Зачем нужна инвентаризация

Содержание

Зачем нужна инвентаризация?

Зачем нужна инвентаризация

Одним из основных требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету, является достоверность его показателей.

Однако в процессе хранения и отпуска товарно-материальных ценностей между фактическим наличием и данными бухгалтерского отчета могут возникнуть расхождения, которые не подлежат ежедневному учету.

Эта ситуация возможна, например, в результате неисправности измерительных приборов, ошибочных записей, потери документов, недосмотр материально ответственных лиц и т. д.

В связи с этим возникает объективная необходимость в таком способе контроля, который бы обеспечивал возможность взять на учет расхождения между данными отчета и фактическим наличием хозяйственных средств. Поставленная цель может быть достигнута при помощи инвентаризации.

То есть, инвентаризация является своеобразным способов выявления, с последующим учетом, хозяйственных средств и источников их формирования, не оформленных текущей документацией, для обеспечения достоверности показателей бухгалтерского учета и отчетности предприятия в целом.

Осуществляется инвентаризация путем проверки наличия имущества (хозяйственных средств) предприятия и сравнением полученных результатов с данными бухгалтерского учета. Это дает возможность установить расхождения между данными учета и фактическим наличием средств, которые оформляют соответствующими документами и отображают в учете.

Периодическое проведение инвентаризации является не только средством уточнения показателей учета, а и средством борьбы с недосмотром материально ответственных лиц, а также упорядочения складского хозяйства, поскольку при проведении инвентаризации одновременно проверяют состояние складских помещений, правильность хранения материальных ценностей, рабочее положение измерительных приборов.

Инвентаризация финансовых расчетов помогает уточнению расчетных отношений с дебиторами и кредиторами, укреплению финансовой дисциплины.

Следует заметить, что инвентаризация бывает полной и частичной, в зависимости от полноты охвата проверкой средств хозяйствования.

Полная инвентаризация предусматривает проверку всего имущества предприятия и состояния расчетных отношений. Частичная инвентаризация охватывает отдельные виды средств: денежные средства в кассе, готовую продукцию на складах и т. д.

Полная инвентаризация проводится, как правило, перед составлением годового отчета, а также в случаях, предусмотренных действующим законодательством: при изменении материально ответственных лиц, приватизации государственных предприятий и т. д.

Понятно, что она дает наиболее полную информацию, однако не всегда уместна, поскольку достаточно трудоемкая и отвлекает большое количество работников от выполнения основных обязанностей.

Необходимо также различать плановую и внеплановую инвентаризацию. Плановая проводится по заранее составленному плану в соответствии с разработанным графиком, например перед составлением годового отчета. Внеплановая инвентаризация проводится по распоряжению руководителя (по требованию проверяющего органа, в случаях пожара, стихийного бедствия и т. д.).

Наиболее эффективной является внезапная частичная инвентаризация, поскольку она заставляет материально ответственных лиц вовремя оприходовать и списывать материальные ценности, правильно их хранить и предупреждает злоупотребления.

Порядок и сроки проведения инвентаризации на предприятиях и в организациях всех форм собственности регламентируются инструкцией по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств та расчетов, утвержденной приказом Минфина Украины от 11 августа 1994 г. № 69.

Количество инвентаризаций в год, сроки их проведения, список имущества и расчетов, подлежащие инвентаризации во время каждой из них, определяются руководителем предприятия, кроме случаев, когда подобная инвентаризация является обязательной:

·  при передаче имущества государственного предприятия в аренду, приватизации имущества государственного предприятия, перевод государственного предприятия в акционерное общество и в других случаях, предусмотренных законодательством;

·  перед составлением годового бухгалтерского отчета, но не раньше 1 октября. При этом инвентаризация строений и других недвижимых объектов основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет;

·  при изменении материально ответственных лиц. Инвентаризация проводится в день принятия-передачи дел;

·  при установленных фактах кражи, злоупотребления или порчи ценностей;

·  по решению судебно-следственных органов;

·  в случаях аварий, пожаров, стихийного бедствия, ликвидации предприятия.

Инвентаризацию на предприятии проводит специальная комиссия, во главе с руководителем предприятия или его заместителем при обязательном участии главного бухгалтера и материально ответственных лиц.

Состав комиссии, объекты инвентаризации, порядок ее проведения определяются приказом руководителя предприятия. Ответственность за своевременное и качественное ее проведение несет также руководитель предприятия.

Инвентаризация проводится, как правило, на первое число месяца, так как в этом случае легче сравнивать ее результаты с показателями бухгалтерского учета. Если инвентаризация отдельных ценностей не может быть закончена за один день, то ее можно начинать до и заканчивать после первого числа, а данные инвентаризации корригировать состоянием на первое число.

До начала инвентаризации материальные ценности на складах должны быть сгруппированы, рассортированы и разложены по наименованию, сорту и размерам в порядке, удобном для подсчета.

Работники бухгалтерии до начала инвентаризации должны закончить обработку всех документов по приходу и выдаче материальных ценностей, определить излишки на счетах на день инвентаризации.

Материально ответственные лица до начала инвентаризации дают расписку в том, что все документы сданы ими в бухгалтерию и что никаких не оприходованных или не списанных ценностей у них нет. После этого никакие документы не рассматриваются.

Инвентаризация материальных ценностей проводится по месту их хранения в присутствии материально ответственных лиц.

При инвентаризации материальных ценностей, которые хранятся в нетронутой таре поставщиков, разрешается, в порядке исключения, их количество установить по документам, о чем в инвентаризационной описи делаются соответствующие отметки.

Данные инвентаризации каждого вида материальных ценностей заносят в инвентаризационные ведомости, которые составляют в двух экземплярах. После окончания инвентаризации ведомости подписываются всеми членами комиссии. Один экземпляр описи остается у материально ответственного лица, другой передается бухгалтерии.

Ценности, не принадлежащие предприятию, но находящиеся в его распоряжении или ответственном хранении, записывают в отдельную инвентаризационную ведомость. На все выявленные инвентаризационной комиссией испорченные ценности составляют акты, в которых указывают причины и особ, которые допустили порчу имущества.

При проверке наличия денежных средств в кассе принимается во внимание только фактическое наличие денег. Никакие документы или расписки не включаются в рассмотрение.

Проверка состояния расчетных отношений с другими предприятиями и организациями осуществляется по документам. Предприятия обмениваются выписками с особых счетов дебиторов и кредиторов, которые высылаются предприятиями-кредиторами предприятиям-дебиторам.

Последние должны в десятидневный срок подтвердить задолженность или выставить свои несогласия. Таким образом, на счетах расчетов с дебиторами и кредиторами должны быть отображены только согласованные суммы.

В отдельных случаях, когда до конца отчетного периода расхождения не устранены или остались не выясненными, расчеты с дебиторами и кредиторами отображаются каждой стороной в своем балансе в суммах, которые значатся в записях текущего учета и признаются ею правильными.

В необходимых случаях дела по неурегулированным суммам задолженности передаются в судебные органы.

Сумы задолженности по расчетам с банками, налоговыми и финансовыми органами должны отображаться в балансе только в согласованных суммах.

Неурегулированные суммы задолженности, суммы задолженности, по которым истек срок позывной давности, а также выявлена при инвентаризации безнадежная дебиторская задолженность, записываются в отдельную инвентаризационную опись и указанием причин их возникновения и виновных в этом.

Оформленные инвентаризационные описи комиссией передаются в бухгалтерию, где фактические остатки материальных ценностей, зафиксированные в описях, сравнивают с данными бухгалтерского учета и выявляют излишки или недостачи ценностей, если таковые имели место.

Материальные ценности, по которым выявлены расхождения с данными бухгалтерского учета, записывают в сравнительную ведомость, а материально ответственные лица должны предоставить инвентаризационной комиссии письменные пояснения по поводу причин их возникновения.

Свои выводы и предложения по урегулированию инвентаризационных различий комиссия оформляет протоколом и подает на утверждение руководителю предприятия.

Руководитель должен принять решение об оприходовании излишков или о списании недостач ценностей и утвердить протокол в пятидневный срок.

При этом следует иметь в виду, что размер убытка, нанесенного хозяйству вследствие недостачи и порчи материальных ценностей, который подлежит возмещению материально ответственными лицами, определяется в соответствии с Порядком определения размера убытков от разворовывания, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденного Кабинетом Министров Украины от 22 января 1996 г. № 116 (с последующими изменениями и дополнениями). В соответствии с этим Порядком размер убытков определяется по балансовой стоимости ценностей с учетом индексов инфляции, соответствующего размера налога на добавленную стоимость и акцизного сбора (если товар подакцизный).

С возмещенной суммы покрываются убытки хозяйства по недостаче и порче ценностей, остальные суммы подлежат перерасчету в бюджет.

Во время инвентаризации могут возникнуть ситуации, при которых избытки одних и недостатки других материальных ценностей возникли в результате замены одного сорта другим при отпуске ценностей.

Взаимозачет излишков и недостач материальных ценностей в этом случае могут быть допущены, как исключение, если подобная ситуация возникла в ведомстве одного и того же материально ответственного лица, за один и тот же период, по материальным ценностям одного и того же наименования.

Однако если при зачете стоимость недостачи материальных ценностей превысит стоимость излишка, то разница в стоимости подлежит возмещению лицами, допустившими подобную ситуацию.

Результаты инвентаризации отображаются в бухгалтерском отчете в десятидневный срок, после чего его показатели приводятся в полное соответствие с фактическим наличием хозяйственных средств и состоянию расчетных отношений.

Источник: https://pandia.ru/387773/

Инвентаризация – зачем нужна и как провести?

Зачем нужна инвентаризация

Сейчас об инвентаризации вспоминают в первую очередь потому, что это способ проверить остатки, которые находятся на складе и в магазине, для перехода на обязательную маркировку товаров. Благодаря инвентаризации можно в порядке хранить имущественные ценности компании и контролировать их состояние.

Для чего проводят инвентаризацию

Инвентаризация проводится для того, чтобы проверить, остатки каких товарно-материальных ценностей, имущества и запасов есть у компании. Мероприятие может быть полным или частичным. В первом случае инвентаризации подлежит абсолютно все имущество, а во втором – только конкретные позиции или номенклатурные группы, торговые точки или склады.

По ст. 12 Федерального закона о бухучете в некоторых ситуациях инвентаризацию нужно проводить обязательно. Например, при реализации имущества или предоставлении его во временное пользование по договору аренды, при смене материально ответственного лица (МОЛ), перед формированием отчетности за год, при реорганизации или ликвидации хозяйствующего субъекта и др.

Главные задачи проведения инвентаризации сводятся к таким моментам:

  • определение наличия ТМЦ по факту для обеспечения условий его сохранности;
  • выявление неучтенных ТМЦ;
  • проверка содержания и соблюдения правил эксплуатации ОС, контроль правильности хранения ТМЦ, анализ использования нематериальных активов;
  • определение фактического использования ТМЦ и имущества при производстве продукции;
  • выявление излишка или недостачи ТМЦ;
  • проверка корректности и полноты отражения информации о ТМЦ и имуществе в бухгалтерском учете.

Оставьте заявку, и получите расчет стоимости индивидуального проекта по организации процесса инвентаризации

С чего начинается инвентаризация

Для начала руководитель компании издает приказ о проведении мероприятия и определении комиссии. В ее состав включаются представитель или заместитель директора, бухгалтеры и МОЛ.

Когда состав комиссии определен, ей передается последняя приходная и расходная документация, а также отчеты о движении ТМЦ. Бухгалтер письменно передает материально ответственному лицу информацию о том, что вся документация проведена в программе.

Эта информация визируется председателем комиссии, и в ней указывается дата проведения инвентаризации.

После этого формируется инвентаризационная опись обязательно в 2-х экземплярах – по окончании мероприятия один передается в бухгалтерию, а другой – материально ответственному лицу.

По каким правилам осуществляется инвентаризация

Инвентаризация проводится по определенным правилам:

  • необходимо установить, в какие сроки будет осуществляться мероприятие. Если не один день, то проверенные помещения с ТМЦ по окончании дня нужно опечатывать, а целостность печати контролировать на следующий день;
  • при проведении мероприятия должен быть полный запрет на перемещение ТМЦ, по которым осуществляется инвентаризация. При этом товары могут продаваться, но только с письменного разрешения директора и главбуха. И в этой ситуации реализация производится в присутствии комиссии. Аналогичным образом поступают и при приеме новых ТМЦ в магазин или на склад;
  • пересчет каждой инвентаризируемой позиции осуществляется только в присутствии МОЛ. Во время пересчета комиссия определяет наличие остатков ТМЦ по факту;
  • разрешается производить инвентаризацию как ручным способом, так и с помощью различных технических устройств;
  • после подсчета информация вносится в инвентаризационную опись – сведения указываются отдельно по всем номенклатурным позициям. При этом указывается количество, вид, артикул и иные характеристики ТМЦ;
  • Инвентаризация проводится последовательно по помещению, где хранится инвентаризационный товар. После полной проверки продукции в проверяемом помещении и внесении в опись помещение закрывают и при необходимости пломбируют, а инвентаризационная комиссия проходит к проверке в другое помещение.
  • когда комиссия прерывает свою работу, инвентаризационная опись хранится в сейфе или в закрытом помещении;
  • после внесения информации в опись все участники комиссии ставят свою подпись на документе. Если нет подписи хотя бы одного участника, документ является недействительным;
  • МОЛ также подписывает инвентаризационную ведомость, тем самым подтверждая, что инвентаризация проводилась в его присутствии, и сотрудник не имеет претензий к комиссии;
  • составленную и подписанную инвентаризационную опись отдают в бухгалтерию для сверки с учетными данными из программы. При обнаружении расхождений составляется сличительная ведомость – в ней указываются излишки или недостача конкретных ТМЦ. Документ подписывается главбухом и МОЛ;
  • далее руководитель подписывает ведомость и издает приказ об утверждении итогов инвентаризации.

Все необходимое оборудование для инвентаризации вы можете приобрести у нас по выгодной цене. Оставьте заявку, и наш специалист свяжется с вами!

Обнаружены излишки или недостача – что делать?

Если при инвентаризации установлен излишек ТМЦ, его нужно оприходовать, причем по рыночной цене. Эта сумма идет в счет увеличения дохода компании.

Если при инвентаризации установлена недостача ТМЦ, она может быть в пределах норм естественной убыли или сверх нее. В первом случае недостача идет на издержки производства, а во втором – на виновное лицо, которое должно возместить убыток. Если виновные лица не найдены, то сумма убытка идет в счет расходов компании.

При этом обязательно заполняется документ для списания недостачи сверх естественной убыли. К нему прикладываются дополнительные документы, например, решение правоохранительных органов или суда, которые подтверждают отсутствие виновных лиц. Кроме того, может быть вынесено решение и об отказе во взыскании ущерба с МОЛ.

Результаты инвентаризации фиксируются в учетной программе в месяце проведения мероприятия. При проведении годовой проверки ее итоги отражаются в годовом отчете.

Как отразить итоги инвентаризации в 1С:Бухгалтерия

Итоги проведенной инвентаризации нужно зафиксировать в 1С:Бухгалтерия. Для этого надо через раздел “Склад” создать документ “Инвентаризация товаров” и внести в него данные, полученные по факту при проведении мероприятия.

На основании создаваемого документа “Инвентаризационный товар” не формируется корреспонденция в 1С, однако с его помощью можно заполнить другие документы, а именно:

  • “Оприходование товаров” при обнаружении излишков ТМЦ;
  • “Списание товаров” при обнаружении недостачи ТМЦ.

Оборудование и ПО для инвентаризации

Источник: https://www.kkm.ru/blog/inventarizacia-/

Инвентаризация – порядок проведения и оформления

Зачем нужна инвентаризация

Инвентаризация, что это такое простыми словами – это пересчет всего содержащегося на балансе предприятия. Считают все имущество, от зданий и сырья до канцелярии. Такая проверка выявляет недостатки, кражи и излишки. Провести ее несложно, если правильно подготовиться.

Что такое инвентаризация?

Проверка наличия материальных ценностей, наличных и безналичных средств, называемая инвентаризацией, проводится в определенном порядке.

Для этого обязательно назначается комиссия из нескольких работников предприятия. Проверке подлежат:

  • складские помещения;
  • производственные участки;
  • торговые площадки;
  • касса предприятия.

В ходе инвентаризации выясняется фактическое наличие материалов и комплектующих, готовой продукции, ГСМ и других товарных и материальных ценностей, а также денег в кассе и на счетах предприятия. В ходе проверки составляется официальный документ – инвентаризационная опись, в которой должны быть указаны все обнаруженные ценности, их количество и качество.

Для чего нужна инвентаризация?

Периодическое проведение инвентаризации – это превосходный способ контроля деятельности предприятия, добросовестности работы сотрудников, а также возможность получать полное представление о реальном финансовом положении, наличии товаров, материалов и ресурсов для дальнейшей работы. Кроме того, проверке могут подлежать условия их хранения, их качество, соответствие основным требованиям и т.д.

Как правило, инвентаризация проводится по графику, который устанавливает руководство, в соответствии с условиями деятельности предприятия. Кроме того, она необходима, если:

  • имущество передается другому владельцу при продаже, сдаче в аренду;
  • перед составлением годового отчета;
  • в должность вступают другие материально ответственные сотрудники;
  • были выявлены факты или появились подозрения на злоупотребления, хищения или другую противоправную деятельность;
  • произошло стихийное бедствие, авария или другая экстремальная ситуация;
  • предприятие ликвидируется или реорганизуется.

Определение

Регулярно каждая компания должна проводить подобный подсчет. Это главный метод контроля и учета всего, что есть на складе. От того, насколько качественно и внимательно сотрудники работают с имущественными ценностями, будут зависеть фактические остатки.

Что предстоит пересчитать:

  • основные средства;
  • запасы производства;
  • вклады финансов;
  • нематериальные активы;
  • производимая и созданная продукция;
  • деньги;
  • товары;
  • иные материальные и нематериальные элементы на балансе.

Чтобы пересчитать финансовые обязательства, нужно посчитать кредитные и другие договоры. Все, что относится к товарному или денежному кредиту, займу, вложению – тоже учитывается и вносится в ведомость.

Инвентаризация – это определение действительных остатков и выявление расхождения факта с документально учтенным.

Цель – выявить фактические размеры, высчитать отклонения и расхождения реального с планом. Объем – сумма того, что есть в магазине или компании. Это все, что необходимо считать.

Все изменения должны быть учтены в управленческом и бухгалтерском учете. У каждой вещи есть материально ответственное лицо. Если кладовщик принимает на хранение товар, он отвечает за него. Изменения отражаются в программе, бухгалтерия видит их все:

Каждый месяц или другой равный период нужно проводить переучет, чтобы знать о достоверных объемах товара, сырья и прочих ценностей.

В упрощенном виде подсчет выглядит так:

Остаток на начало периода + пришедшее количество – израсходованные материалы = результат на конец срока.

Чтобы узнать первое число, распечатывают имеющиеся данные из программы. Если программный учет не ведется, то поднимают информацию из прошлой процедуры пересчета.

Что такое техническая инвентаризация?

Обследование зданий и сооружений, хранение и предоставление о них сведений всем заинтересованным лицам называется технической инвентаризацией. Эту работу выполняют сотрудники специальной организации, которые обладают для этого нужной квалификацией.

Информация такого рода необходима для планирования застройки, соблюдения безопасности граждан, содержания жилых и общественных зданий, инфраструктурных и других сооружений в порядке и исправном состоянии. Результаты технической инвентаризации заносятся в технический паспорт, который изготавливается для каждого объекта.

Чем инвентаризация отличается от ревизии?

Основное отличие инвентаризации от ревизии заключается в их целях и методике проведения. Ревизия проводится, как правило, сотрудниками контролирующей организации, а не работниками проверяемого предприятия.

Поводом для ревизии становятся подозрения в противоправной деятельности руководства или отдельных сотрудников.

В ее ходе проверяется финансово-хозяйственная деятельность, чтобы обнаружить отклонения от действующего законодательства.

Инвентаризация – это внутренняя проверка, проводимая сотрудниками предприятия для сверки фактического количества матценностей с тем, которое выписано в остатках по бухучету.

По итогам инвентаризации виновному в нарушениях может грозить максимум увольнение или вычет из зарплаты. По итогам ревизии нередко возбуждается уголовное дело, если зафиксированы серьезные нарушения финансовой или хозяйственной деятельности сотрудников.

Инвентаризация и ее объективная важность

Периодический учет материальных средств методом сличения фактических объективных сведений, полученных после проведения персональной проверки, с информацией, отраженной в бухучете, именуется инвентаризацией.

Несоответствие реального и задокументированного состояния или численности инвентаризируемых активов возможно по целому ряду причин:

  • естественные воздействия на определенные материальные ценности, могущие повлиять на изменение их количества, веса, объема, остаточной ценности (усушка, потери при транспортировке, порча вследствие хранения, испарение и т.п.);
  • выявление злоупотреблений учета материальных ресурсов (неправильные замеры, допущение обвесов, совершение хищений и т.п.);
  • проблемы, возникшие при внесении записей в бухгалтерскую документацию (описки, ошибки, помарки, исправления, неточности и другие двусмысленности).

Поэтому регулярное проведение инвентаризации имеет исключительную важность для любого предприятия.

Поводы для назначения инвентаризации

В соответствии с законодательными документами инвентаризация непременно назначается к проведению организациями независимо от их формы собственности в следующих обстоятельствах:

  • при реализации, покупке либо сдаче в аренду материального имущества;
  • если организация реорганизуется или официально ликвидируется;
  • когда на том или ином участке сменяется лицо, несущее материальную ответственность;
  • в случаях, когда муниципальная организация или госпредприятие преобразовываются в другую форму собственности;
  • при констатации совершения фактов воровства (хищения), нарушения условий хранения, перемещения и отпуска товаров, выявления злоупотреблений и пр.;
  • после окончания действия внезапно наступивших экстремальных условий – аварийных происшествий, стихийных бедствий, катастроф, иных чрезвычайных ситуаций;
  • при любых обстоятельствах, минимум 1 раз в год перед оформлением годового отчета по бухгалтерии (если инвентаризацию проводили после 01 октября текущего года, этого достаточно).

К СВЕДЕНИЮ! Если материальную ответственность несет не отдельное лицо, а группа, например, бригада, то поводом для инвентаризации может стать как смена руководителя этой группы (бригадира) или более половины ее состава, так и просьба любого члена группы.

Кроме требований закона, изложенных в Методических рекомендациях, все остальные нюансы инвентаризации остаются в ведении руководства организации. Естественно, их необходимо зафиксировать в локальной документации предприятия. Дирекции нужно прояснить следующие вопросы:

  • какое количество инвентаризаций нужно проводить в течение рабочего года;
  • в какое именно время это следует осуществлять;
  • перечисление видов активов, подлежащих проверке;
  • назначение главы и членов инвентаризационной комиссии;
  • возможности выборочной (внезапной) инвентаризации.

Орган, осуществляющий проверку и учет

Поскольку инвентаризация по закону признана обязательной и регулярной акцией, целесообразно существование на предприятии постоянной инвентаризационной комиссии, несущей следующие обязанности:

  • профилактические меры, направленные на сохранение материальных активов;
  • участие в разрешении проблем, касающихся управления вопросами хранения и возможной порчи имущественных фондов;
  • контроль документального сопровождения динамики материальных ценностей;
  • обеспечение процесса инвентаризации во всех ее аспектах (инструктаж членов комиссии, осуществление самой проверки, подготовка соответствующей документации);
  • оформление следствий инвентаризации.

Состав комиссии утверждается руководством организации, регистрируется в приказном порядке и фиксируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23). В него можно включить:

  • административных работников;
  • сотрудников-бухгалтеров;
  • внутренних аудиторов или независимых экспертов;
  • представителей любой специальности, работающих на предприятии.

Если объемы имущественных активов небольшие, то функцию инвентаризационной комиссии допускается возложить на ревизионную комиссию, в случаях, когда она действует на предприятии.

ВАЖНО! Если при фактической проверке зафиксировано неприсутствие даже одного члена комиссии, то инвентаризация не признается действительной.

Инвентаризация на предприятии шаг за шагом

Рассмотрим пошаговый порядок проведения инвентаризации. Процедура ни в чем не должна противоречить вышеупомянутым Методическим указаниям.

  1. Подготовка. Перед началом инвентаризации нужно предпринять ряд обязательных мероприятий:
    • оформление руководителем приказа о проведении инвентаризации на предприятии;
    • контроль готовности инвентаризационной комиссии (или ее первичное назначение, если инвентаризацию проводят в первый раз);
    • установление дат проверки;
    • утверждение перечня инвентаризируемых фондов;
    • вручение инвентаризационной комиссии самых свежих данных, касающихся учета имущественных активов, в форме расписок от лиц с материальной ответственностью.
  2. Фактическое проведение проверки. Члены инвентаризационной комиссии в полном составе проверяют (замеряют, выявляют, анализируют) фактическое наличие, количественное выражение, положение имущественных ценностей и/или коммерческих договоренностей. Для этого комиссии создаются все необходимые условия (работу предприятия допустимо приостановить на срок до 3 дней, руководитель обязан выдать все необходимые приборы, инструментарий и тару для обмера, взвешивания и других методов проверки, при необходимости предоставить рабочую силу для практической помощи, например, в перемещении имущества). При процессе обязан присутствовать материально ответственный за данный участок сотрудник. Если проверка растягивается на несколько дней, то, покидая место инвентаризации, комиссия обязана опечатать его.
  3. Опись. Занесение полученных результатов в инвентаризационные акты (они составляются в нескольких экземплярах, минимум в 2). Отдельно фиксируются результаты по собственному, арендованному или сохраняемому имуществу.
  4. Документальный анализ. Сравнение задокументированной информации с имеющейся в бумагах бухгалтерии. Фиксация соответствия или установление разночтений. При констатации несоответствий заполняется сличительная ведомость с формулировкой причины нестыковки.
  5. Оформление результатов. По итогам контрольной проверки бухгалтерские данные нужно привести в полную идентичность с реальными. Для этого предусмотрены различные механизмы:
    • зачет средств (взаимозачет);
    • списание убыли;
    • оприходование излишков;
    • отнесение на виновных лиц.

Вам также может понравиться

Источник: https://1c-md.com/raznoe/inventarizaciya.html

Вся правда об инвентаризации

Зачем нужна инвентаризация
Инвентаризация – сложное дело. Ведь нужно не только соблюдать предписания официальных документов, но и учитывать “человеческий фактор”. Я.В. Соколов, д.э.н.

, профессор, член Методологического совета по бухгалтерскому учету при Минфине России, заслуженный деятель науки РФ, раскрывает особенности современной инвентаризации.

Решение о проведении инвентаризации принимает собственник или от его имени администратор.

Они могут поставить вопрос о подтверждении данных бухгалтерского учета или же выявлении имеющихся ценностей.

В первом случае речь идет о том, что должно быть, во втором, что есть. Когда-то ученые люди говорили о диалектике должного и сущего.

Документы

Инвентаризация предполагает использование разных документов, как уже заполненных, так и специально составляемых. Если инвентаризаторы ищут должное, они весь упор делают на сличительные ведомости. Неслучайно мы можем найти даже в некоторых нормативных документах их отождествление с инвентаризационными описями.

https://www.youtube.com/watch?v=DjTTac7SOJ0

Если же инвентаризаторы ищут сущее, они заполняют инвентаризационную опись, а о сличительной ведомости почти не думают. Во-первых, если на предприятии ведется только стоимостной (суммовой) учет, то все, что надо – это переписать и расценить наличность. В таких случаях может быть только опись, ибо натурального (количественного) учета нет и сравнивать сущее с должным нельзя.

Иное дело, если в бухгалтерии или на складе ведется натуральный (количественный) или натурально-стоимостной (количественно-суммовой) учет. Тогда вопрос о выверке ассортимента проверяемых ценностей выдвигается на первый план.

Зачем делать инвентаризацию?

Работа хлопотливая, нервная. Последствия могут оказаться печальными. А люди должны ее делать. Причин много, но есть одна, иногда важная, – поймать обманщиков. В других случаях инвентаризация легко может превратиться в формальность.

Однако раз уж работа делается, надо, чтобы она получилась хорошо. А это в данном случае означает, что между людьми, заинтересованными в инвентаризации, должна быть разделена ответственность. Эти люди составляют три группы:

  1. те, кого проверяют – материально ответственные лица;
  2. те, кто проверяет – инвентаризаторы;
  3. те, для кого проверяют – это или сами собственники, или администраторы, действующие, как предполагается, но не совсем очевидно, в интересах собственников.

Разберем действия этих трех команд.

Кто принимает решение?

Решение всегда должен принимать собственник. Но если это большая компания, то рядовой собственник плохо понимает, что такое инвентаризация, и зачем ее нужно делать. Реальный собственник, конечно, понимает и требует, чтобы во время аудита была проведена инвентаризация. (Что наши аудиторы часто не делают.)

Администрация большей частью организует инвентаризацию, но весь ее пафос слишком часто направлен на экономию трудовых затрат.

Действующие нормативные документы в определенной мере подыгрывают этому нездоровому желанию.

Чтобы всем было хорошо, а именно: чтобы документы были оформлены правильно, максимально убедительно и главное оперативно, чтобы по каждой позиции в ходе работы результаты были выявлены тут же.

Но это скорее имитация дела, чем дело.

Поскольку у инвентаризационной комиссии уже сразу есть бланк сличительной ведомости с графами учетных и фактических данных, то у нее и у администраторов, ее назначивших, предполагаются две возможности:

  1. официальная – считается, что комиссия заполняет с натуры остатки, а потом бухгалтерия вносит учетные данные и выводит расхождения (недостачи/излишки);
  2. реально спровоцированная – поступают более “рационально”: перед инвентаризацией бухгалтерия заполняет графы учетных остатков, и во время ее проведения к ним просто подставляют то, что кладовщики предъявляют в требуемых количествах. Конечно, в отдельных случаях фиксируют недостачи, но очень редко излишки.

И тут выясняется самое страшное.

Оказывается, можно вообще не делать инвентаризацию, а достаточно в соседней графе продублировать числа учетных данных. И так делают. Все чаще и чаще.

Но те, кто действительно заинтересован в настоящей работе, так поступать не станут. Они заставят инвентаризаторов просто переписать все фактически предъявленное имущество и представят его в инвентаризационной описи.

Бухгалтеры, в свою очередь, в сличительной ведомости проставят учетные данные, к которым потом впишут натурные показатели и выведут остатки.

Только в этом случае собственники могут быть более-менее убеждены, что работа была выполнена приемлемым образом.

Полезный совет

Мудрые инвентаризаторы с опытом работы часто поступают так. Приступая к своему прямому делу, они берут множество мешков и от каждого вида ценностей забирают сколько-то единиц (сколько, не знает никто), складывают их в мешки, которые пломбируют.

В результате никто, ни проверяемые, ни проверяющие, реальных остатков не знают.

После этого самые заинтересованные – работники склада, пересчитывают и переписывают в инвентаризационных описях фактические остатки, но без временно изъятых вещей. В это время бухгалтерия может приступить к заполнению сличительных ведомостей, записывая учетные данные, но эти сведения, пока часть ценностей опломбирована, не могут повлиять на ожидаемый результат.

И только когда натурные остатки будут сняты и дополнены данными из мешков, после снятия пломб, можно будет установить бесспорные точные фактические остатки и сопоставить их со сведениями сличительной ведомости.

Как сделать инвентаризационную работу более легкой и эффективной

Вместо таких авральных работ, которых требует проведение сплошной инвентаризации, возможно более простое решение. Каждый день один из сотрудников бухгалтерии, взяв сведения об учетных остатках, скажем, по трем наименованиям, проведет их сверку с фактическим наличием.

Это дисциплинирует разноску учетных данных и позволяет держать кладовщиков под постоянным контролем.

Инвентаризация и текущий учет

Если для бухгалтерии, так случается, инвентаризация становится несколько формальным мероприятием, то для хозяина, для того, кто следит за своим делом, инвентаризация часто становится будничным делом. Об этом мало кто знает, но те, кому надо знать – это знают.

Возьмем маленький магазин или ресторан. Современная практика показывает, что хозяин на первое число каждого месяца заставляет управляющего или, скажем, повара предоставить инвентаризационную опись натурных остатков в количественном выражении.

Бухгалтерия расценивает остатки по последним покупным ценам и выводит стоимостной остаток. (Это означает, что оценка остатка делается по методике ФИФО.)

Хозяин, понимая дело, устанавливает тождество не рубль в рубль, а интуитивно оценивает убедительность своих ожиданий с той стоимостной величиной остатка, которую ему представили. И если возникают недостачи, то он, хозяин, принимает их или нет на свой счет по своему усмотрению.

При этом хозяин исходит из того, что злоупотребление подотчетного лица имело место, но в пределах допустимого. Если же речь идет о потерях сверх ожиданий или, как говорил когда-то проф. Н.С. Помазков, о сверхъестественной убыли, то подотчетное лицо увольняется.

Это живая инвентаризация. О таких не пишут в инструкциях, но можно прочесть в нашем журнале.

Годовая инвентаризация

С тех пор, как появилась обязательная отчетность, возникло требование: реальность годового баланса должна быть подтверждена годовой инвентаризацией. Сейчас она предписана приказом Минфина от 13.06.

1995 № 49, который требует, чтобы годовая инвентаризация была проведена не ранее 1 октября, то есть в течение последнего квартала до завершения отчетного года.

Но приказ не оговаривает, идет ли речь о том, что инвентаризацию нужно проводить по всей фирме на один фиксируемый момент, или же ее можно растянуть по подразделениям фирмы, или даже по ассортименту. Конечно, для крупных фирм, чтобы не срывать цикл их постоянной работы, значительно лучше второе решение.

Тут могут возразить, что за счет “переброски” ценностей возникнут условия для сокрытия недостач. Однако при умелой организации контроля такие неблагоприятные факты вполне могут быть выявлены. И, наконец, законодатель фиксирует период инвентаризации, но не ее срок.

Итоги

Как и в любом деле, при инвентаризации решающее значение имеет заинтересованность в результате. Все группы лиц, имеющих отношение к ней, не очень любят, как говорили в старину, поднимать камни, под которыми спят змеи. Иными словами беда современной инвентаризации в том, что мало кто хочет знать правду и шуметь. Подлинные результаты администраторы слишком часто скрывают.

Источник: https://buh.ru/articles/documents/14169/

Что такое инвентаризация и зачем её проводят?

Зачем нужна инвентаризация

В русском языке присутствует немало слов, заимствованных из иностранных языков, которые используются в деловой или экономической сфере деятельности.

Одно из них – инвентаризация, понятие, с которым практически каждому человеку периодически приходится сталкиваться во время работы с материальными или финансовыми активами.

Что же такое инвентаризация и для чего ее проводят на предприятиях и в учреждениях?

Что означает слово «инвентаризация»?
Что такое инвентаризация?
Для чего нужна инвентаризация?
Что такое техническая инвентаризация?
Чем инвентаризация отличается от ревизии?

Что означает слово «инвентаризация»?

Под инвентаризацией обычно понимают проверку материальных и финансовых ценностей, которые имеются на балансе предприятия, учреждения или одного из их подразделений. Это эффективная форма контроля сохранности средств и запасов предприятия, которая проводится с определенной периодичностью.

Во время инвентаризации количество имущественных ценностей и финансовых средств сверяется с тем, что указано в отчетных документах. Инвентаризация проводится в соответствии с нормативными актами и методическими указаниями Минфина, а также внутренним распорядком предприятия.

Что такое инвентаризация?

Проверка наличия материальных ценностей, наличных и безналичных средств, называемая инвентаризацией, проводится в определенном порядке.

Для этого обязательно назначается комиссия из нескольких работников предприятия. Проверке подлежат:

— складские помещения;

— производственные участки;

— торговые площадки;

— касса предприятия.

В ходе инвентаризации выясняется фактическое наличие материалов и комплектующих, готовой продукции, ГСМ и других товарных и материальных ценностей, а также денег в кассе и на счетах предприятия. В ходе проверки составляется официальный документ – инвентаризационная опись, в которой должны быть указаны все обнаруженные ценности, их количество и качество.

Для чего нужна инвентаризация?

Периодическое проведение инвентаризации – это превосходный способ контроля деятельности предприятия, добросовестности работы сотрудников, а также возможность получать полное представление о реальном финансовом положении, наличии товаров, материалов и ресурсов для дальнейшей работы.

Кроме того, проверке могут подлежать условия их хранения, их качество, соответствие основным требованиям и т.д.

Как правило, инвентаризация проводится по графику, который устанавливает руководство, в соответствии с условиями деятельности предприятия.

Кроме того, она необходима, если:

— имущество передается другому владельцу при продаже, сдаче в аренду;

— перед составлением годового отчета;

— в должность вступают другие материально ответственные сотрудники;

— были выявлены факты или появились подозрения на злоупотребления, хищения или другую противоправную деятельность;

— произошло стихийное бедствие, авария или другая экстремальная ситуация;

— предприятие ликвидируется или реорганизуется.

Что такое техническая инвентаризация?

Обследование зданий и сооружений, хранение и предоставление о них сведений всем заинтересованным лицам называется технической инвентаризацией. Эту работу выполняют сотрудники специальной организации, которые обладают для этого нужной квалификацией.

Информация такого рода необходима для планирования застройки, соблюдения безопасности граждан, содержания жилых и общественных зданий, инфраструктурных и других сооружений в порядке и исправном состоянии. Результаты технической инвентаризации заносятся в технический паспорт, который изготавливается для каждого объекта.

Чем инвентаризация отличается от ревизии?

Основное отличие инвентаризации от ревизии заключается в их целях и методике проведения. Ревизия проводится, как правило, сотрудниками контролирующей организации, а не работниками проверяемого предприятия.

Поводом для ревизии становятся подозрения в противоправной деятельности руководства или отдельных сотрудников.

В ее ходе проверяется финансово-хозяйственная деятельность, чтобы обнаружить отклонения от действующего законодательства.

Инвентаризация – это внутренняя проверка, проводимая сотрудниками предприятия для сверки фактического количества матценностей с тем, которое выписано в остатках по бухучету.

По итогам инвентаризации виновному в нарушениях может грозить максимум увольнение или вычет из зарплаты. По итогам ревизии нередко возбуждается уголовное дело, если зафиксированы серьезные нарушения финансовой или хозяйственной деятельности сотрудников.

Источник: http://www.mnogo-otvetov.ru/finansy/chto-takoe-inventarizaciya-i-zachem-eyo-provodyat/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.