на карту сотрудника с основанием выдачи в подотчет. Естественно, размер переведенных средств был достаточно большим.

Эти деньги не сдавались в кассу организации, а также не было никаких доказательств, что средства предназначались на хозяйственные нужды организации.

Поэтому, одним из нюансов подготовки авансового отчета является оформление сопутствующих документов:

  • Приказа организации с обозначением лиц, имеющих право получать денежные средства в подотчет;
  • Заявление сотрудника на выдачу средств под авансовый отчет с подписью директора.

Даже оформив авансовый отчет верно, необходимо соблюсти правило выдачи подотчетных сумм. Выдать их можно либо через кассу организации, либо путем перечисления с расчетного счета на карту сотрудника. В основании расходного кассового ордера пометьте, что деньги выдаются под авансовый отчет.

Нюанс перевода средств на карту сотрудника состоит в том, что в назначении платежа обязательно указание перечисления средств в подотчет.

Именно эта пометка будет доказательством того, что средства не являются доходом физического лица и с них не нужно удерживать НДФЛ, другие налоги и сдавать отчетность по ним.

Учитывая, что расходы, проводимые в авансовом отчете, в определенной мере влияют на налоговую нагрузку, следует понимать, что налоговая крайне пристально проверяет правильность заполнения отчета и приложений к ним.

Также банки следят за переводами организациями денежных средств физическим лицам во избежание обналичивания денег. В связи с этим, предельно внимательно относитесь к принимаемым от подотчетных лиц документам и суммам в них, а также перечислению денег в подотчет.

Рекомендуется заранее разъяснить сотрудникам, какие документы будут приняты, какие расходы будут возмещены, а какие организация компенсировать не будет.

Источник: https://bankstoday.net/last-articles/avansovyj-otchet-umenshaem-nalogi-pravilno

Налоговые риски при учете авансовых отчетов

Утвержден авансовый отчет подотчетного лица

Большой интерес у проверяющего инспектора всегда вызывают авансовые отчеты предприятия.

Налоговики при своем визите проверят наличие оправдательной документации, подтверждающей правомерность затрат, а также соответствие чеков, квитанций, слипов банковских карт утвержденному законом порядку их оформления.

А в случае, если инспектор обнаружит нарушения при оформлении расходов организации, предприятию грозит начисление штрафов.

Поэтому рекомендуется внимательно относиться к оформлению такого документа, как авансовый отчет. Как заполнять бланк отчета, зависит от того, утвержден ли на предприятии типовой бланк или внедрен внутренний документ с адаптированной структурой отчета.

Закон допускает применение на предприятии произвольной формы авансового отчета, главное – это соблюдение правил учета информации о расходовании подотчетных средств.

В качестве затрат, отнесённых к расходам предприятия, могут быть приняты только подотчетные суммы, выданные сотруднику для оплаты товаров или услуг, которые выполнены в интересах организации.

В качестве расходов признаются товары или услуги, оплата которых позволит предприятию увеличить доходы или избежать дополнительных расходов. В этом случае расходы разрешено учесть, как экономически обоснованные.

Оплаты, произведенные без экономического обоснования, не подлежат учету в качестве расходов организации. Такие траты признаются расходами на личные нужды подотчетного лица, а суммы таких покупок удерживаются из дохода сотрудника с последующим начислением НДФЛ.

Дата авансового отчета и дата утверждения авансового отчета

Среди информации, обязательной для указания в авансовом отчете, присутствуют две даты: дата составления авансового отчета и дата его утверждения.

Есть также и даты на кассовых чеках, билетах, квитанциях, товарных чеках, бланках строгой отчетности, которые работник прилагает в качестве обоснования затрат.

Разберемся, о чем они могут рассказать налоговому инспектору, и как правильно оформить авансовый отчет, утверждение которого происходит позднее его составления.

Рассмотрим авансовый отчет: дата составления – это число по календарю, когда сотрудник составляет отчет о расходовании выданных ему подотчетных средств, прикладывает все чеки и квитанции, оформленные в соответствии с требованиями закона и подписывает бланк. Кстати, отчитаться за денежные средства, полученные подотчет, сотрудник обязан не более, чем через 3 дня после совершения покупки, оплаты услуги или возвращения из командировки.

Даты на подтверждающей расходы документации должны соответствовать отчетному периоду, указанному в распоряжении руководителя предприятия. Руководитель обязан в приказе о выдаче подотчетному лицу денежных средств указать срок, на который деньги выдаются сотруднику, и дату, когда работник обязан отчитаться за расходы.

Подписанный авансовый отчет сотрудник передает в бухгалтерию, где в установленный руководителем срок, он проверяется на правильность составления и соответствия подтверждающей документации требованиям закона.

Дата утверждения авансового отчета, что это за реквизит бланка отчетности за полученные подотчет суммы?  Утверждение авансового отчета выражается в подписи руководителя на бланке предоставленной отчетности по расходам денежных средств, полученным сотрудником, после проверки этого отчета бухгалтером. Соответственно, при подписи отчета руководитель ставит дату утверждения авансового отчета – она-то и отражается в налоговом учете. НК признает именно дату утверждения, как дату, с которой связаны все налоговые последствия для работодателя.
Например, при возвращении из командировки в другие регионы, сотрудник составляет авансовый отчет с регионов. Дата составления и утверждения будут отличаться от дат, которыми выписаны оправдательные документы, и именно дата утверждения авансового отчета по командировке играет важную роль в налоговом учете.

Последний день месяца, в котором авансовый отчет по командировочным расходам утвержден, фиксируется, как дата фактического получения дохода работником. Соответственно, при расчете НДФЛ будет указана именно дата утверждения авансового отчета по командировке (при оплате суточных).

По налогу на прибыль при рассмотрении авансовых отчетов дата их утверждения признается датой расходов на представительские или другие подобные нужды организации.

В документе «Авансовый отчет» дата составления и дата утверждения могут не совпасть, если руководитель подпишет подтверждение позднее их составления.

Согласно 402-ФЗ дата составления является обязательным реквизитом авансового отчета, порядок утверждения авансовых отчетов Закон никак не регламентирует. Не дает Закон пояснений и, в какие сроки руководитель обязан подписать отчеты. В то же время все налоговые последствия возникают при рассмотрении налоговиками именно даты утверждения авансового отчета.

Для урегулирования вопросов, связанных с датами составления и утверждения, руководителю надлежит разработать и утвердить в организации внутренний документ: приказ или положение о порядке формирования и предоставления авансовых отчетов на предприятии.

Кроме того, этот вопрос рекомендуется отразить и в учетной политике компании. Во внутренней документации руководитель вправе предусмотреть, что отражение в учете авансовых отчетов бухгалтеру следует вести по дате составления отчета. Такое распоряжение не противоречит закону, потому что дата утверждения не является обязательным реквизитом авансового отчета.

Тогда при случае, когда дата утверждения авансового отчета не совпадает с датой составления, бухгалтер отразит в учете авансовые отчеты по дате их составления, а на вопрос налоговиков о правомерности своих действий предоставит приказ руководителя.

Авансовый отчет за расходы прошлых лет

При утверждении на предприятии документации, регламентирующей порядок оформления и учета авансовых отчетов, следует обязательно указать срок предоставления авансового отчета.

Если руководителем не установлены сроки предоставления отчетности по израсходованным подотчетным средствам, они составляют по закону три дня с даты осуществления затрат или с даты возвращения сотрудника из командировки.

Ведь бывают случаи, когда авансовый отчет не может быть предоставлен в установленный законом срок, да и в сроки, прописанные в учетной политике и приказе об авансовых отчетах, работник по уважительной причине не уложился. Такие случаи, как исключения, также следует учесть в документации об авансовых отчетах, чтобы бухгалтер смог учесть предоставленные с опозданием расходы.

К таким случаям относятся, например, предоставленные чеки за предыдущий год по затратам на долгосрочную командировку. В этом случае бухгалтеры авансовые отчеты проводят с опозданием. 
Дата утверждения авансового отчета (расходы прошлых лет учитываются особым образом) в этом случае может совпадать с датой составления авансового отчета.

Авансовый отчет по дате утверждения за расходы прошлых лет учитывается бухгалтером на основании распоряжения руководителя компании.

Нарушение правил оформления авансовых отчетов за расходы прошлых лет могут негативно сказаться на заключении результатов проверки работы бухгалтерии предприятия после визита проверяющего инспектора.

Поэтому сотрудникам рекомендуется сдавать авансовый отчет вовремя, финансистам внимательно проверять все даты на чеках, квитанциях и накладных. Авансовые отчеты с расходами прошлых лет, учтенные с ошибками, инспектор может признать экономически необоснованными затратами и не зачесть такие расходы, что повлечет пересчет налогов, штрафные санкции и начисление дополнительных платежей.

Налоговики не советуют затягивать с авансовыми отчетами и утверждать их в течение месяца совершения расходов.

Авансовые отчеты по командировке за границу

Аванс для расходов в загранкомандировке на предприятии вправе получить лицо, которое заключило с организацией трудовой договор и не имеет задолженностей по предыдущим суммам, выданным этому лицу подотчет. Запрещено выдавать подотчет денежные средства лицам, не находящимся с организацией в трудовых отношениях, а также передавать для совершения расходов выданные деньги третьим лицам.

Выплата производится бухгалтером компании наличными денежными средствами через кассу, при этом кассир выписывает на имя сотрудника соответствующие документы. Деньги правомерно перечислить работнику на зарплатную банковскую карту, личную карту сотрудника или предоставить подотчетному лицу для расчетов корпоративную банковскую карту.

При необходимости предоставить денежные средства работнику для оплаты расходов в заграничной командировке, бухгалтер может выдать или перечислить работнику денежные средства в валюте (сотрудник также будет обязан собрать все чеки и квитанции, чтобы затем вложить их в авансовый отчет) на карточку. Подтверждение, что курсовая разница возникла, прикрепляется бухгалтером в виде пояснительной записке об изменении курса валюты за подписью руководителя к авансовому отчету.

В пояснительной записке рекомендуется указать, какая с момента перечисления валюты до даты утверждения авансового отчета возникла курсовая разница: положительная или отрицательная. Далее курсовую разницу бухгалтер учитывает в бухгалтерском учете.

Для предприятий, относящихся к бюджетной сфере, командировки оформляются по такому же алгоритму, что и в коммерческой организации.

Авансовый отчет (в бюджетном) по командировке за границу (в валюте также выдаются денежные средства наличными или перечисляются на банковскую карту) оформляется с приложением оправдательной документации и пояснительной запиской в случае возникновения курсовой разницы.

Еще один особенный случай учета расходов на командировку относится к производственной практике студентов на дневной форме обучения. Одаренных учащихся некоторые учебные заведения направляют на практику в самые престижные подразделения предприятия, предоставляющего такую возможность, которые иногда функционируют не в том же городе России, где студент учится.

Если предприятие заинтересовано в студенте, как в перспективном сотруднике в будущем, руководитель организации вправе принять решение о направлении его на производственную практику за счет предприятия.

Возникает случай, когда студенту оплачивают проезд до места прохождения преддипломной практики из кассы предприятия. Надлежит ли в этом случае запросить с учащегося авансовый отчет? Что важнее: даты в билетах или даты по графику производственной практики студентов 2019 года обучения?

В рассматриваемом случае студент не связан с предприятием, направляющим его на практику, трудовыми отношениями. Находясь на дневной форме обучения, студент не вправе заключить трудовой договор с предприятием, соответственно, он не может от лица компании нести расходы в интересах организации. Поэтому выплаты на подобные цели предприятие может произвести только из чистой прибыли.

При оплате затрат на командировки из чистой прибыли, организация не ограничена законодательством документацией для подтверждения правомерности таких расходов. Поэтому даты на билетах и даты, указанные в графике производственной практики могут не совпадать, для налогового учета это не имеет никакого значения.

Выводы

Дата, когда отчет по авансам был составлен – обязательный реквизит авансового отчета, дата утверждения – таковым не является, но ее НК рассматривает, как точку отсчета для наступления налоговых последствий для организации.

Руководителю надлежит утвердить на предприятии алгоритм заполнения и учета отчетов по полученным авансам подотчет, прописать срок предоставления и порядок их утверждения.

Налоговики проверят правильность оформления авансовых отчетов и прикрепленную к ним подтверждающую документацию. Копии чеков и квитанции не будут приняты инспектором, как подтверждение затрат. Все неправильно оформленные отчеты не будут признаны проверяющим, бухгалтеру организации потребуется доначислить налоги, уплатить пени и штрафы.

Во избежание спорных ситуаций с налоговиками рекомендуется строго выполнять требования закона по выдаче подотчетных сумм и оформлению авансовых отчетов.
 

Источник: http://NalogObzor.info/publ/stati_iz_tematicheskikh_zhurnalov/utverzhdenie_avansovogo_otcheta_bez_nalogovykh_riskov/71-1-0-2071

Как оформить авансовый отчет: инструкции и образец заполнения

Утвержден авансовый отчет подотчетного лица

Продукты по направлению

Астрал

Лайфхак

Авансовый отчёт — это документ, который подтверждает использование аванса для выполнения определённого служебного поручения или хозяйственных нужд подотчётными лицами.

Подотчётные лица — это сотрудники, которые могут получать деньги организации с целью оплаты расходов, непосредственно связанных с деятельностью этой организации. В бухгалтерии обычно имеется приказ со списком лиц, которые могут брать деньги на хозяйственные расходы под отчёт.

В авансовом отчёте обязательно указывается полученная подотчётным лицом сумма и фактический расход. Отчёт подкрепляется документы, подтверждающими расходы. Остаток подотчётные лица возвращают, а в случае невозврата эта сумма удерживается из зарплаты.

Четыре правила оформления

Существуют четыре основных правила, которым должны следовать бухгалтеры при оформлении авансовых отчётов:

  1. Форму отчёта устанавливает компания. Руководитель должен утвердить оригинальную форму отчёта приказом. Однако, за основу берётся унифицированная форма N АО-1 «Авансовый отчёт».

  2. Обязательные реквизиты, которые должны быть в документе, указаны в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

  3. Руководитель устанавливает срок для подотчётного лица. По истечении этого срока подотчётное лицо должно отчитаться по авансу. У него его есть три рабочих дня на то, чтобы сдать отчёт.

  4. Руководитель устанавливает срок для бухгалтера. В течение этого срока бухгалтер должен проверить отчёт. Затем документ должен быть передан либо главному бухгалтеру, либо руководителю для утверждения.

  5. Бухгалтер подписывает отчёт у руководителя и главного бухгалтера. Без этих подписей документ будет считаться недействительным.

Используя онлайн-сервис для организации электронного документооборота можно упростить составление и оформление отчётов.

Заполнение авансового отчёта

Авансовый отчёт заполняется в единичном экземпляре. В заполнении участвуют как и бухгалтерия, так и подотчётное лицо. Порядок ведения и заполнения авансовых отчётов описан в Указании Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.

Подотчётное лицо

Последовательность действий при заполнении авансового отчёта подотчётным лицом:

  1. Сотрудник вписывает свои ФИО, должность и табельный номер.

  2. Сотрудник заполняет графу «Назначение аванса». В ней должна быть указана категория расходов: командировочные расходы, покупка расходников для офисного оборудования, представительские расходы и т.д.

  3. На оборотной стороне в графах со 2 по 4 сотрудник перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в графе 5 записывает суммы затрат.

Подтвердить расходы могут:

  • кассовые и товарные чеки;

  • электронные чеки;

  • товарные накладные;

  • приходные кассовые ордера;

  • транспортные документы (проездные билеты, талоны).

Все документы, которые подтверждают расходы должны быть приложены к отчёту, чтобы фирма смогла принять расходы к вычету НДС.

Бухгалтер

После того как бухгалтер получит документ от подотчётного лица, он должен выполнить следующий алгоритм действий:

  1. Присвоить номер отчёту и проставить дату приёма документа.

  2. Заполнить отрывную расписку о принятии отчёта к проверке, содержащую ФИО подотчётного лица, реквизиты авансового отчёта, сумму выданных денег и количество подтверждающих документов. Заполненную расписку бухгалтер выдаёт подотчётному лицу.

  3. Заполнить таблицу отчёта следующими данными:

    • сведения об остатке или перерасходе по предыдущему авансу;

    • сведения о сумме текущего аванса;

    • общая сумма полученных и израсходованных денег;

    • сумма остатка либо перерасхода;

    • информация о бухгалтерских счетах, где отражается подотчёт.

  4. В графе 7 бухгалтер записать суммы расходов, принятых к учёту, в графе 9 — дебет счёта. Графу 8 бухгалтер заполняет, если сотрудник получал аванс в валюте.

После этого документ утверждает руководитель и заполняет оставшиеся графы вверху лицевой стороны.

Только правильно заполненный авансовый отчёт позволяет учитывать потраченные деньги в расходах и, соответственно, в налоговом учёте. Чтобы всё шло по плану, можно выдать подотчётным сотрудникам памятки и чек-листы. В них нужно напечатать инструкцию по заполнению отчёта и список подтверждающих документов.

Астрал

Источник: https://astral.ru/articles/layfkhak/12664/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.