Хранение табеля учета рабочего времени

Содержание

Срок хранения табеля учета рабочего времени в организации – Дело

Хранение табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени – это важный документ, который необходим бухгалтеру для расчета зарплаты работникам. В нем отражено число фактически отработанных часов каждым сотрудником и количество пропущенных дней работниками с указаниями определенных причин прогула. Табель хранится на предприятии, и возникают спорные моменты, касающиеся сроков хранения:

  1. Сколько потребуется времени хранить табель учета рабочего времени.
  2. Как и где необходимо организовать место хранения.
  3. Как подлежит хранению электронный вариант табеля.

Табель учета рабочего времени – это обязательный бланк, который подлежит хранить на предприятии, и может потребоваться следующим категориям лиц:

  • в первую очередь бухгалтерам для расчета зарплаты, отпускных и иных пособий, положенных работнику;
  • налоговые органы вправе проверить наличие и правильность отражения информации, при отсутствии или заполненных ненадлежащим способом документов предприятию придется уплатить штрафы;
  • сотрудники фонда социального страхования при проверке правильного отражения налогов при расчете зарплаты;
  • работники трудовой инспекции при проверке отследят, соблюдены права всех сотрудников.

Табель учета рабочего времени положено хранить на фирме в течение 1 года, по истечению этого срока документы сдаются в архив, где они подлежат хранению сроком на 5 лет.

Если трудовая деятельность на фирме связана с опасными или вредными условиями, то документы об отработанном времени хранятся 75 лет. В определенных случаях внутренними документами можно увеличить сроки хранения.

Важность ведения – табель определяет отработку каждым сотрудником предприятия нормы часов, дней, на основании этого рассчитываются выплаты сотрудникам, составляется отчетность на предприятии. Данный документ заполняется в единственном экземпляре, подписывается руководителем предприятия и ответственным лицом.

Сроки хранения варьируются в зависимости от их необходимости при проверках, четкие периоды хранения в законе не указаны.

С действующим ранее законодательством табеля необходимо было хранить в течение года, но частично это так и осталось, ведь этот документ нужен бухгалтеру в течение отчетного года для сверки данных и проверки правильности отражения операций.

В приказе Минкультуры говорится, что срок хранения табеля должен быть не менее 5 лет, а для вредных и опасных производств – 75 лет.

Руководитель приказом назначает человека ответственного за заполнение табеля учета рабочего времени, как правило, им является сотрудник отдела кадров. Но может быть и несколько человек ответственных за выполнение этой работы, если предприятие является крупным и содержит много подразделений.

Читайте так же:   Режим и учет рабочего времени по Трудовому кодексу РФ

Форма документа

Форма табеля унифицирована и содержит следующие поля:

  • «шапка» документа;
  • дата составления;
  • информация по фирме, если информация собирается по подразделениям, то указывается конкретный отдел, по которому сделан документ;
  • ФИО сотрудников с указанием должности, табельного номера;
  • число отработанных дней или часов каждым сотрудником;
  • лицо, ответственное за заполнение.

Информацию необходимо собирать постепенно, желательно раз в неделю вносить информацию по работникам об отработанном времени. Данные о посещении рабочего места можно узнать у сотрудников охраны или ввести электронную программу, которая будет фиксировать приход работника путем приложения личной карточки к валидатору или снятию отпечатков пальцев.

Если работа у сотрудника почасовая, то пользуясь данными о присутствии сотрудника на рабочем месте можно не переживать что будет переплата за прогулянные часы или опоздания.

Как и где необходимо организовать место хранения

На каждом предприятии должен быть разработан свой график документооборота, в котором прописано, как и где хранить каждый документ, с указанием количества экземпляров и подотчетных лиц.

Но важен не только срок хранения, но и сроки предоставления в бухгалтерию, должны быть четкие рамки по возможности внесения информации. Как правило, бухгалтерия к 10-му числу месяца рассчитывает зарплату за предыдущий период, а к 15-ому уже бухгалтер обязан уплатить все налоги.

Если будет задержка в передачи табеля рабочего времени в отдел бухгалтерии, то возможны просрочки в уплате налогов, что незамедлительно приведет к начислению пени.

По истечении отчетного периода документы за предыдущий год можно постепенно передавать в архив.

Законом не урегулирован момент обязательного хранения табелей в архиве, руководство вправе самостоятельно решать, где и как хранить документы.

Но это не подразумевает, что можно утилизировать бланки, они должны быть в сохранности и к ним должен быть организован доступ в случае проверки.

За хранение табелей ответственен бухгалтер, так как он является последней инстанцией получения этих документов. При сдаче в архив должна быть составлена опись, чтобы при поиске документов была возможность сразу найти необходимую информацию.

Ответственность за сохранность и транспортировку уже будет нести архивариус.

Если табеля необходимо хранить 75 лет, то по истечении 5-и летнего срока данные документы могут передаваться в архивные склады, если с ними заключен договор или такие склады имеются в собственности у предприятия.

Что делать с электронной версией

Табель учета позволительно хранить в электронном виде, но данная информация должна быть зафиксирована в локальных документах предприятия. Документ в этом случае заверяется электронной подписью. При проверке налоговыми органами возможно отправить запрашиваемую информацию посредством электронной связи.

Читайте так же:   Виды режимов рабочего времени по ТК РФ

При ведении табелей только в электронном виде стоит помнить, что необходим контроль за техническим состоянием ЭВМ, а также на компьютерах должна стоять современная защита от возможных вирусов и взлома программ. Отсутствие антивирусов может привести к потере данных, либо к искажению информации.

При приме сотрудников необходимо у них взять подтверждение, что они согласны на обработку персональных данных. При этом в документе должна присутствовать фраза о том, что личные данные будут применяться в кадровом учете в электронном виде.

Современные программы по ведению бухгалтерии, а конкретнее по участку заработная плата имеют встроенные образцы табелей учета рабочего времени, которые возможно распечатать в любое время.

Возможно сделать выборку по необходимым параметрам, а именно по времени (месяц, квартал, год), по подразделению (выйдет вся информация по сотрудникам выбранного подразделения), по сотруднику (выбрав определенное лицо, можно получить информацию об отработанном времени).

Пользуясь электронным вариантом табеля в положении о ведении табеля необходимо прописать ответственного человека за заполнение электронного документа, а также сроки внесения изменений, например, до 5-го числа следующего за отчетным. В этом случае предусмотреть отделом программистов, чтобы после этой даты доступ в программу был закрыт и любые внесения изменений были только на основании письменных заявлений.

Данное видео содержит немного дополнительной информации о том, как правильно вести табель учета рабочего времени, как хранить его вы уже знаете из статьи.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник:

Какой срок хранения табелей учёта рабочего времени?

Любой организации необходимо в обязательном порядке заниматься ведением табеля учёта рабочего времени каждого сотрудника. Данный документ подтверждает количество отработанных и неотработанных дней и служит основанием для начисления заработной платы.

Специально уполномоченное лицо занимается составлением документа в единичном экземпляре. После подписания главой отдела бумага передается в бухгалтерию. В существующие законы и акты время от времени вносятся изменения касаемо хранения табеля. Бухгалтеру организации следует учитывать обновленную информацию и следовать ей.

В статье разберёмся, где, как и сколько хранить табели учёта рабочего времени.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Что такое табель учёта рабочего времени?

Табель представляет собой поимённый список сотрудников структурного подразделения и отражает посещаемость за отчётный период.

Наличие в компании документа обязательно. Осуществляется ведение в бумажном или электронном виде. Делать это только в электронном формате запрещается.

Утвержденной формы бланка нет. Госкомстат РФ разработал для рекомендаций два варианта: Т-12 и Т-13. Каждая компания оставляет за собой право выбора формы:

  • Т-12 применяется, если учёт производится вручную. Заполняется в одном экземпляре на двух листах 2/3 формата А3. В конце каждого месяца после подписи руководителя передаётся бухгалтеру для начисления выплат.
  • Для ведения табеля в электронном виде применяется форма Т-13. Большинство табельщиков в наши дни используют эту форму.

Так выглядит табель (кликабельно):

Каждому сотруднику при устройстве на работу присуждается табельный номер, который впоследствии применяется во всех документах относительно расчёта оплаты труда. Номера новых или уволенных работников следует вносить или удалять только на основании приказов, принятых руководителем.

В этой статье можно почитать о том, какие есть режимы рабочего времени.

Сроки хранения

После закрытия табель передаётся в бухгалтерию, где по нему начисляется заработная плата работнику. Бухгалтер обычно оставляет документ в своем архиве. Если у компании есть собственный архив, то по истечении трёх лет табель передаётся на хранение туда.

Компания сама разрабатывает акты, регулирующие порядок и сроки передачи. Государственного регулирования этого процесса нет.

Если же работник трудится на вредном или опасном производстве, то документы о его времени работы положено хранить 75 лет. Даже если компания ликвидируется, табель не подлежит уничтожению. Для хранения существуют архивные учреждения.

С 2010 года срок хранения табеля обычного работника составляет 5 лет.

Электронные табели

При хранении табеля в электронном формате ответственному лицу следует опираться на Приложение № 526 к Приказу Министерства Культуры РФ.

Подпункты 2.30 и 2.32 регламентируют:

  1. Хранение должно осуществляться в двух копиях на отдельных устройствах;
  2. В случае ухудшения качества воспроизведения необходимо производить перезапись документации на новые носители;
  3. Перезапись должна носить неизменную информацию при сравнении с исходным материалом;
  4. Не реже одного раза в 5 лет производится контроль состояния электронного носителя.

Перед внесением сведений о работнике в формы Т-12 или Т-13 необходимо, чтобы он дал согласие на обработку своих персональных данных и разрешил их применение в кадровом учёте в электронном варианте.

Как мы видим, табель учета рабочего времени является важным документом в кадровом делопроизводстве.

https://www.youtube.com/watch?v=meJR-8WMeSM

Компания берёт ответственность на себя за его хранение. 5 лет – срок хранения документа для общих случаев. 75 лет – при вредных условиях деятельности. Табели в электронном формате имеют идентичные сроки хранения.

Посмотрите видео о создании табеля учёта рабочего времени в программе:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
Это быстро и бесплатно!

Источник: https://okarb.ru/otchetnost/srok-hraneniya-tabelya-ucheta-rabochego-vremeni-v-organizatsii.html

Какие сроки хранения табеля учета рабочего времени?

Хранение табеля учета рабочего времени

Среди разнообразия кадровой документации особое место принадлежит табелю учета рабочего времени (ТУРВ).

При этом для каждого кадровика (или другого ответственного лица) важно не только правильно вести этот документ, но и обеспечивать его надлежащее хранение. Из нашего материала вы узнаете, сколько должен храниться ТУРВ.

Если же у вас возникли сложности с оформлением кадровой документации или дополнительные вопросы по учету рабочего времени, всегда можно обратиться за помощью к юристу.

Получи первичную консультацию от нескольких компаний бесплатно:
оформи заявку и система подберет подходящие компании!

По этой услуге подключено 214 компаний

Начать подбор в несколько кликов >

Что такое табель учета рабочего времени и зачем его нужно хранить?

ТУРВ представляет собой документ, в котором отражается количество отработанных каждым сотрудником часов, а также количество пропущенных дней (если сотрудник отсутствовал на рабочем месте по каким-либо причинам).

Главное назначение табеля — это аккумулирование сведений о фактическом времени, которое было отработано (или не отработано) сотрудником, для начисления заработной платы и других выплат.

С этой целью в ТУРВ обязательно содержится информация по каждому работнику (ФИО; должность; число часов, отработанных за каждый день; общее число часов и дней, отработанных за отчетный период и др.).

Хранение табеля на протяжении установленного срока — это обоснованное требование. На практике могут возникать различные ситуации, в которых документ, содержащий сведения о рабочем времени каждого сотрудника, оказывается необходим. В частности, ТУРВ может потребоваться:

  • бухгалтерской службе компании — для уточнения размера заработной платы, расчета отпускных выплат и других пособий;
  • налоговым органам — в ходе различных проверочных мероприятий;
  • Фонду социального страхования — при осуществлении проверок правильности поданных сведений;
  • трудовой инспекции — в процессе проверки соблюдения трудовых прав работников.

Для того чтобы обеспечить сохранность ТУРВ, руководитель компании своим приказом должен назначать ответственное за выполнение этой задачи лицо. До сдачи в архив за табель отвечают сотрудники кадровой службы и бухгалтерии (в каждой компании должен существовать график документооборота).

Сколько времени нужно хранить табель?

Теперь переходим к самому главному — срокам хранения табеля, учитывающего рабочее время сотрудников. Необходимо сразу отметить, что единого срока нет: его отсутствие объясняется различными условиями труда. По действующим правилам ТУРВ в зависимости от условий, в которых работают сотрудники, хранится:

Стандартное время хранения — 5 лет: этот срок действует в большинстве компаний. Когда же придется хранить документ на протяжении нескольких десятилетий? Срок в 75 лет установлен для тех организаций, в которых сотрудники трудятся в опасных или вредных условиях.

Важно! Внутренними документами компании могут устанавливаться и другие сроки хранения ТУРВ, но не меньше 5 и 75 лет (в зависимости от специфики деятельности). Как правило, увеличение продолжительности обусловлено потребностями самой организации.

Как хранить табель?

После закрытия табель направляется в бухгалтерию, которая затем (по истечении 1 года) передает документ в архив. В некоторых организациях табель хранится в бухгалтерии более продолжительный срок — 3 года (для того чтобы сотрудники бухгалтерской службы в любой момент могли проверить информацию о фактически отработанном рабочем времени всех работников).

Условия и порядок хранения табелей устанавливаются внутренними документами организации. Как правило, для тех ТУРВ, которые хранятся постоянно (75 лет), необходимо формировать дело.

К таким делам предъявляются особые требования: они должны иметь прошивку, лист-заверитель и внутреннюю опись. Кроме того, страницы дела обязательно нумеруются, а на обложке содержится вся необходимая информация о документации.

Для ТУВР, которые должны храниться 5 лет, формируются дела временного хранения. В этом случае не обязательно производить нумерацию страниц и составлять надписи заверения. После того как пятилетний период истечет, документацию можно уничтожить. Но перед уничтожением обязательно проводится экспертиза ценности документов.

Важно! Если в компании нет архива, табель может храниться в структурных подразделениях. Но, в любом случае, в задачи ответственных лиц входит обеспечение сохранности этого документа на протяжении всего установленного срока.

Какие требования предъявляются к хранению табеля при электронном документообороте?

Все большее число компаний переходит на электронный документооборот: это действительно более удобно и позволяет избавиться от массы бумаг.

По действующим правилам, табель, учитывающий рабочее время сотрудников, может храниться в электронном виде. Но в этом случае необходимо обеспечивать всестороннюю защиту электронной версии ТУРВ для предотвращения потери данных или искажения содержащихся в документе сведений.

Как известно, ТУРВ ведется в одном экземпляре. Если хранится только электронная версия, экземпляров должно быть два (по одному на различных устройствах).

На протяжении всего периода ответственным лицам при необходимости нужно производить перезапись документации, а также время от времени выполнять контроль.

Подведем итоги.

Табель, учитывающий рабочее время сотрудников — обязательный документ для каждой организации, однако срок, на протяжении которого он должен храниться, может различаться.

Вне зависимости от того, хранится документ 5 или 75 лет, на протяжении всего периода важно обеспечивать сохранность данных (в том числе, предотвращать доступ к ТУРВ посторонних лиц).

Если вы столкнулись с проблемами, связанными с ведением кадровой документации, разобраться во всех нюансах действующих правил поможет профессиональный юрист.

Также без квалифицированной поддержки специалиста не обойтись в тех случаях, когда возникла спорная ситуация (с контролирующими органами или сотрудниками).

Источники:

Комплектование архивов архивными документами

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов…»

Источник: https://rtiger.com/ru/journal/kakie-sroki-hraneniya-tabelya-ucheta-rabochego-vremeni/

Как хранить табель учета рабочего времени

Хранение табеля учета рабочего времени

Важно учитывать тот факт, что табель учета рабочего времени – обязательная бумага. Следовательно, она должна оформляться в каждой организации без исключения.

При этом не имеет значения численность трудящихся. Табель нужно вести даже на микропредприятиях.

Обязанность ведения установлена действующим на данный момент времени на территории РФ Трудовым Кодексом.

Информация, касающаяся данной темы, подробно отражена в 91 статье нормативного документа.

Кроме этого необходимость оформления документации устанавливается Постановлением Госкомстата РФ №1. В нем же освещены сведения по поводу унифицированных форм, которыми нужно пользоваться при оформлении.

Отсутствие табеля в организации может привлечь внимание контролирующих органов, поэтому работодателю важно позаботиться о наличии обязательной документации в учреждении.

Учет рабочего времени необходим не только для ведения контроля над выполнением сотрудниками условий трудового договора, но и для работы бухгалтеров. На основании документа они рассчитывают зарплату трудящихся, а также формируют статистическую и налоговую отчетность.

Кто из работников назначается ответственным?

Вести документацию, на основании которой рассчитывается заработная плата сотрудников, а также определяется количество отработанных ими дней и часов, должен специальный работник.

https://www.youtube.com/watch?v=V11SD0Tp39E

Последний назначается руководителем организации.

Специалист обязан своевременно передавать необходимые данные в бухгалтерию, а также нести ответственность за достоверность данных, присутствующих в табеле.

В качестве ответственного за заполнение документа в большинстве случаев выступает работник отдела кадров или сам бухгалтер, специализирующийся на расчете зарплаты трудящихся.

Помимо этого, вести учет трудового времени может табельщик – работник, деятельность которого непосредственно связана именно с оформлением указанной бумаги.

Табель не обязательно нужно вести по всему предприятию в целом. В компаниях с большой численностью сотрудников зачастую такое просто невозможно. В таких случаях для каждого структурного подразделения заводится отдельный табель, и, соответственно, назначается ответственный за его ведение в конкретном отделе.

При такой ситуации, после сдачи табеля в бухгалтерию все полученные документы сводятся в один. Следует учесть, что данный учетный документ также может оформляться для каждого специалиста отдельно.

Как вести?

Для ведения документации по учету рабочего времени были предусмотрены 2 унифицированных формы – Т-12 и Т-13. Работодатель вправе использовать любую из указанных.

Отличия обеих форм друг от друга – не значительны. Они заключаются лишь в том, что одна форма предназначена исключительно для внесения данных об отработанном специалистами времени, а в другую, помимо этого, можно вносить данные для расчета заработной платы трудящихся.

Каждая из указанных форм имеет титульный лист. В нем должна отражаться информация следующего характера:

  • полное наименование организации-работодателя;
  • инициалы, должность и личная подпись главного руководителя фирмы;
  • формы – ОКУД, ОКПО;
  • наименование документации;
  • дата первоначального оформления;
  • период действия (отчетный месяц);
  • структурное подразделение, в котором будет вестись учет трудового времени работников;
  • условные обозначения, используемые в настоящем табеле.

Далее должна располагаться таблица. В нее вносится информация о трудящихся. Для каждого из них должна быть предусмотрена отдельная строка. В соответствующие колонки вносятся такие данные:

  • порядковый номер, присвоенный рабочему;
  • ФИО специалиста;
  • табельный номер сотрудника;
  • отметка о явках/неявках (в соответствии с условными обозначениями);
  • общее количество отработанных дней/часов за половину отчетного периода;
  • общее количество отработанных дней/часов за полный отчетный период.

Если на предприятии используется форма табеля, на основании которой рассчитывается зарплата работников, далее заполняются колонки с такими сведениями:

  • код, соответствующий виду дохода – зарплата или отпускные;
  • бухгалтерский (корреспондирующий счет), с которого будут списаны денежные средства, предназначенные для выплаты зарплаты, отпускных, больничных пособий и др.;
  • общее количество отработанных дней/часов по каждому виду дохода.

Если в течение отчетного месяца работник отсутствовал, в табель ставится отметка о причине его неявки. В этом случае необходимо также пользоваться условными обозначениями.

К примеру, аббревиатура «ОТ» означает, что специалист находится в отпуске. «В» – указывает на тот факт, что он находится на выходном.

По окончанию отчетного периода табель подписывают ответственные лица. Среди таковых нужно отметить руководителя отдела, кадровика и специалиста, заполнившего документ.

Сколько хранится – сроки хранения в организации

На срок хранения табеля оказывают влияние определенные факторы. Ключевыми из таковых являются условия труда, установленные в компании.

В стандартных условиях, когда условия труда сотрудников не связаны с какими-либо опасными факторами, табель хранится на протяжении 5 лет.

Если производственные условия характеризуются как тяжелые, опасные или вредные, документ хранится 75 лет.

Данные правила установлены на законодательном уровне.

В любой момент специалисты проверяющих органов при необходимости могут обратиться к руководителю учреждения с просьбой предоставления табеля.

Также за выпиской из табеля может обратиться сотрудник организации.

Сроки хранения обязательны к соблюдению даже по отношению к электронному варианту документа.

После того, как табель рабочего времени полностью заполняется, а также подходит к концу период его действия, он передается в отдел бухгалтерии.

Ответственными сотрудниками производится расчет зарплаты трудящихся.

В последующем документ помещается в специальную папку или передается в архив. Порядок передачи должен регламентироваться внутренними нормативными актами компании.

Документация, которая хранится 75 лет, может быть передана на хранение в специализированные архивные компании.

Выводы

В соответствии с 91 статьей ТК РФ, учет рабочего времени обязательно нужно вести на любом предприятии. Для этого руководители организаций должны позаботиться о наличии соответствующего табеля.

Для заполнения указанной бумаги разработано несколько унифицированных форм. Заполнением табеля должно заниматься ответственное лицо.

Срок хранения документа определен законодательством, в зависимости от особенностей трудовой деятельности граждан – 5 или 75 лет.

Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — воспользуйтесь формой онлайн-консультанта в правом нижнем углу сайта или позвоните по прямым телефонам:

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Источник: https://rebuko.ru/kak-hranit-tabel-ucheta-rabochego-vremeni/

Где должен храниться табель учета рабочего времени

Хранение табеля учета рабочего времени

В этом случае работа в выходные и праздничные дни оплачивается в одинарном размере в том месяце, когда работник работал в выходной день, а другой день отдыха оплате не подлежит независимо от того, в каком месяце он будет предоставлен.

При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.

), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

Время, проведенное сотрудником в служебной командировке, учитывается на основании оформленного надлежащим образом командировочного удостоверения, в котором проставляются отметки о времени прибытия и выбытия работника в каждый пункт назначения, заверенные подписями и печатями принимающих сторон.

При составлении данных книг нужно помнить, что чиновники не только утвердили их формы и правила ведения, но и четко определили то подразделение, которое должно заполнять каждую из них. Так, ведение приходно-расходной книги возложено на бухгалтерию, а ведение книги учета движения трудовых книжек – на то подразделение организации, которое занимается оформлением приема и увольнения работников.

Эти требования зафиксированы в пункте 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225.

ЗАПОМНИТЬ! данные книги ведутся в бумажном виде. Они должны быть прошиты, опечатаны и заверены подписью руководителя, а листы в книгах положено пронумеровать.

Обе книги хранятся в течение 75 лет, а значит, их могут потребовать при любой проверке.

Какой установлен срок хранения  для табеля учета рабочего времени

С Бухгалтерия предприятия 8.

2»обучение через интернет Перечень кадровых документов, которые обязательно должны быть в организации: Табель учета рабочего времени График отпусков Штатное расписание Правила внутреннего трудового распорядка Расчетный листок Книги учета трудовых книжек Личная карточка работника Табель учета рабочего времени Первый документ – это табель учета рабочего времени.

О том, что этот документ должна иметь любая организация, сказано в статье 91 Трудового кодекса, где закреплена общая обязанность работодателя по ведению учета рабочего времени.
Формы для такого учета – Т-12 и Т-13 – утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

НА ЗАМЕТКУ! вести надо только одну (любую) из них.

Сколько хранить табель учета рабочего времени

При этом работодатель также может ввести собственные условные обозначения. Такие выводы следуют из совокупности положений статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г.
№ 402-

ФЗ и подтверждаются письмом Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012. Исходя из указанного организациям рекомендуется вести учет фактически отработанного времени на основе типовых форм, но в зависимости от своих потребностей в них можно вносить необходимые изменения.

4 ст. 91 ТК РФ). С этой целью работодатель может использовать унифицированные формы табеля учета рабочего времени, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.

О кадровой документации

При работе в выходной день независимо от того, как впоследствии она будет оплачиваться, в первой строке соответствующей графы табеля указывается «РП», а во второй – количество фактически отработанных в этот день часов. Работа в выходные и праздничные дни оплачивается не менее чем в двойном размере в соответствии со ст.
153 ТК РФ.

Основаниями для этого являются табель учета рабочего времени и письменное распоряжение работодателя об оплате. Если работник изъявил желание за работу в выходные и праздничные дни получить другой день отдыха, то в соответствии со ст.
153 ТК РФ он может быть ему предоставлен, о чем также должно быть указано в письменном распоряжении работодателя.

В тот день, когда отдых предоставлен, в табеле ставится «В».

Каков срок хранения табеля учета рабочего времени?

В этом же приказе целесообразно зафиксировать порядок заполнения данного листка, а также порядок его выдачи сотрудникам, четко обозначив лиц, ответственных за каждый этап.

НА ЗАМЕТКУ! что форму расчетного листка и порядок выдачи его работникам нужно утвердить даже в тех организациях, где заработная плата перечисляется на банковские карты (письмо Роструда от 18.03.10 № 739-6-1). Книги учета трудовых книжек Что же такое трудовая книжка известно всем.

Но помимо самих трудовых книжек, организация должна вести еще два связанных с ними документа.

Внимание

Источник: http://law-uradres.ru/gde-hranit-tabel-ucheta-rabochego-vremeni-v-buhgalterii-ili-otdele-kadrov/

Какой установлен срок хранения для табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени – это важный документ, который необходим бухгалтеру для расчета зарплаты работникам. В нем отражено число фактически отработанных часов каждым сотрудником и количество пропущенных дней работниками с указаниями определенных причин прогула. Табель хранится на предприятии, и возникают спорные моменты, касающиеся сроков хранения:

  1. Сколько потребуется времени хранить табель учета рабочего времени.
  2. Как и где необходимо организовать место хранения.
  3. Как подлежит хранению электронный вариант табеля.

Табель учета рабочего времени – это обязательный бланк, который подлежит хранить на предприятии, и может потребоваться следующим категориям лиц:

  • в первую очередь бухгалтерам для расчета зарплаты, отпускных и иных пособий, положенных работнику;
  • налоговые органы вправе проверить наличие и правильность отражения информации, при отсутствии или заполненных ненадлежащим способом документов предприятию придется уплатить штрафы;
  • сотрудники фонда социального страхования при проверке правильного отражения налогов при расчете зарплаты;
  • работники трудовой инспекции при проверке отследят, соблюдены права всех сотрудников.

Табель учета рабочего времени положено хранить на фирме в течение 1 года, по истечению этого срока документы сдаются в архив, где они подлежат хранению сроком на 5 лет.

Если трудовая деятельность на фирме связана с опасными или вредными условиями, то документы об отработанном времени хранятся 75 лет. В определенных случаях внутренними документами можно увеличить сроки хранения.

Важность ведения – табель определяет отработку каждым сотрудником предприятия нормы часов, дней, на основании этого рассчитываются выплаты сотрудникам, составляется отчетность на предприятии. Данный документ заполняется в единственном экземпляре, подписывается руководителем предприятия и ответственным лицом.

По закону, если делопроизводство на предприятии невозможно без использования конкретных документов, то эти документы обязаны храниться в архиве определенное время.

Сроки хранения варьируются в зависимости от их необходимости при проверках, четкие периоды хранения в законе не указаны.

С действующим ранее законодательством табеля необходимо было хранить в течение года, но частично это так и осталось, ведь этот документ нужен бухгалтеру в течение отчетного года для сверки данных и проверки правильности отражения операций.

В приказе Минкультуры говорится, что срок хранения табеля должен быть не менее 5 лет, а для вредных и опасных производств – 75 лет.

Руководитель приказом назначает человека ответственного за заполнение табеля учета рабочего времени, как правило, им является сотрудник отдела кадров. Но может быть и несколько человек ответственных за выполнение этой работы, если предприятие является крупным и содержит много подразделений.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.